新入社員から、たまに「住民税をお願いします」と言われることがあります。
住民税を普通徴収から特別徴収へ切り替えてください、という意味で。
この場合、今回取り上げる切替書を使います。
特別徴収への切替申請書について、やり方や書き方をまとめてみました。
「特別徴収切替届出（依頼）書」ってどんな時使うの？
特別徴収と普通徴収ってなにが違うの？
この用紙は、年度の途中で就職した従業員を特別徴収に切り替える場合など、普通徴収から特別徴収に切り替える際に使います。
普通徴収と特別徴収の違いは、
住民税を従業員本人がコンビニや銀行で支払うのが普通徴収、
会社が給与から天引きするのが特別徴収
です。
住民税の仕組みや指定番号などは「給与の住民税処理入門～特別徴収、指定番号など徹底解説～」で詳しくまとめています。
一番多いのは、転職してきた新入社員が持ってくるケース
転職した人は、市役所から自宅へ請求がいくので、納付書を持ってきて特別徴収を依頼してくるケースが多いです。
（前年所得がある場合に住民税は発生するので、新卒社員が持ってくる事はまれです）
次に多いのが、確定申告の際に「普通徴収」を選んでしまったケース
給与以外の収入があるなどで、確定申告をする際、住民税の普通徴収を選択すると、普通徴収になってしまいます。
新入社員でなく、これまで住民税を天引きしてた社員が、給与所得以外の所得分の住民税の納付書を持って、「なんとかならへん？」と持ってきます。
最近、電話で聞いた市区町村では、一時・譲渡所得についての切り替えは可能ということでしたが、年金所得の特別徴収（年金所得の初回分）は無理ということでした。
（これは市区町村によって対応が異なるのかもしれませんが、、、）
このような場合、切り替え書を提出するより前に、まず各市区町村の特別徴収グループに電話で確認をしてから切り替え書を出したほうがいいと思います。
住民税処理を楽に簡単にする方法
住民税処理は徴収、納付は毎月発生し、給与支払報告書は年末年始の忙しい時期に処理しないといけないなど、結構大変です。
しかし、給与計算ソフトの「マネーフォワード クラウド給与」を使うと、簡単に住民税に対処することが出来ます！！
住民税でマネーフォワード クラウド給与ができること
- 住民税額の更新を一括で処理（市区町村から通知書が届いたら、変更が必要な住民税額を一括でインポート）
- 住民税の特別徴収の計算（住民税額の更新を行ったら、毎月特別徴収する従業員の給料から住民税を控除し、そのまま給与明細を作成）
- 給与支払報告書にも対応（年末調整の時にワンクリックで各市区町村に提出する給与支払報告書を作成）
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「特別徴収切替届出（依頼）書」の記入例、書き方、記入上の注意
上の例の様に書いてもらえれば、問題ないと思います。
用紙自体が市区町村によって異なるのですが、ほとんど同じ項目だと思います。
（ちなみに各市区町村ごとに用紙を使い分けなくても、左上の「～市長」のところだけ変えれば、同じ紙で、他の市区町村に提出しても文句言われたことないです。）
記入する項目としては、
- 特別徴収義務者の所在地
- 名称
- 担当者
- 電話番号
- 指定番号
- 給与所得者の氏名
- 1月1日時点での住所
- 現住所
- 生年月日
- 普通徴収の年税額
- 納付済額
- 特別徴収を開始したい月
などです。これまで特別徴収がない市区町村なら指定番号はないので、指定番号欄は空白で大丈夫です。
この用紙自体は、年度当初（5月頃）に市役所から送られてくる「市民税・県民税特別徴収関係書類綴」の中に入っていることが多いです。
【補足】森林環境税について
2024年度（令和6年度）から、住民税と合わせて森林環境税（年額1,000円）が国税として徴収されています。これは住民税と一緒に特別徴収されるので、市区町村から届く書類綴の名称も「市民税・県民税・森林環境税特別徴収関係書類綴」に変わっている自治体もあります。手続き自体は今までと同じで大丈夫です。
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「特別徴収切替届出（依頼）書」の申請についての注意点
誰が提出する書類？
従業員ではなく、会社が市役所へ提出する書類です。
どうやって提出するの？
提出は、持参、郵送のほか、最近はeLTAX（地方税ポータルシステム）での電子提出に対応している市区町村も増えてきています。
大阪市や東京都の主要区などはeLTAXでの提出を推奨しているので、複数の市区町村に提出する会社はeLTAXにまとめると楽だと思います。
（とはいえ、まだ紙で受け付けている市区町村も多いので、各市区町村のホームページで確認してから提出方法を決めてくださいね。）
用紙はどこでもらえるの？
厳密にいえば、各市区町村で異なりますが、一つの市区町村で使用したものを他の市区町村に提出しても文句言われたことないので、流用しています。
例えば、東京都中央区なら、下からダウンロードできますし、
大阪市なら下からダウンロードできます。
いつまでに提出すればいいの？
（例えば、8月分(9月10日納期限分)から徴収を始める場合は7月10日までに提出します。）
提出が遅れた場合、希望の時期に開始できない訳ではなく、その分を翌月以降に均等に配分されるので、特別徴収ができないわけではないです。
逆に「徴収開始予定月」を空白にして備考やメモで「徴収金額、徴収額について、上記担当者まで、決定次第電話ください」と書いておけば、電話してくれます。（経験上、電話くれない市区町村はないですね。）
切替はいつまでできる？
つまり、普通徴収の納期限を経過した税額は特別徴収に切り替えできませんので、その分は従業員が自分で振込なくてはなりません。
なので、二重納付防止のため、納期未到来分の納付書を添付してという市区町村も多いです。
切替届出書と異動届の違いは？
異動届については「住民税異動届の記入例、書き方、注意点等」にまとめてます。
「特別徴収切替届出（依頼）書」のよくある質問
住民税の特別徴収をクラウドで管理するなら freee人事労務 が便利です。
- 転職先が特別徴収を拒否したらどうすればいいの？
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原則として、給与の支払者は特別徴収義務者となるので、会社側で拒否することはできない仕組みです。とはいえ、従業員が2か月以下の短期雇用や、給与が少額（毎月の支給額が住民税額より少ない）など、一部のケースでは普通徴収のままで構いません。詳しくは市区町村の特別徴収グループに確認するのが確実だと思います。
- 退職するときに特別徴収から普通徴収に戻すには？
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その場合は「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を使います。切替書（普通→特別）と異動届（特別→普通や転職先への引き継ぎ）は別の書類なので、間違えないようにしてくださいね。
- マイナンバー（個人番号）の記載は必要？
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切替届出書にマイナンバーの記載欄がある自治体もありますが、未記載でも受け付けてもらえるケースがほとんどです（経験上、催促されたことはないですね）。心配なら従業員からマイナンバーを預かって記載しておくと安心です。
- 届出書を出し忘れたまま給与から天引きしてしまったら？
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会社側で住民税相当額を給与から控除していても、市区町村に届出書が出ていなければ「特別徴収」として処理されません。気づいた時点ですぐに切替書を提出し、控除済みの分について市区町村と納付の調整をしてください。担当者に電話すれば対応してくれることが多いです。
- 2か所から給与をもらっている社員はどうなる？
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住民税は原則として「主たる給与の支払者」が一括で特別徴収します。複数の会社から給与をもらっている場合でも、メインの会社が全額を給与から天引きするのが基本ですね。本人が確定申告をしていれば、その際の選択で普通徴収との振り分けができることもあります。
- eLTAXで提出する場合も期限は同じ？
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はい、eLTAXで提出する場合も「特別徴収を開始する月の前月10日まで」という期限は同じです。電子提出だと送信記録が残るので、紙の郵送より安心という担当者さんも多いみたいです。
