私の会社でも年に1〜2回、内容証明郵便を出す場面があります。未払いの請求書への督促や契約解除の通知など、口頭だと「言った・言わない」になりがちな時ですね。
とはいえ、総務や経理の担当になって初めて「内容証明ってどう書くの？」「郵便局のどこで出すの？」と迷う方も多いと思います。私自身、最初に出した時は字数の数え方でつまずいて、郵便局で書き直しになったことがありました。
今回は総務・経理・法務担当の視点で、内容証明の書き方・記入例から出し方、受け取った時の対応までまとめてみました。よかったらご覧ください。
会社発信で内容証明を使うのはどんな時？
まずは、会社が発信側になって内容証明を使う典型的な場面を整理してみます。「こういう時に使うんだ」とイメージしてもらえればと思います。
契約違反・不履行を相手に通知したいとき
たとえば、納品期限を過ぎても商品が届かない、請け負った工事が約束どおりに進んでいないといったケースですね。
「このまま履行しなければ契約を解除します」という意思表示を明確に伝える必要がある時、内容証明を使えば催告した事実や解除の意思表示が証拠として残るので、後の交渉や裁判で大きな意味を持ちます。
売掛金の催促にも使えるの？
使えます。「口頭で請求しても支払ってもらえない…」というのは、経理担当にとって悩みの種ですよね。
納品から3か月経っても支払いがなく、電話やメールにも反応がない場合、内容証明で「法的措置も検討しています」と記載すると、相手に強いプレッシャーを与えることができます。いきなり送るというより、通常の督促を何度か試した後の”最後の一手”として使うことが多いですね。
解雇や雇用契約終了を通知するとき
労務管理の場面でも使われます。問題行動を繰り返す社員や契約社員との契約終了に際して、通知が「言った・言わない」で争いになると、会社側がかなり苦しい立場になります。
内容証明なら、解雇理由・通知日・解雇予定日を客観的に記録できるので、後の労務トラブル防止に役立ちます。「勤務態度不良により30日後に解雇」と記載すれば、労基法の解雇予告義務を果たした証拠として残すことが可能です。
懲戒処分を通知するとき
従業員が横領や重大な服務規律違反を犯した場合、会社は懲戒処分を行う必要があります。口頭での注意だけでは、後日「処分理由を知らされていない」と主張されるリスクがありますね。
内容証明で「処分の種類・理由・発効日」を明記すれば、会社が正当な手続を踏んだことを客観的に立証できます。（ここまで行くケースは多くないですが、いざという時のために覚えておきたいところです）
時効を止めたいとき（催告）はどうする？
債権回収の場面では「確かに請求した」という事実を残すことが重要です。
ここは2020年4月に改正民法（債権法改正）が施行されて用語が変わったところなので、少し丁寧に整理しておきますね。
【内容証明と時効の関係】
内容証明による催告は、時効の「完成猶予」（6ヶ月）を生じさせます。旧民法でいう「時効の中断」は、改正後は「時効の更新」という呼び方に変わりました。
注意したいのは、内容証明を送っただけでは「更新」にはならないということ。完成猶予の6ヶ月以内に裁判上の請求（訴訟・支払督促など）に進んで初めて時効が更新されます。
売掛金の消滅時効は、改正民法で原則「権利を行使できることを知った時から5年」または「権利を行使できる時から10年」のいずれか早い方になりました（民法166条）。従来の商事時効5年はこれに統合されています。
ですので、時効が近づいている売掛金は、まず内容証明で催告 → 6ヶ月以内に訴訟等へ進むというのが基本の流れになります。
内容証明の書き方と記入例
内容証明は「証拠に残す」ための文書なので、形式やルールを守ることが何より大切です。ここでは書き方の基本構成と、実務でよく使う記入例を3つ紹介します。
必ず書かないといけない項目は？
内容証明には以下の要素が必須です。これらが欠けると効力に疑義が生じるので、チェックリスト代わりに使ってください。
- 差出人（氏名・会社名・住所）
- 受取人（相手方の氏名・住所）
- 作成年月日
- 本文（通知・請求・解除などの内容）
字数・行数のルールは？
| 区別 | 字数・行数の制限 |
|---|---|
| 縦書きの場合 | 1行20字以内、1枚26行以内 |
| 横書きの場合 | 1行20字以内、1枚26行以内 または1行13字以内、1枚40行以内 または1行26字以内、1枚20行以内 |
- 句読点も1字として数えます
- 訂正・削除は二重線＋押印が必要
提出書類と部数は？
- 原本1通（郵便局保管）
- 謄本2通（1通は相手へ、1通は差出人控え）
- 合計3通が必要
あと、送付用の封筒にも差出人と受取人を記載します。封筒に何も書かずに持って行くと「封筒に書いてください」と言われるので注意です。
本文の記入例（テンプレート集）
1. 売掛金請求の例
令和7年9月22日
株式会社XYZ
代表取締役 佐藤花子 殿
株式会社ABC
代表取締役 山田太郎
貴社に対し、令和7年7月1日納品分の代金50万円が現在も未払いとなっております。
本書面到達後10日以内に指定口座へお支払いくださいますよう請求いたします。
期限までに支払いが確認できない場合、法的手続きを取らざるを得ません。
以上
上の例のように書いてもらえれば、問題ないと思います。ポイントは金額・納品日・支払期限を明確に記載することですね。
2. 解雇予告通知の例
令和7年9月22日
社員番号1234
田中一郎 殿
株式会社ABC
代表取締役 山田太郎
貴殿の日頃の勤務態度について度重なる注意を行いましたが改善が見られませんでした。
つきましては、労働基準法第20条に基づき、本書面をもって30日後の令和7年10月22日をもって解雇することを予告いたします。
以上
こちらも上の例で問題ないと思います。ポイントは法律に基づいた根拠（労基法第20条など）を記載し、日付を明確にすることです。
第二十条 使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。
労働基準法第20条 – e-Gov法令検索
3. 契約解除通知の例
令和7年9月22日
株式会社XYZ
代表取締役 佐藤花子 殿
株式会社ABC
代表取締役 山田太郎
貴社との令和7年4月1日付「業務委託契約」について、契約条項第10条に基づき、契約を解除いたします。
本通知到達をもって契約は終了するものといたします。
以上
上の例のように書いてもらえれば大丈夫です。ポイントは契約解除の根拠条文を明記すること。根拠があいまいだと、後で「解除は無効」と主張される余地が出てしまいます。
なお、契約書の電子化が進んでいる会社だと、契約解除通知も電子契約サービス上でやりとりできるケースがあります。「電子印鑑GMOサイン」などの電子契約サービスは、契約締結から解除通知までワンストップで管理できるので、検討してみる価値はあると思います。
書き方のコツと注意点
- 曖昧な表現は避ける：「できれば支払ってほしい」ではなく「○日までに支払わない場合、法的措置を取る」と明記
- 数字や日付は正確に：未払額、契約日、解除日などを具体的に書く
- 感情的な文言は避ける：「誠意がない」「無責任だ」などは書かない
内容証明の出し方と料金
内容証明は「書いて終わり」ではなく、正しい方法で差し出すところまでが一仕事です。ここでは郵便局での流れと、電子内容証明（e内容証明）、そして気になる料金について解説します。
郵便局ではどうやって出すの？
すべての郵便局で内容証明を扱っているわけではありません。「集配郵便局」や主要局で取り扱っていることが多いので、事前に日本郵便の公式サイトで確認すると安心ですね。
原本1通（郵便局保管）、謄本2通（受取人用・差出人控え）、封筒（差出人・受取人を記載）の計3通＋封筒を準備します。
郵便局の担当者が「字数・行数・訂正方法」を確認します。不備があると差し戻されるので、時間に余裕を持って行く方がいいと思います。
内容証明は通常の郵便より料金が高めです。詳しくは後述の料金表を参照してください。
差出人控えは必ず社内でファイリング・PDF化して、法務・経理で共有できる状態にしておくことが大切です。（いざという時に「あれどこ？」とならないように）
内容証明の料金はいくら？
2024年10月1日の郵便料金改定後、内容証明の料金は以下のとおりです。
| 内訳 | 金額 |
|---|---|
| 基本料金（定形25g以内） | 110円 |
| 一般書留加算 | 480円 |
| 内容証明加算（1枚目） | 480円 |
| 内容証明加算（2枚目以降1枚につき） | 290円 |
| 配達証明加算（差出と同時） | 350円 |
計算例（1枚・配達証明あり）
110円 ＋ 480円 ＋ 480円 ＋ 350円 ＝ 合計1,420円
計算例（2枚・配達証明あり）
110円 ＋ 480円 ＋ 480円 ＋ 290円 ＋ 350円 ＝ 合計1,710円
電子内容証明（e内容証明）って便利なの？
最近では、オンラインで送れる「e内容証明（電子内容証明）」も利用されています。総務・経理担当者にとっては、わざわざ郵便局に行かずに済む点が大きなメリットですね。
メリット
- ネットで作成・送付できる
- 24時間受付可能
- データで保存でき、社内共有が容易
- 郵便局窓口に出向く必要がない
注意点
- 事前に「e内容証明サービス」の利用登録が必要
- 電子送信料＋利用料がかかり、紙より少し高めになるケースが多い
- 添付書類は送れない（文章のみ）
営業部門が地方出張中でも、本社の総務部が即座に発信できるので、スピード重視の会社には便利だと思います。ちなみに、契約書の電子化と合わせて運用したい会社は、電子契約サービスも検討してみるといいかもしれません。
配達証明は付けた方がいいの？
内容証明そのものは「内容を証明」する制度ですが、相手が受け取った日までは証明できません。ですので、多くの会社が配達証明付きで送付します。
- 配達証明あり：相手が受け取った日付が証拠として残る
- 配達証明なし：出した記録は残るが、受取日は不明
契約解除や債務の催告など、時効・期限が関係するケースでは配達証明は必須ですね。350円で「いつ届いたか」が残るなら、付けない理由はあまり無いと思います。
実務で役立つ工夫
- 郵便局での待ち時間短縮のため、事前に字数・行数の体裁を整えておく
- 電子内容証明は、法務や経理担当とクラウド上で同時編集・承認フローを組めるので効率的
- 発信履歴をExcelや社内システムで管理しておくと、後から「あの時どう書いたっけ？」とならずに済む
内容証明を出すときのリスクと注意点
内容証明は強力なツールですが、書き方や出すタイミングを誤ると逆効果になることもあります。ここでは、担当者が特に気を付けたいポイントを整理しておきます。
曖昧な表現や誤記は致命的？
内容証明は「証拠」として裁判でも利用される可能性が高いので、一言一句の正確さが重要です。
よくある失敗例
- 「○月頃に支払ってください」 → 「頃」では支払期限が不明確
- 金額の誤記：「50万円」と書くべきところを「500万円」と書いてしまった
誤記があると、請求自体の信用性を損なう恐れがあります。必ず複数人でチェックし、法務・経理・上長の承認を得てから発送した方がいいですね。（0を1つ足してしまう系のミス、笑えないです…）
感情的な文言はどうしてダメなの？
「誠意がない」「裏切られた」などの感情的な表現は、相手を刺激して交渉を決裂させる原因になります。
適切な表現例
- ×「支払わないのは誠意がない」
- 〇「支払期日を過ぎても入金が確認できません。本書面到達後10日以内にお支払いください。」
内容証明は冷静で事実に基づいた通知である方が、結果的に相手に効きやすい気がします。
法律や契約の根拠がないとどうなる？
契約解除や解雇通知は、法的根拠に基づかないと無効になる場合があります。
事例：解雇予告通知
- 「本日付で解雇します」と通知 → 労働基準法第20条違反（30日前予告または解雇予告手当が必要）
- 結果として会社側が不利になる可能性大
必ず契約条項・法律条文を確認し、文中に明記することが重要ですね。
社内承認はどこまで必要？
内容証明は外部に出る公式文書です。勝手に担当者が作成・発送すると、会社の方針と矛盾した通知になるリスクがあります。
実務ポイント
- 経理が売掛金請求を出す場合 → 法務・営業部門と調整
- 労務が解雇通知を出す場合 → 人事部門・経営陣の承認必須
発信前に社内稟議フローを設けておくと安心です。（私の会社では法務レビュー→担当役員承認という2段階にしています）
送った後のフォローはどうする？
内容証明を送って終わりではなく、送付後の対応が肝心です。
チェックリスト
- 相手が受け取った日を確認（配達証明付きなら証明可能）
- 回答期限を社内カレンダーに登録
- 入金や返答がなければ、弁護士相談や法的手続きの準備へ
送付した事実だけで安心せず、アフターフォローを計画的に行うことが大切です。
取引先との関係が悪くなるリスクは？
内容証明は相手に「会社が本気だ」と伝える強い手段です。一方で、取引先との関係が悪化する可能性もあります。
事例：取引先への請求
- 内容証明を送ったことで支払いはされたが、以後の取引が打ち切られたケースもある
「すぐに裁判を検討する」という姿勢を見せるための最終手段として位置づけ、通常の交渉や督促の後に利用するのが望ましい気がします。
書き方・出し方編のまとめ
- 内容証明は「強い文書」だが、冷静かつ正確に書くことが必須
- 出す前に社内承認と専門家チェックを受ける
- 料金は2024年10月改定後で1枚・配達証明ありなら約1,420円
- 時効を止めたい時は催告 → 完成猶予6ヶ月 → 訴訟等で更新の流れを押さえる
- 出した後も受取日確認・対応期限管理まで徹底する
注意点を踏まえれば、内容証明は会社にとって強力なリスク管理ツールになります。
会社が内容証明を受け取ったときの対応フロー
会社宛に内容証明が届いた場合、放置や軽視は厳禁です。内容証明は法的手続きの前段階であることが多く、対応を誤れば裁判・金銭的損失・企業イメージ低下に直結します。
ここでは、総務・労務・経理担当者が押さえておくべき実務対応を流れで解説していきます。
STEP1：受領確認と内容把握
- 郵便物を受け取ったら、日付・担当者・受領方法を記録する
- 受け取った封筒や証明書はそのまま保管（証拠として重要）
- 本文のコピーを取り、関係部署へ迅速に共有
事例：経理担当者が未払い請求の内容証明を受領
⇒「金額・請求根拠・支払期限」を確認し、営業・法務と連携して事実関係を整理する。
STEP2：関係部署で事実確認・情報整理
内容証明に記載された主張が事実か否かを速やかに確認します。
- 経理：未払金の有無・入金状況を確認
- 総務：契約書・稟議書など社内文書を確認
- 労務：就業規則・人事記録と照合
例：解雇無効を主張する内容証明
⇒ 労務担当は「解雇通知日・手当支払の有無」を整理し、法的に問題がないか確認する。
STEP3：専門家（弁護士・社労士）へ相談
内容証明は裁判前の準備行為であることも多いため、早めに専門家へ相談するのが鉄則ですね。
- 弁護士 → 債権回収・契約解除・訴訟対応
- 社会保険労務士 → 解雇・残業代請求など労務トラブル
STEP4：回答方針の決定
社内と専門家で事実関係を整理したうえで、以下の方針を決定します。
- 支払うべき請求かどうか
- 交渉で解決できるか、法的手続きに進むか
- 回答をするか、あえて回答を控えるか
例：売掛金請求の内容証明
⇒「請求は正当」「資金繰りの都合で分割払いを提案」といった交渉案を検討。
STEP5：回答の作成・送付
必要に応じて、回答書を内容証明で返送します。
- 請求を認める場合 → 支払日や方法を明記
- 請求に争いがある場合 → 契約書や事実を根拠に反論
- 回答を控える場合でも、専門家の指導に従い「沈黙戦略」をとることもある
回答も証拠として残るので、冷静かつ法的根拠に基づいた文言が必須です。
STEP6：訴訟リスクの予測と経営陣への報告
- 内容証明を受け取った時点で、訴訟リスクは高まっていると考える
- 想定される費用（弁護士費用・損害賠償額）を見積もり、経営陣に報告
- 必要に応じて、取締役会・経営会議で対応方針を決定
例：残業代請求の内容証明
⇒ 支払額が高額になる場合、今後の労務管理体制の見直しも検討する。
STEP7：社内での再発防止策
- 経理：未払金が発生しないよう請求・支払管理の強化
- 労務：解雇や就業規則違反処分のフローを明確化
- 総務：契約書管理を徹底し、紛争リスクを事前に回避
受け取った時の対応まとめ
- 内容証明は「会社に対する強いメッセージ」 ⇒ 絶対に放置しない
- 受領・共有・事実確認・専門家相談・経営報告をルール化する
- 回答の有無や内容は、必ず法的リスクを考慮したうえで決定する
内容証明を受け取ったときの初動対応が、その後のトラブルの大小を左右します。総務・労務・経理担当者は、「受け取ったら即、社内共有と専門家相談」を徹底しておきたいところです。
内容証明に関するQ&A
- 内容証明を受取拒否されたらどうなるの？
-
受取拒否された場合でも「発送したが受取を拒否した」という事実は郵便局に記録が残るため、意思表示としては到達したと扱われるケースが多いです。ただ、最終的には個別事情により判断されるので、拒否された場合は弁護士に相談する方が無難だと思います。
- 内容証明の効力はいつから発生するの？
-
原則として、相手方に到達した時点で効力が発生します（民法97条・到達主義）。ですので、配達証明を付けて「いつ届いたか」を客観的に残しておくことが大事になりますね。
- 電子内容証明と紙の内容証明、どちらがおすすめ？
-
手間を減らしたいなら電子内容証明（e内容証明）、添付書類を同封したい・相手が電子に不慣れなら紙、という使い分けがいいと思います。スピード重視の現場だと電子の方が便利なケースが多いですね。
- 弁護士名で送ってもらった方がいいの？
-
効力自体は会社名で送っても弁護士名で送っても同じですが、弁護士名だと相手に与えるプレッシャーが格段に大きくなります。債権回収や労務トラブルで「相手が本気で払う気がなさそう」な場面では、最初から弁護士に依頼する方が結果的に早いこともあります。
- 同じ内容を何通も送っていいの？
-
法律上の制限はありませんが、同じ内容で何度も送ると「嫌がらせ」と取られるリスクがあるので、基本は1通で十分です。状況が変わった時（期限延長、条件変更など）は、新しい通知として再送する形になりますね。
- 個人事業主でも会社と同じように出せるの？
-
出せます。差出人欄を個人名（屋号があれば屋号＋氏名）にするだけで、手続き自体は会社と同じです。効力も変わりません。
