出張や大きな備品の購入など、社員が立て替えるには負担が大きい支出のとき、会社が先にお金を渡しておくのが「仮払い」です。このとき使うのが、前渡しを申請する仮払金申請書と、使った後に過不足を清算する仮払金精算書の2枚ですね。
仮払いは「先に渡す → 使う → 後で精算する」の流れなので、申請書と精算書がセットになります。差額の返金や追加支給が出てくるぶん、経費精算書よりちょっとだけ手順が多いんです。
この記事では、仮払金申請書と仮払金精算書のそれぞれについて、書き方と記入例、テンプレート（無料ダウンロード）、仕訳や精算のポイントまでまとめました。これから様式を整える経理担当の方の参考にしてください。
仮払金とは？経費精算との違い
仮払金は、支出の前に概算でお金を渡しておき、後で実際に使った金額に合わせて精算するお金です。出張費や、まとまった購入の代金などでよく使われます。
普通の経費精算が「社員が立て替える → 後で払い戻す」なのに対して、仮払いは「会社が先に渡す → 後で過不足を精算する」という違いがあります。社員の立て替え負担を減らせるのがメリットですね。
| 経費精算 | 仮払い | |
|---|---|---|
| お金の流れ | 社員が立替 → 後で払戻し | 会社が先に支給 → 後で精算 |
| 使う書類 | 経費精算書 | 仮払金申請書＋仮払金精算書 |
| 向いている支出 | 少額・日常の経費 | 出張費・高額な購入など |
仮払金申請書と仮払金精算書の役割（2枚の使い分け）
仮払いでは、お金を渡す前と使った後の2回、書類を作ります。前半で使うのが仮払金申請書、後半で使うのが仮払金精算書です。役割がはっきり分かれているので、まずは下の表で整理しておきましょう。
| 仮払金申請書 | 仮払金精算書 | |
|---|---|---|
| 使うタイミング | お金を渡す前（事前） | 使った後（事後） |
| 目的 | 概算額を前渡ししてもらう | 使った額を報告し過不足を精算する |
| 主な記入内容 | 使用目的・概算額・内訳・希望日 | 仮払額・使用合計・差額・領収書添付 |
| 添付書類 | （見積りがあれば） | 領収書（必須） |
仮払いの流れ（申請から精算まで）
使う予定の金額（概算）と目的を書いて、事前に申請します。出張なら交通費・宿泊費の見積もりをもとに金額を出します。
承認後、会社が概算額を支給します。このとき経理は「仮払金」という勘定科目で処理します（まだ経費ではありません）。
出張先などで支払いをし、領収書を必ず保管します。後で精算するときの根拠になるので、もらい忘れに注意します。
戻ってきたら、仮払額と実際に使った額を書いた精算書を、領収書とともに提出します。ここで過不足を計算します。
仮払額より使った額が少なければ社員が返金、多ければ会社が追加支給します。これで仮払金の残高がゼロになり、精算完了です。
仮払金申請書の書き方と記入例
まずはお金を渡す前に出す、仮払金申請書からです。下の記入例のように、使用目的・概算額・内訳・希望日を書いてもらえれば問題ありません。金額などは架空のサンプルなので、自社の様式に合わせてください。
仮払金申請書（文例）
申請日 令和 年 月 日
所属 営業部 氏名 山田太郎
使用目的 5/20～5/21 大阪出張（みなと商事との商談）のため
仮払希望額 50,000円
内訳 交通費 約28,000円／宿泊費 約12,000円／諸雑費 約10,000円
仮払希望日 5/19
内訳まで書いてもらうと、金額が妥当かどうか承認する側も判断しやすくなります。あとで仮払金精算書を出すことになるので、申請の段階で「何にいくら使う予定か」をはっきりさせておくのがポイントですね。
仮払金精算書の書き方と記入例
続いて、出張などから戻ってきた後に提出する仮払金精算書です。仮払額（A）と実際に使った合計（B）を並べて、差額（A－B）が一目で分かるようにします。領収書を必ず添えて提出してもらいましょう。
仮払金精算書（文例）
精算日 令和 年 月 日
所属 営業部 氏名 山田太郎
使用目的 5/20～5/21 大阪出張（みなと商事との商談）
仮払金額 50,000円（A）
【支払内訳】
・5/20 新幹線 旅費交通費 27,600円
・5/20 なにわステーションホテル 宿泊費 11,000円
・5/21 タクシー 旅費交通費 2,400円
使用合計 41,000円（B）
差額（A－B） 9,000円 → 会社へ返金
差額がプラス（余り）なら返金、マイナス（不足）なら追加支給、と一目で分かるようにしておくと精算が早く済みます。申請書の使用目的と精算書の使用目的をそろえておくと、どの仮払いに対する精算なのかが照合しやすいですね。
仮払金申請書・仮払金精算書のテンプレート（無料ダウンロード）
そのまま使える仮払金申請書と仮払金精算書のテンプレートを用意しました。社内の様式がまだ決まっていない方は、申請用と精算用をセットで使ってください。Excel版は金額の合計が自動計算されます。Word版は印刷してそのまま手書きで記入できます。
仮払金申請書（前渡しの申請用）
仮払金精算書(使った後の精算用)
- 記入例の会社名・氏名・金額はすべて架空のサンプルです。自社の内容に書き換えてお使いください。
- Excel版は合計が自動計算されます。Word版は印刷してそのまま記入できます。
- 申請書と精算書はセットで運用します。申請したら精算まで必ず行い、仮払金を残さないようにしましょう。
仮払金の仕訳
経理処理は3段階で考えると分かりやすいです。仮払いの時点ではまだ経費ではなく「仮払金」という資産科目で受けて、精算時に経費へ振り替えます。
【仕訳例（仮払50,000円・使用41,000円・9,000円返金）】
①支給時 （借）仮払金 50,000 ／（貸）現金 50,000
②精算時 （借）旅費交通費 41,000・現金 9,000 ／（貸）仮払金 50,000
支給時の仕訳は仮払金申請書、精算時の仕訳は仮払金精算書がそれぞれ根拠になります。精算時に仮払金50,000円を全額取り崩し、使った41,000円を経費に、戻ってきた9,000円を現金に振り分けます。これで仮払金の残高がゼロになります。不足だった場合は、貸方の現金が借方になるイメージですね。
運用するときの注意点
精算期限を必ず決める
仮払金で一番困るのが「精算されずに残ったまま」になることです。仮払金が決算をまたいで残っていると、使途不明として税務上も指摘されやすくなります。「出張後〇日以内に仮払金精算書を提出」とルール化しておきましょう。
仮払金の残高を定期的にチェック
誰にいくら仮払いしていて、いつ精算予定かを一覧で管理しておくと、精算漏れを防げます。月末に仮払金の残高を確認し、長く残っている人には声をかける運用が安心です。
領収書はインボイス対応を確認
精算時に添付する領収書は、消費税の控除のためにインボイス（登録番号付き）かどうかを確認します。経費精算と同じく、社員名宛の領収書のときは立替金精算書も必要になる場合があります。
出張が多い会社だと仮払いの管理は手間がかかるので、経費精算システム（「freee会計」など）で申請・精算・残高管理をまとめてしまうと楽になります。
よくある質問（FAQ）
- 仮払金申請書と仮払金精算書はどちらも必要ですか？
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原則として両方必要です。申請書はお金を渡す前の事前承認、精算書は使った後の過不足の精算という別々の役割があります。申請書だけで精算書を出さないと、仮払金が帳簿に残り続けてしまうので注意します。
- 仮払金と立替金はどう違いますか？
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仮払金は会社が先にお金を渡すもの、立替金は社員などが一時的に他者の分を立て替えるものです。お金を出す方向が逆、と考えると分かりやすいです。
- 仮払金が余ったらいつ返金してもらいますか？
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仮払金精算書の提出と同時に返金してもらうのが基本です。精算と返金を分けると残高が合わなくなるので、精算のタイミングで現金または振込で受け取るとよいです。
- 仮払金が不足したらどうしますか？
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不足分を追加で支給します。仮払金精算書に不足額を明記してもらい、領収書で確認のうえ差額を支払います。立て替えになった分なので、なるべく早めに精算してあげると親切です。
- 仮払金を渡したまま社員が退職したら？
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退職前に必ず精算します。残った仮払金は返金してもらい、最終給与での相殺は本人の同意が必要なので注意します。退職手続きのチェック項目に入れておくと漏れません。
- 少額でも仮払いしていいですか？
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できますが、少額は通常の経費精算（立替→払戻し）で十分なことが多いです。仮払いは申請書と精算書の2枚を作る手間がかかるので、出張費など金額が大きいものに絞る会社が多いです。
まとめ
仮払金は「先に渡して後で精算する」お金なので、仮払金申請書と仮払金精算書の2枚で運用します。差額の返金・追加までやって、はじめて精算が完了します。
- 仮払金申請書は目的・概算額・内訳、仮払金精算書は仮払額・使用額・差額を記入
- 支給時は「仮払金」、精算時に経費へ振り替え
- 精算期限を決め、仮払金の残高を定期チェック
- 領収書はインボイス対応を確認。退職時は必ず精算
精算漏れさえ防げれば、仮払いは社員の負担を減らせる便利な仕組みです。上のテンプレートを申請用・精算用のセットで使って、これから仮払いの運用を整える方の参考になればうれしいです。
