「この契約書、角印でいいの？それとも実印じゃないとダメ？」。総務に配属されて最初に戸惑うのが、会社の印鑑の使い分けだと思います。
会社の印鑑は見た目が似ていても、種類ごとに「重み」がまったく違います。間違った印鑑を押すと書類が差し戻されますし、逆に重い印鑑を気軽に押すのはリスクです。
今回は、会社で使う印鑑の種類と使い分け、代表者個人の実印との関係、管理のルールまで、新任の総務担当者向けに整理しました。
会社で使う印鑑は主に4種類
まず全体像です。多くの会社が持っているのはこの4種類で、登録先があるかどうかで重みが決まります。
| 種類 | よく使う呼び方 | 登録先 | 主な用途 |
|---|---|---|---|
| 実印（代表者印） | 丸印、会社実印、法人実印 | 法務局 | 登記申請、重要な契約 |
| 銀行印 | 銀行印 | 金融機関 | 口座手続き、小切手・手形 |
| 角印（社印） | 角印 | なし（認印） | 請求書・見積書・領収書など日常書類 |
| ゴム印（住所印） | ゴム印、社判と呼ぶ人も | なし | 社名・住所の記名の代わり |
現場では「ここは丸印ですか？角印でいいですか？」という会話が日常的に交わされます。「丸印」と言われたら実印（代表者印）、「角印」と言われたら認印の社印のことだと覚えておけば、まず会話で困りません。
実印（代表者印・丸印）＝法務局に登録した一番重い印鑑
会社の実印は、法務局に届け出た印鑑のことです。形が丸いものが一般的なので、角印と対比して「丸印」と呼ばれます。外側の円に社名、内側の円に「代表取締役印」と彫られた二重円のデザインが定番ですね。
サイズには規定があり、辺の長さ1cmの正方形に収まるものや、3cmの正方形に収まらないものは登録できません（商業登記規則第9条）。実務では直径18mmまたは21mmの丸印が一般的です。
実印の重みの源は「法務局が印鑑証明書を発行してくれる」ことにあります。印鑑証明書とセットになることで、「この印鑑を押したのは確かにこの会社の代表者だ」と証明できるわけです。
銀行印＝金融機関への届出印
銀行印は、口座開設のときに金融機関へ届け出た印鑑です。口座の各種手続きのほか、小切手や手形の振出にも使います。小切手の書き方・銀行渡りの仕組みは小切手の記入例・書き方・切り方～銀行渡りなどの周辺知識も解説～で解説しています。
実印を銀行印と兼用することも物理的には可能ですが、おすすめしません。万一の紛失・悪用のときに被害が登記と預金の両方に及びますし、改印手続きも二重に発生します。実印・銀行印・角印は別々に作るのが基本です。
角印（社印）＝日常書類用の認印
角印は、四角い印面に社名を彫った認印です。どこにも登録されていないので印鑑証明書は出ませんが、請求書・見積書・領収書など、日常の書類はほぼこれで足ります。
「登録がない＝意味がない」わけではなく、「会社として発行した書類ですよ」という体裁を整える役割です。取引先も角印を求めているのであって、請求書に実印を押す必要はまったくありません（押してくる会社があるとむしろ管理が心配になります(笑)）。
角印は社名にかかるように、文字の右側へ少し重ねて押すのが通例です。会社名と印影が重なることで「この社名は会社が認めたもの」という見え方になります。逆に文字から離れた余白にぽつんと押されていると、なんとなく据わりが悪く見えるんですよね。
ゴム印（住所印）＝記名の代わり
社名・住所・電話番号・代表者名を組み合わせたゴム印は、手書きの代わりに使う「記名」の道具です。印鑑というより筆記の時短ツールで、押印としての意味は持ちません。
書類の宛名欄・発行者欄をゴム印で記名し、その横に角印を押す、というのが昔ながらの定番の組み合わせです。
代表者「個人」の実印と会社実印の使い分け
ここで混同しやすいのが、代表者個人の実印（市区町村に登録した個人の印鑑）と会社の実印（法務局に登録した会社の印鑑）の関係です。この2つは登録先も印鑑証明書の発行元も別物です。
| 項目 | 会社の実印 | 代表者個人の実印 |
|---|---|---|
| 登録先 | 法務局 | 住所地の市区町村 |
| 印鑑証明書の発行 | 法務局（印鑑カード） | 市区町村（マイナンバーカード等） |
| 証明する内容 | 会社（代表者）としての行為 | 個人としての行為 |
会社の契約には会社実印を使いますが、次のような場面では代表者個人の実印と個人の印鑑証明書が求められます。
- 会社設立のとき：発起人としての定款作成や、取締役の就任承諾書には個人の実印＋個人の印鑑証明書が必要
- 代表者が連帯保証人になるとき：会社の借入で経営者保証を求められた場合、保証契約は「個人」の行為なので個人実印
- 個人資産を担保に出すとき：代表者個人名義の不動産を会社の担保にする場合など
ポイントは、「誰の行為として押すのか」で使う実印が決まることです。会社の契約書に個人の実印を押しても会社の行為の証明にはなりませんし、逆もまた然り。書類で印鑑証明書を求められたら、「会社の証明書か、個人の証明書か」を最初に確認するのが実務のコツです（銀行の融資書類はこの2つが混在するので特に注意）。
書類別の使い分け早見表
「どの書類にどの印鑑か」を一覧にしました。迷ったらここに戻ってください。
| 書類 | 使う印鑑 |
|---|---|
| 登記申請書・印鑑届書 | 会社実印 |
| 重要な契約書（不動産・M&A・取引基本契約で指定された場合） | 会社実印（印鑑証明書添付を求められることが多い） |
| 金融機関の口座手続き・小切手・手形 | 銀行印 |
| 請求書・見積書・納品書・領収書 | 角印（そもそも押印なしでも有効） |
| 社内文書・送付状 | 角印またはゴム印（省略も多い） |
| 設立時の就任承諾書・経営者保証の契約 | 代表者個人の実印 |
実印＋印鑑証明書を求められるのはどんなとき？
実印の出番は「相手が本人性の証明まで求めてくる場面」です。具体的には、不動産取引、銀行融資、公正証書の作成、官公庁への登記関係の申請など。逆に、相手が印鑑証明書を求めてこないなら、実印を使う必要は基本的にありません。
なお、印鑑証明書には「発行後3か月以内」といった有効期限の指定が付くことが多いです。取得してから時間が経った在庫の証明書は使えないことがあるので、提出直前に取るのが無難ですね。
角印で足りる書類・そもそも押印不要な書類
請求書や見積書への角印は、実は法律上の義務ではありません。押していなくても書類の効力に影響はなく、商慣習として「会社発行の体裁」を整えるために押しているだけです。
最近は請求書を電子発行（PDF）にして、印影画像すら入れない会社も増えています。取引先から「角印がないと受け取れない」と言われるケースはまだありますが、年々減ってきている印象です。
そもそも押印は必要？（脱ハンコの現状）
契約書の押印は法律上必須ではない
意外に思われるかもしれませんが、契約は当事者の合意だけで成立するのが原則で、押印がなくても契約の効力には影響しません。これは内閣府・法務省・経済産業省が連名で公表した「押印についてのQ&A」（令和2年6月）でも明確にされています。
では何のために押すかというと、後で争いになったときに「本人が作成した文書だ」と証明しやすくするためです。特に実印＋印鑑証明書の組み合わせは証明力が高い、という整理になります。
裁判では、本人の印鑑による押印があると「本人の意思で作られた文書」と推定されやすくなります（いわゆる二段の推定）。だからこそ、相手にきちんと約束を守らせたい重要な契約ほど、実印＋印鑑証明書を求める実務が残っているわけです。「ハンコは飾り」ではなく、いざというときの証明の道具だと理解しておくと、どの場面で実印を使うべきかの判断がしやすくなります。
行政手続きの押印廃止が進んでいる
2020年以降、行政手続きの押印は大幅に廃止されました。社会保険関係の届出も原則押印不要になっています（逆に押印が必要な例外もあるので注意）。詳しくは社会保険の書類の押印が不要。逆に必要な場合や訂正の仕方を解説をご覧ください。
登記の世界でも、令和3年2月15日から、登記申請をオンラインで行う場合は法務局への印鑑の届出自体が任意になりました（書面申請の場合は引き続き必要です）。とはいえ、銀行取引などで会社の印鑑証明書を求められる場面はまだ多いので、実務上は実印を登録しておくのが現実的だと思います。
電子契約なら印鑑そのものが不要
契約を電子契約に切り替えれば、押印の代わりに電子署名で本人性を担保します。印紙税がかからない・郵送が不要というメリットもあり、中小企業でも導入が進んでいます（「freeeサイン 無料プラン登録」のような無料から試せるサービスもあります）。
電子契約の仕組み・書面契約との違いは電子契約入門：基本から理解する電子契約のしくみで解説しています。
会社印鑑の管理ルール
保管と使用権限（実印・銀行印は分けて厳重に）
印鑑の管理は重みに応じてメリハリをつけます。
- 実印・銀行印：金庫保管。持ち出し禁止。押印できる人を限定（社長・総務責任者など）し、印鑑カードや通帳とは別の場所に保管する
- 角印：日常的に使うので施錠できる引き出しなどで管理。使用者の範囲を決めておく
- ゴム印：通常の事務用品扱いで可
特に「実印と印鑑カード」「銀行印と通帳・小切手帳」を同じ場所に置くのは厳禁です。セットで盗まれると、印鑑証明書の取得や手形の振出までできてしまいます。
押印記録簿のすすめ
実印・銀行印については、「いつ・誰が・どの書類に押したか」を記録する押印記録簿（押印申請書）を運用するのがおすすめです。様式は簡単なもので十分で、日付・書類名・申請者・承認者の4項目があれば足ります。
記録があると、後から「この契約書にいつ押したか」を遡れますし、何より「記録される」こと自体が安易な押印の抑止になります。監査や内部統制の整備でもまず見られるポイントです。
運用のコツとしては、押印を「申請して承認をもらう」フローにしておくことです。担当者が勝手に押せる状態だと、内容を確認しないまま重要書類に実印が押されるリスクが残ります。小さい会社でも、実印・銀行印だけは「社長または総務責任者の承認を経て押す」と決めておくと、後々のトラブルがぐっと減ります。
改印・紛失時の手続き
実印を紛失した（または磨耗で印影が変わった）場合は、法務局に改印届を出して新しい印鑑に登録し直します。紛失時は悪用防止のため、警察への届出とあわせて速やかに手続きしてください。
銀行印の紛失は金融機関への届出（喪失届→改印）です。口座ごとに手続きが必要なので、複数行と取引がある会社は意外と大仕事になります。日頃の保管がいかに大事かという話ですね。
印鑑にまつわる実務の豆知識
契印・割印・捨印・消印の違い
押し方にも名前があります。新任のうちに用語だけ整理しておくと、指示されたときに迷いません。
| 名前 | 押し方・目的 |
|---|---|
| 契印 | 複数ページの書類の見開き（またはページの綴じ目）にまたがって押す。差し替え防止 |
| 割印 | 2部の書類（原本と控えなど）にまたがって押す。同一性の証明 |
| 捨印 | 欄外にあらかじめ押しておき、軽微な訂正を相手に委ねる。悪用リスクがあるので安易に押さない |
| 消印 | 収入印紙と書類にまたがって押す。印紙の再利用防止（角印やゴム印でも可） |
このうち捨印は要注意です。「訂正を白紙委任する」に近い意味を持つので、相手から求められても、重要な契約書では安易に応じない方がいいと思います。
印鑑カードと印鑑証明書の取り方
会社の印鑑証明書は、法務局で発行される印鑑カードを使って取得します。窓口の証明書発行請求機のほか、オンライン請求（郵送受取・窓口受取）も使えるので、頻繁に取る会社はオンラインが楽です。
登記事項証明書（謄本）のオンライン請求と合わせたやり方は法務局の謄本請求などネット申請の使い方を解説～会社の謄本の取得はオンライン申請が便利～で解説しています。
まとめ
会社の印鑑のポイントを整理します。
- 会社の印鑑は実印（丸印）・銀行印・角印・ゴム印の4種類。登録先の有無で重みが決まる
- 「丸印＝実印」「角印＝日常書類の認印」。現場の会話はこの2語で回っている
- 会社実印（法務局）と代表者個人の実印（市区町村）は別物。「誰の行為か」で使い分ける
- 実印の出番は印鑑証明書とセットで求められたときだけ。請求書に実印は不要
- 契約書の押印は法律上必須ではない。行政手続き・電子契約と脱ハンコは進行中
- 実印・銀行印は金庫＋押印記録簿で管理。印鑑カードや通帳と一緒に保管しない
会社の印鑑のQ&A
- シャチハタ（インク浸透印）を会社書類に使ってもいい？
-
社内の回覧や受領確認程度なら問題ありませんが、契約書や届出書には使わない方がいいです。印面がゴムで変形しやすく、同じ印面が大量に流通しているため、本人が押した証明として弱いからです。提出先から不可とされることも多いです。
- 電子印鑑（印影の画像データ）に効力はあるの？
-
印影画像を貼っただけでは、誰でも複製できるため本人性の証明にはほぼなりません。見た目を整える用途と割り切ってください。証明力が必要なら、電子署名付きの電子契約サービスを使うのが正解です。
- 請求書に丸印と角印の両方を押す必要はある？
-
不要です。請求書はそもそも押印なしでも有効なので、押すとしても角印1つで十分です。両方押しても効力が増すわけではありません。
- 会社の印鑑証明書は誰でも取れてしまうの？
-
印鑑カードを持参すれば、委任状なしで誰でも窓口で取得できてしまいます。だからこそ印鑑カードの保管が重要です。実印本体と印鑑カードを別の場所で管理するのはこのためです。
- 代表者個人の実印を会社の実印として登録できる？
-
サイズ規定を満たせば登録自体は可能ですが、おすすめしません。公私の区別がつかなくなる上、代表者交代のときに必ず改印が必要になります。会社用の印鑑を別に作るのが結局一番安上がりです。
- 代表者が交代したら印鑑はどうなる？
-
印鑑の届出は代表者ごとなので、新しい代表者が改めて印鑑届書を提出します。印鑑そのものは社名しか彫っていなければ引き継いで使えますが、役員変更登記とセットで法務局での手続きが必要です。
