支払依頼書の書き方と記入例

取引先から届いた請求書をもとに、経理に「この支払いをお願いします」と依頼するときに使うのが「支払依頼書」です。各部署が立て替えではなく、会社から直接取引先へ支払ってもらうための社内書類ですね。

請求書だけ経理に回すのではなく、支払依頼書をつけることで「社内でこの支払いを承認した」という記録が残ります。内部統制の面でも、地味ですが大事な書類なんです。

今回は、支払依頼書の書き方と記入例、それから請求書との違いや運用のポイントをまとめました。これから様式を整える経理担当の方の参考にしてください。

支払依頼書とは

支払依頼書は、社内の担当者や部署が、経理に対して取引先などへの支払いを依頼するための書類です。請求書を添付して、支払先・金額・支払期日などを伝えます。

経費精算が「すでに払ったお金を払い戻す」のに対して、支払依頼は「これから会社が払う」点が違います。上長の承認を経て経理が支払うので、私的な支出や二重払いを防ぐ役割もあります。

請求書との違い

	請求書	支払依頼書
誰が作る	取引先（社外）	自社の担当者（社内）
役割	代金を請求する	社内で支払いを依頼・承認する
向き	取引先 → 自社	担当者 → 経理

請求書は社外から届くもの、支払依頼書は社内で回すものです。支払依頼書には請求書を添付するのが基本で、2つはセットで扱います。

支払依頼書に書く項目（記載項目一覧）

支払依頼書には、おおむね次のような項目を入れます。

• 依頼日・依頼部署・担当者名
• 支払先（正式名称）
• 支払金額（税込・税抜の区別）
• 支払期日
• 支払方法（振込・口座情報など）
• 勘定科目・摘要（何の支払いか）
• 請求書番号・承認欄

ポイントは、支払期日と振込先を正確に書いてもらうことです。支払期日を過ぎると取引先に迷惑がかかりますし、口座番号の書き間違いは振込ミスに直結します。請求書と照らし合わせて確認するのが大事ですね。

支払依頼書の記入例（文例）

記入例を載せておきます。会社名・金額などは架空のものなので、自社の様式に合わせてください。

上の例のように、支払先・金額・期日・振込先・摘要・承認欄をそろえてもらえれば問題ないと思います。請求書番号を摘要に書いておくと、後でどの請求に対する支払いか追えて便利ですね。

振込手数料はどちらが負担？

振込手数料を自社負担にするか先方負担にするかは、取引先との取り決めによります。先方負担なら手数料を差し引いた金額で振り込むので、支払依頼書にもその旨を書いておくと経理が迷いません。

支払依頼書のテンプレート（無料ダウンロード）

そのまま使える支払依頼書のテンプレートを用意しました。社内の様式がまだ決まっていない方は、こちらをベースに使ってください。Excel版は金額の合計が自動計算されます。Word版は印刷してそのまま手書きで記入できます。

• 記入例の会社名・氏名・金額はすべて架空のサンプルです。自社の内容に書き換えてお使いください。
• Excel版は合計が自動計算されます。Word版は印刷してそのまま記入できます。

支払依頼の流れ（依頼から振込まで）

運用するときの注意点

提出期限を決めておく

支払期日ギリギリに依頼が来ると、承認や振込が間に合わないことがあります。「支払期日の〇営業日前までに提出」とルール化しておくと、経理側も余裕をもって処理できます。

二重払い・二重計上を防ぐ

同じ請求書で2回依頼が出ると二重払いになります。請求書番号を必ず記載してもらい、経理側で処理済みかチェックする運用にしておくと安心です。コピーの請求書での依頼は受け付けないなどのルールも有効です。

インボイス・電子保存にも対応

添付する請求書は、消費税の控除のためにインボイス（登録番号付き）かを確認します。メールで届いた請求書（PDF）は電子帳簿保存法に沿って電子のまま保存します。請求書受領から支払いまで、ワークフローや会計ソフト（「freee会計」など）で電子化すると、承認も保存もまとめて効率化できます。

よくある質問（FAQ）

請求書があれば支払依頼書はいらないのでは？

請求書だけでも振込はできますが、支払依頼書があると「社内で誰が承認したか」の記録が残ります。内部統制や不正防止の観点から、依頼書をつける会社が多いです。

毎月同じ支払い（家賃など）も毎回依頼が必要ですか？

毎月定額の支払いは、口座振替や定例払いとして依頼書を省略する会社もあります。金額が変わるものや単発のものは依頼書で都度確認する、と分けると効率的です。

支払金額は税込・税抜どちらで書きますか？

実際に振り込む金額（税込）を書くのが基本です。あわせて消費税額を記載しておくと、経理が仕訳しやすくなります。請求書の金額と一致しているか必ず確認します。

急ぎの支払いはどうすればいいですか？

支払依頼書に「至急」と明記し、上長と経理に口頭でも伝えるとスムーズです。ただし急ぎが常態化すると承認が形骸化するので、原則は期限内提出を徹底するのがよいです。

振込先が前回と変わっていたら？

口座変更は振込詐欺のリスクがあるので注意が必要です。請求書の口座変更通知が本物か、取引先に電話などで確認してから処理します。支払依頼書にも変更理由を記載してもらうと安心です。

まとめ

支払依頼書は、請求書をもとに社内で支払いを承認し、経理に振込を依頼する書類です。支払先・金額・期日・振込先を正確に書いてもらうのがポイントです。

• 支払先・金額（税込）・期日・振込先・摘要・承認欄を記入
• 請求書を添付し、請求書番号を記載して二重払いを防ぐ
• 支払期日の〇営業日前までに提出するルールにする
• インボイス確認・電子保存にも対応。口座変更は要確認

承認フローと期限を決めておけば、支払いの遅延もミスも減らせます。これから支払いの仕組みを整える方の参考になればうれしいです。

参考リンク

• インボイス制度（適格請求書等保存方式）｜国税庁
• 電子帳簿保存法関係｜国税庁