36協定届（様式第9号）は、従業員に残業や休日出勤をさせる会社が、原則1年ごとに労働基準監督署へ出す書類です。これを出していない状態で1時間でも法定労働時間を超えて働かせると、それだけで労働基準法違反になります。
ただ、いざ様式を印刷してみると、横長の表がびっしり並んでいて「どこに何を書けばいいのか」で手が止まると思います。私も最初に見たときは、1日・1箇月・1年で欄が3つに分かれているところと、「法定労働時間を超える時間数」「所定労働時間を超える時間数」が並んでいるところで完全に固まりました。
そこで今回は、様式第9号（一般条項）と様式第9号の2（特別条項）について、記入例の画像を見ながら欄ごとに書き方をまとめました。締結から届出までの全体の流れは36協定の締結から労基署への届出までの流れで解説しているので、手続きの順番から確認したい方はそちらもあわせてご覧ください。
【この記事でわかること】
- 使う様式は、原則が「様式第9号」、特別条項を付けるなら「様式第9号の2」
- 記入例つきで、上段の事業場情報から下段の労働者代表欄まで欄ごとの書き方
- 令和3年4月から押印・署名は不要。代わりにチェックボックスが2つ増え、これが空欄だと有効な届出にならない
- 時間数は月45時間・年360時間が原則の上限（1年単位の変形労働時間制なら月42時間・年320時間）
- 提出先は事業場ごとの管轄労基署。起算日より前に届け出ておく
36協定届はどの様式を使う？まず種類を確認
36協定届の様式は1種類ではありません。書き始める前に、自分の会社がどれを使うのかを決めるのが最初の作業になります。
原則は様式第9号、特別条項をつけるなら様式第9号の2
残業が月45時間・年360時間の範囲に収まるなら様式第9号（一般条項）だけで足ります。繁忙期などに一時的にこの枠を超える可能性があるなら、様式第9号の2（特別条項）を使います。
特別条項は様式第9号の2に一本化されていて、「9号と9号の2を両方出す」のではなく、9号の2を使うと1枚目が一般条項、2枚目が特別条項という2枚組の届出になります。
| 使う場面 | 様式 |
|---|---|
| 限度時間（月45時間・年360時間）以内で収まる | 様式第9号 |
| 限度時間を超える可能性がある（特別条項） | 様式第9号の2 |
| 新技術・新商品の研究開発業務 | 様式第9号の3 |
| 建設事業（災害時の復旧・復興を含む） | 様式第9号の3の2／第9号の3の3 |
| 自動車運転の業務を含む | 様式第9号の3の4／第9号の3の5 |
| 特定医師を含む | 様式第9号の4／第9号の5 |
建設事業・自動車運転の業務・医業に従事する医師は、2024年（令和6年）4月から上限規制の適用猶予が終了し、専用様式が用意されています（医師は業種ではなく業務・職種の区分です）。一般の事務系の会社であれば、まず使うのは第9号か第9号の2のどちらかだと思ってもらって大丈夫です。
令和3年4月から押印は不要、代わりにチェックボックスが増えた
令和3年（2021年）4月1日以降の様式では、使用者の押印および署名が不要になりました。その代わりに、協定の当事者である労働者代表がきちんと選ばれているかを確認するチェックボックスが新しく設けられています。
協定書と協定届は本来べつのもの
36協定は、正確には「労使で結ぶ協定（協定書）」と「労基署に出す届出（協定届）」の2つに分かれます。この様式第9号は後者の協定届です。
実務では協定届を協定書として兼ねてしまうことも多いのですが、兼ねる場合は労使双方の合意があったことがわかるように、記名押印または署名が必要になります。押印不要になったのはあくまで「届」の部分だけなので、ここは分けて考えたほうがいいと思います。
36協定届（様式第9号）の記入例、書き方、注意点
まず全体の記入例です。架空の会社（総務経理マスター株式会社）で、月末の経理業務や決算対応で残業が出るという前提で書いています。
上の例の様に書いてもらえれば、問題ないと思います。ここから欄ごとに見ていきます。
労働保険番号・法人番号はどこを見て書く？
用紙の右上にあるマス目の欄です。労働保険番号は、毎年6月ごろに届く労働保険の年度更新の申告書に印字されているので、そこから転記するのが早いです。
法人番号は国税庁の法人番号公表サイトで社名を検索すれば13桁が出てきます。どちらも任意欄ではないので、空欄にせず埋めておきましょう（枝番号がない場合はその部分だけ空欄で問題ありません）。
事業の種類・名称・所在地は「事業場ごと」に書く
ここでよくある間違いが、会社全体で1枚書いてしまうことです。36協定は事業場（本社・支店・工場・営業所）ごとに締結して届け出るのが原則なので、支店が3つあれば原則3枚必要になります。
- 事業の種類：「情報サービス業」「金属製品製造業」のように業種を書く（社名ではありません）
- 事業の名称：「〇〇株式会社 本社」「〇〇株式会社 大阪支店」のように事業場名まで入れる
- 事業の所在地：その事業場の住所と電話番号（本社の住所ではありません）
協定の有効期間と起算日は同じ日にそろえる
有効期間は「令和8年4月1日から1年間」のように書きます。法律上は1年でなければならないわけではないのですが、上限規制が1年単位で管理されるので、1年とするのが望ましいとされています。
そして表の右側にある「起算日（年月日）」は、1年の上限時間を数え始める日です。有効期間の初日とそろえておくのが基本で、毎年ここをずらしてしまうと年360時間の集計がぐちゃぐちゃになります（有効期間が変わっても起算日は同一の日である必要があります）。
①と②の欄はどう使い分ける？
左端が①と②に分かれています。②は「1年単位の変形労働時間制により労働する労働者」の欄で、対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制を採っている人だけがここに入ります。それ以外の従業員は全員①です。
分ける理由は上限が違うからで、①は月45時間・年360時間、②は月42時間・年320時間が限度時間になります。変形労働時間制を入れていない会社なら②は空欄のままで大丈夫です。制度そのものの導入手順は1か月・1年単位の変形労働時間制の導入手順と届出にまとめています。
「時間外労働をさせる必要のある具体的事由」は具体的に
ここが一番差し戻されやすい欄だと思います。「業務の都合上必要なとき」「業務多忙のため」といった書き方は具体性がないとされ、認められません。
- ⭕ 月末の請求・支払業務の集中／決算業務への対応／臨時の受注、納期変更への対応／棚卸業務の集中
- ❌ 業務の都合上必要なとき／業務上やむを得ないとき／繁忙期のため
「いつ・何の作業で残業が出るのか」が読んでわかる粒度、と考えるとちょうどいいです。事由ごとに行を分けて書くので、経理は月末業務、営業は納期変更、というように部署の実態に合わせて3〜5行くらいになることが多いですね。
業務の種類・労働者数・所定労働時間
業務の種類は「経理」「検査」「機械組立」のように、事由に対応する業務を細分化して書きます。ここも「全業務」のようなざっくりした書き方は避けたほうがいいです。
労働者数は、その業務に従事する満18歳以上の人数を書きます。年少者（18歳未満）は時間外労働・休日労働をさせられないので、人数に含めません。所定労働時間は任意欄ですが、次の「所定労働時間を超える時間数」を書くなら埋めておくと整合が取れます。
延長することができる時間数（1日・1箇月・1年）
ここが表の本体です。1日・1箇月・1年の3区分があり、それぞれ「法定労働時間を超える時間数」と「所定労働時間を超える時間数（任意）」の2列に分かれています。
必ず書くのは法定労働時間を超える時間数のほうで、上限規制の対象になるのもこちらです。所定労働時間が1日7.5時間の会社なら、7.5時間から8時間までの30分は法定内残業なので、法定超の欄には入りません。
| 区分 | ①の上限 | ②（1年単位の変形労働時間制）の上限 |
|---|---|---|
| 1日 | 上限規制なし（協定で定めた時間まで） | 同左 |
| 1箇月 | 45時間 | 42時間 |
| 1年 | 360時間 | 320時間 |
1日の欄には月・年のような一律の上限がありませんが、だからといって「1日8時間」などと大きく取ると、月45時間の枠と計算が合わなくなります。月の残業想定を営業日数で割ってみて、無理のない数字にしておくのが実務的だと思います。
【参考】記入例の数字の組み立て方
上の記入例では、経理の行を「1日3時間・1箇月30時間・1年250時間」にしています。1日3時間×月10日程度＝30時間、月30時間が年間ずっと続くわけではないので年250時間、という組み立てです。
ここで「1箇月30時間×12か月＝360時間」と機械的に置くと、上限ぎりぎりで1年の枠を使い切る協定になってしまいます。実績より少し余裕をもたせつつ、上限は超えない数字にしておくのがちょうどいいです。
休日労働の欄は「法定休日」を書く
下段の休日労働の欄は、事由・業務の種類・労働者数までは時間外労働と同じ考え方です。違うのは右側の3つで、「所定休日（任意）」「労働させることができる法定休日の日数」「法定休日における始業及び終業の時刻」を書きます。
ここで書くのは法定休日（週1日または4週4日の休み）に働かせる日数です。土日休みの会社で土曜に出勤しても、日曜が法定休日として確保されていれば、それは休日労働ではなく時間外労働の扱いになります。この区別は法定休日と所定休日の違い、休日労働の割増賃金で詳しく整理しています。
チェックボックスは3か所、1つでも空だと無効
様式第9号にはチェックボックスが3か所あります。ここが抜けていると形式上の要件を満たさず、有効な協定届として扱われません。実際、差し戻しの理由としてはかなり多いところです。
- 時間外労働と休日労働の合計が、単月100時間未満・2〜6か月平均80時間以内であることの確認
- 協定の当事者が、事業場の全労働者の過半数を代表する者であることの確認
- その代表者が管理監督者でなく、投票・挙手等の民主的な方法で選ばれ、会社の意向で選ばれた者でないことの確認
1つ目のチェックは、原則の月45時間・年360時間の範囲で協定していても必要です。「うちは45時間以内だから関係ない」と飛ばしてしまいがちなので注意してください。
協定の当事者・選出方法・使用者欄
過半数組合がない会社では、労働者の過半数代表者の職名・氏名を書きます。選出方法の欄には「投票による選挙」「挙手による選出」「回覧による信任」など、実際にやった方法を書きます。
ここで気をつけたいのが、代表者になれない人がいることです。部長・工場長といった管理監督者は代表者になれません。また、会社が「今年は総務課長にお願いします」と指名する形も認められません（社内で回覧を回して信任をとる形にしている会社が多いですね）。
使用者欄は「代表取締役 〇〇」のように職名と氏名を書きます。押印は不要ですが、協定届を協定書として兼ねる場合は署名または記名押印が必要です。
過半数代表者の選出は、あとで「会社が勝手に決めた」と言われないように、回覧の記録や投票用紙を残しておくといいですよ。協定届の控えと一緒に保管しておくと、次の年も同じ手順でやれるので楽です。
36協定届の様式ダウンロード（厚労省の公式様式）
36協定届は公的様式なので、厚生労働省のページから最新のWordファイルをダウンロードして使います。前年のファイルの使い回しは旧様式のリスクがあるので、毎年ここから取り直すのがおすすめです。
- 主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）｜厚生労働省（様式第9号・第9号の2はこのページの「時間外労働・休日労働に関する協定届」の欄にあります）
- 電子申請様式作成支援ツール（36協定届）｜スタートアップ労働条件（画面の質問に答えると様式ができあがるツールです）
なお、必要事項の記載があれば協定届の様式以外の形式でも届出はできます。自社の労務システムから出力した書面で出しているところもありますね。
特別条項（様式第9号の2）の記入例と書き方
繁忙期に月45時間を超える見込みがある場合は、様式第9号の2を使います。1枚目は様式第9号とほぼ同じ内容なので、ここでは2枚目（特別条項の部分）の記入例を見ていきます。
「臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合」の書き方
一般条項の「具体的事由」よりもさらに厳しく見られる欄です。恒常的な長時間労働を招くおそれのある書き方は認められません。あくまで一時的・突発的に限度時間を超える必要があるものに限られます。
- ⭕ 予算・決算業務の集中／大規模なシステム障害への対応／突発的な仕様変更への対応／製品トラブル・大規模なクレームへの対応
- ❌ 業務の都合上必要なとき／業務上やむを得ないとき／慢性的な人手不足のため
回数・時間数の欄は4つの上限に収める
特別条項には絶対に超えられない上限が4つあります。ここを1つでも超える数字を書くと、その時点で受け付けてもらえません。
| 欄 | 上限 | 注意点 |
|---|---|---|
| 限度時間を超えて労働させることができる回数 | 年6回まで | 月45時間（②は42時間）を超えられるのは年6か月まで |
| 1箇月の時間数 | 100時間未満 | 休日労働を含めた合計。100時間ちょうどは不可 |
| 1年の時間数 | 720時間以内 | 時間外労働のみ（休日労働は含まない） |
| 2〜6か月平均 | 80時間以内 | 休日労働を含めた合計。届出欄ではなくチェックボックスで確認 |
まぎらわしいのが、1箇月の欄は休日労働を含む合計なのに、1年の欄は時間外労働だけという点です。1年の欄に休日労働を足して書いてしまう間違いがときどきあるので、記入前に確認しておくといいと思います。
割増賃金率は法定を超える率を定めるよう努める
限度時間を超えて働かせた分の割増賃金率を書く欄があります。法定の割増率は25%以上ですが、限度時間を超える部分については、それを上回る率にするよう努めることとされています。記入例では35%にしています。
ここで定めた率は、限度時間を超えた時間外労働の割増賃金率として実際の給与計算に使うことになるので、就業規則や賃金規程の割増率とずれていないかは必ず確認してください。割増率の全体像は割増賃金とは、残業・休日・深夜の割増率一覧にまとめています。
健康福祉確保措置は「番号＋具体的内容」で書く
特別条項では、限度時間を超えて働かせる労働者への健康・福祉を確保する措置を決めておく必要があります。様式の裏面（記載心得）に①〜⑩の選択肢があるので、該当する番号を書き、右の欄に具体的な内容を書きます。
- 医師による面接指導の実施
- 深夜業の回数制限
- 勤務間インターバルの設定
- 代償休日・特別な休暇の付与
- 健康診断の実施 など
番号だけ書いて具体的内容が空欄になっている届出をよく見かけますが、両方書くのが正しい形です。書いた以上は実施する前提なので、社内で実際に回せる措置を選んでおいたほうがいいと思います。
記入ミス・差し戻しになりやすいNG例
労基署の窓口で指摘されやすいところをまとめました。提出前にひととおり見ておくと、出し直しの手間が減ります。
| NG例 | 正しい書き方 |
|---|---|
| 事由が「業務の都合上必要なとき」 | 「月末の請求・支払業務の集中」など、いつ何の作業かがわかる形にする |
| チェックボックスが空欄 | 3か所すべてにチェックを入れる（1つでも空だと有効な届出にならない） |
| 会社全体で1枚だけ提出 | 事業場ごとに締結・届出する（本社一括届出の要件を満たす場合を除く） |
| 1年の時間数に休日労働を含めている | 1年の欄は時間外労働のみ。1箇月の欄は休日労働を含む合計 |
| 起算日が有効期間の初日とずれている | 原則そろえる。年ごとに起算日を変えない |
| 管理監督者が労働者代表になっている | 部長・工場長などは代表者になれない。一般の従業員から選ぶ |
| 所定労働時間を超える時間数だけ書いている | 法定労働時間を超える時間数が必須。所定超は任意欄 |
| 旧様式（押印欄あり）で提出 | 令和3年4月以降の新様式を毎年ダウンロードして使う |
残業時間そのものの管理がずれていると、協定の数字だけ整えても意味がなくなります。上限に近づいたら知らせてくれる勤怠システムを入れておくと、月45時間・年6回の管理はかなり楽になります（スマレジ・タイムカード
など、月次の残業集計が自動で出るタイプが向いています）。
提出方法・提出先・提出期限
提出先はどこ？
その事業場を管轄する労働基準監督署です。会社の本社所在地ではなく、協定を結んだ事業場の所在地で決まります。窓口へ持参するほか、郵送でも電子申請でも出せます。
紙で出す場合は2部（正本と控え）を用意して、控えに受付印をもらって持ち帰ります。この控えが、社内で協定の存在を証明する書類になるので必ずもらってください（郵送のときは返信用封筒を同封します）。
提出期限はいつまで？
「〇月〇日まで」という決まった期限はありませんが、協定の効力が発生する起算日より前に届け出ておく必要があります。届け出て初めて効力が生じるので、4月1日起算なら3月中に出しておく形です。
3月末は労基署が非常に混みます。私は3月に入ったらすぐ準備して、中旬までには出すようにしています（4月に入ってから慌てて出すと、その空白期間の残業が根拠のないものになってしまいます）。
電子申請と本社一括届出
e-Gov電子申請が使えます。令和3年4月1日からは電子署名・電子証明書も不要になったので、以前よりかなり手軽になりました。
事業場が複数ある会社は、一定の要件を満たせば本社を管轄する労基署へまとめて出す「本社一括届出」も使えます。e-Govの本社一括届出は協定内容が同一であることが要件ですが、過半数代表者や選出方法は事業場ごとに違っていてもかまいません。事業場ごとに内容が異なる場合は、厚労省のポータルサイト「確かめよう労働条件」の作成支援ツールに一括届出の機能が用意されています。
提出後にやること（周知・保存・更新）
出して終わりではなく、締結した内容を従業員へ周知する義務があります（労働基準法第106条）。事業場の見やすい場所への掲示、書面の交付、社内ネットワークでの共有などの方法があります。
協定書・協定届の控えは5年間（当分の間は3年間）保存します。そして有効期間が切れると残業をさせる根拠がなくなるので、翌年分の締結・届出を忘れないようにしてください。毎年3月に更新する会社が多いので、年間スケジュールに組み込んでおくと抜けません。
上限規制に違反して働かせた場合は、労働基準法第119条により6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金の対象になります（令和7年6月1日の刑法改正で「懲役」は「拘禁刑」に一本化されました。2026年8月時点の規定です）。届出をしないまま残業させた場合も同じく違反になります。
実際には即罰則というより是正勧告から入ることがほとんどですが、未払い残業が絡むと話が大きくなります。あわせて残業代不払い（未払い残業）のリスクと会社の対策も見ておくと、リスクの全体像がつかめると思います。
36協定届の記入に関するよくある質問
- パート・アルバイトも労働者数に含めるの？
-
含めます。時間外労働をさせる可能性があるなら、雇用形態にかかわらずその業務に従事する満18歳以上の人数に入れてください。過半数代表者を選ぶときの母数も、パート・アルバイトを含めた全労働者で数えます。
- 手書きで書いてもいいですか？
-
問題ありません。読み取れれば手書きでも受け付けてもらえます。ただ毎年作り直すものなので、Wordファイルで作って保存しておいたほうが翌年が楽です。
- 途中で残業が増えそうなときは書き直せる？
-
有効期間の途中でも、労使で協定を結び直して改めて届け出れば変更できます。ただし協定で定めた時間を超えて働かせてしまってからでは間に合わないので、超えそうだとわかった時点で動く必要があります。
- 従業員が10人未満の会社でも必要ですか？
-
必要です。就業規則の作成義務は常時10人以上ですが、36協定に人数の下限はありません。従業員が1人でも、法定労働時間を超えて働かせるなら締結・届出が要ります。
- 管理職には36協定は関係ない？
-
労働基準法上の管理監督者にあたる人は、労働時間の規制の対象外なので時間外労働の枠には入りません。ただし深夜労働の割増賃金は発生しますし、名ばかり管理職と判断されれば普通の労働者として扱われます。肩書だけで判断しないほうが安全です。
- 前年と同じ内容なら、コピーして日付だけ変えればいい？
-
有効期間を1年としているなら、内容が同じでも協定そのものは結び直しが必要です。過半数代表者の選出からやり直すのが正しい手順です。様式も改正されることがあるので、ファイルは毎年ダウンロードし直したほうがいいですね。
- 1日の延長時間を書かないとダメですか？
-
1日・1箇月・1年の3つとも定める必要があります。1日の欄には法律上の上限がないので自由に決められますが、空欄では受け付けてもらえません。
