総務・労務・経理書類の記入例・書き方特集

業務上日々使う書類や年に数回しか使わない書類、色々あります。

特に久しぶりに出てくる書類は、書き方を毎回ゼロから調べ直すことになって、地味に時間がかかってしまいます（私も最初の頃は、毎回ファイルを引っ張り出してきて確認していました…）。

そんな手間を少しでも減らせたらと思って、書類ごとの書き方・記入例・提出時の注意点を1ページにまとめた索引を作りました。

新しい書類記事も随時追加していますので、定期的に覗いてもらえると嬉しいです。

ハローワーク提出書類（雇用保険関係）

ハローワークに出す書類は、入社・退社の手続きが中心です。資格取得届・離職票・雇用保険被保険者証の再発行など、人の出入りがあるたびに必ず登場するメンバーですね。

そのほか、育児休業給付金・高年齢雇用継続給付など、年に数回しか書かない書類も含まれます（こういうのに限って、いざ書こうとすると毎回フォーマットを忘れています…）。

協会けんぽ・年金事務所提出書類（健康保険・厚生年金関係）

協会けんぽ・年金事務所への書類は、入退社はもちろん、従業員の入院・ケガ・出産・扶養家族の変更など、生活の節目で出てくるものが多いです。

普段あまり触らない書類でも、いざ「出してください」と言われた時のためにどんな手続きがあるかだけでも見ておくと、慌てずに対応できますよ。

入退社・報酬に関する届出

給付金・休業に関する申請

こちらは従業員本人（または家族）がもらうお金の手続きです。会社が書く欄と本人・医師が書く欄が分かれているので、そこだけ押さえておけば迷わないと思います。

年金事務所の調査対応

市役所提出書類

市役所には、住民税・年末調整がらみの書類を提出します。住民税の徴収方法変更や、給与支払報告書のシーズンに登場する書類が中心ですね。

住民税関係

年末調整関係

「年末調整なら税務署では？」と思うかもしれませんが、給与支払報告書は市役所（従業員の住所地の市区町村）にも出します。市役所側は翌年度の住民税計算のために必要なので、税務署提出分とは別物です。

総括表と個人別明細書はセットで出すことになるので、両方の書き方をまとめてあります。

消防庁・消防署関係

消防署関係は、防火管理者の選任届などが中心です。普段は触る機会が少ないですが、事業所を新規開設したときや、防火管理者が変更になったときに必要になります。

労働基準監督署 提出書類(労働保険関係)

労基署に出す書類は、労災関連が中心です。できれば一生使わずに済めばいいのですが、ケガや病気はいつ起こるか分からないので、書類の存在だけでも知っておくと安心ですね。

そのほか、36協定の届出や労働保険の年度更新など、毎年決まった時期に出すものも含みます。

労災関係

労災は業務災害（様式第5号・第8号）と通勤災害（16号の3・16号の6）で使う様式が違います。間違えやすいところなので、どちらの災害かを確認してから該当の記事を開いてください。

その他監督署関係

税務署関係(源泉所得税関係)

税務署関係は、年末調整・源泉所得税の書類がメインです。年末調整シーズンに集中するので、毎年12月〜1月は書類をまとめて確認することになります。

年末調整関係

申告書は毎年少しずつ様式が変わるので、その年分のものを使っているかだけ確認してください。過年度分（令和6年分・令和7年分）の書き方は下にまとめてあります。前年分の処理をやり直すときに使ってもらえればと思います。

所得税関係

退職金関係

退職金まわりは令和8年1月から全従業員分の源泉徴収票を税務署へ出すことになったので、以前より出番が増えます。退職者が出たときにセットで確認してください。

会社設立・異動の届出

会社を作ったとき・本店を移したときに税務署へ出す書類です。提出期限が「設立から2か月以内」など短めのものが多いので、早めに手を付けておくのが無難だと思います。

法人税・消費税の申告

社内書類（自社様式・無料テンプレート付き）

ここからは役所に出す書類ではなく、社内で回す様式です。公式の決まった書式が無いぶん、「うちの会社の様式はこれでいいんだろうか」と迷いやすいところですね。

各記事にExcel・Wordの無料テンプレートを付けているので、自社用に項目を足し引きして使ってもらって大丈夫です。

経費・支払関係

出張・通勤関係

入社時の誓約書関係

入社時にまとめて出してもらう書類です。身元保証書は賠償の上限額を書かないと無効になるので、その点だけ気を付けてください。

その他の社内書類

経理書類の書き方

経理側で日常的に発行・受領する書類の書き方をまとめています。請求書・領収書まわりは取引先とのやりとりに直結するので、書式の正確性が地味に効いてくる部分です。

見積書・請求書・領収書

請求書はインボイス制度に対応した書き方が必要になりました。登録番号・税率ごとの区分記載など、抜けていると取引先から差し戻されるので確認しておいてください。

手形・小切手

その他特殊な状況での手続きについて

上のカテゴリに収まらない、ちょっと特殊な状況（従業員の死亡退職など）の手続きをまとめています。頻度は低いですが、いざという時に手元にあると安心です。

書類作成でよくある質問(FAQ)

提出期限を過ぎてしまった場合はどうなりますか？

書類によりますが、雇用保険・社会保険関係は数日〜1週間程度の遅れなら、特に注意されずに受理してもらえるケースが多いですね。ただし、労災の請求書類や年末調整関連は遅れると従業員側に不利益が出ることがあるので、気付いた時点ですぐ提出するのが無難です。

電子申請と紙申請、どっちがいいの？

件数が多いなら電子申請(e-Gov・マイナポータル等)の方が断然ラクですが、年に数件しか出さない書類なら紙でも全く問題ないと思います。電子申請は初期設定(電子証明書の取得など)にひと手間かかるので、自社の処理件数と相談ですね。

書類のひな形(用紙)はどこで取得できますか？

ハローワーク・年金事務所・労基署・税務署のそれぞれの公式サイトに、最新の様式PDFが掲載されています。窓口でも紙の用紙をもらえます。古い様式はそのうち受理されなくなるので、ダウンロードする時は毎回最新版を取り直すのがおすすめです。

社内書類（経費精算書や誓約書）に決まった様式はあるの？

法律で様式が決まっているものは基本的にありません。なので自社で作って大丈夫です。とはいえゼロから作るのは大変なので、このページの「社内書類（自社様式・無料テンプレート付き）」にあるExcel・Wordのテンプレートを土台にして、自社に合わせて項目を足し引きしてもらうのが早いと思います。

書き間違えた場合の訂正はどうすればいい？

多くの書類は二重線＋訂正印で修正OKです。ただし、マイナンバー記載欄や金額欄は訂正不可とされる書類もあるので、その場合は新しい用紙に書き直します(新しい用紙に書く方が間違いないですが(笑))。

提出した書類の控えはもらえますか？必要ですか？

窓口提出の場合は、もう1部コピーを持参して受付印を押してもらうのが定番です。電子申請は申請データ自体が控えになります。後日問い合わせ対応や、従業員から「ちゃんと出した？」と聞かれた時のために、控えは取っておく方が安心ですね。

気になる書類があったら、ぜひカテゴリの中から覗いてみてください。書き方の解説と一緒に、記入例の画像もできるだけ載せるようにしています。

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