新型コロナウイルスの影響や急な売上減少などの経営危機が来た時に総務経理担当者としてどうするべきか。
今回は、土地建物や賃借料の節減を目的として、倉庫やトランクルームの活用を考えたいと思います。
会社向けだけでなく、個人使用もできるトランクルームばかり集めてますので、プライベートでも使用できます！！
場所代が本業を圧迫してはいけない
まずは次の資料をご覧ください。
中小企業庁の「中小企業実態基本調査」からの抜粋ですが、売上に対する比率で地代家賃は販管費の中では人件費についで多く1.3％となっています。（全企業集計の合計値での比率ですが）
多くの業種で材料費や人件費に次いで、土地建物の減価償却費や賃借料は多くのコストを占めます。
これらの金額が売上に連動しない固定費としては、一番高い比率を占める会社も多いと思います。
その為、人件費や材料費など本業に関わるところは手を付けにくいとしても、このような間接費ならコスト削減はやりやすいですよね。
そして、同じ金額を支払うにしても、土地や建物をいつでも解約できる賃貸契約にしておき、可能な限り固定費を変動費に変えれれば、コロナのような非常事態は調整がしやすいと思います。
（知り合いの介護施設で、イベント用品や書類を置く場所がなくて、利用者が使う部屋を1室つぶしていたのを今でももったいないなあと思っています・・・）
また休業するとしても、事業再開のために、事務所を借り続けるよりは、必要なものだけ倉庫に入れた方が、毎月の費用はさがり、体力を温存できます。
そういう訳でトランクルームや倉庫の利用を考えてみてはいかがでしょうか。
トランクルームの探し方
チラシやネットでみることも多いですし、近所で見かけた所を使うのもいいと思います。
大型の倉庫なら不動産屋さんが担当しますね。
契約方法もそうですが、何かと不動産を選ぶのに近い印象を受けます。
選ぶポイントは1.場所 2.金額 3.間取り etc
使用用途によりますが、会社からのアクセスという意味で、場所が1番の大切です。
会社から遠く出し入れのしないトランクルームは、使い勝手が悪いですし、その中に入れているのは本当に必要か疑問が残ります。
2番が金額、3番は間取りになるかと思いますが、その他にも色々ポイントがあります。 そのポイントをまとめていきたいと思います。
トランクルーム申込方法（体験談より）
私が申し込んだトランクルームは下のような流れで、他の多くも同じ流れだと思います。
- ネットや電話で申し込み
- 契約書（家の賃貸の簡易版のような形）、口座引き落とし用紙のやり取り
- 手数料初回家賃の振込
- （初回費用の振込が終われば）鍵が郵送されてくる。
注意したいのは、申し込んですぐ使えないケースが多い点です。
私の場合は申し込みの電話から使えるまで7日前後かかりました。（引き落としなどの審査の関係かもしれませんが、、、） カード決済を行っていない会社も多いので気を付けましょう。
その他苦労した点など
間口の広さに注意
選ぶ際のポイントで、寸法が案内に書いてあるんですが、それが「入り口」か「間口」の広さかどうかです。この間口の広さというのは、荷物を入れる時の幅として重要です。
不動産屋のような対応
また、苦労した点は、ネットで空き物件と書いてあるので、申込みに行くと「他のお客様が決まりました」ということで高い物件を紹介されるのが2件ぐらい続きました。
先客がいるなら先に埋まっていると、ホームページで案内してほしいものです。（そういう雰囲気も不動産に近いかんじですね）
解約費用や諸費用に注意～トランクルームの最大のデメリット～
その他注意したいのは、ホームページを隅々見れば書いているのかもしれないですが、 解約するときの料金が書かれていなかったり、口座引き落としの手数料が書いていない会社も多いです。
私が借りた会社は、 鍵を作成する費用とかはかかりませんが、そういうところもあるので注意が必要ですね。
このあたりの費用も考えてトータルコストで計算しないといけないですね。
トランクルームの経理処理、勘定科目、仕訳について
トランクルームの勘定科目について
ちなみにトランクルームは、「地代家賃」や「倉庫使用料」などの損益勘定科目で処理します。
税法上の規制は特にないので費用処理が可能です。仕訳としては次のような感じです。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 地代家賃 | 1,000 | 現金 | 1,000 |
家賃は前払いが多いでしょうから、決算時には「前払費用」などへ振り替えないといけません。
減価償却について
投資用のトランクルーム（大家として他人へ貸し出す）以外は、借りているものなので減価償却はありません。
使ってみての感想
実際の物件を見たイメージは、ネットで見たイメージとそんなに違いはありませんでした。
使用感というか、使う前と想像通りでそんなに違和感はないです。
祭事やイベントの販促品なども入れていこうと思います。
トランクルームの三つのタイプと全国展開ブランド
トランクルームは大きく下の3タイプに分かれると思います。 その区分ごとで全国展開している安心ブランドを紹介しますので、自分の希望の条件に見合うものがあれば検討してはいかがでしょうか？
1.屋内タイプ
ビルの一室などを使うタイプです。 駅近くの都心部にもあり、空調がきいていて、温度・湿度管理、防虫対策ができるなどのメリットがあります。 デメリットは、屋外タイプよりも料金が割高、長机の大きいタイプなどの大きいモノは無理とかですね。
エリアリンクの「ハローストレージ」
エリアリンクの「ハローストレージ」の特徴は次の通りです。
- ラック付きトランクルームあり
- 屋内、屋外両タイプあり
- ALSOK警備タイプあり
このハローストレージ 
は屋内・屋外を展開してます。 街でよく見かけます。
都心部だけでなく、地方部でも出店しており、値段設定も比較的安いイメージですね。
2.屋外タイプ
私が契約したのもこのタイプです。
メリットは安い、大きなものが入る。
デメリットは温度・湿度管理ができない（つまり衣服などはカビが生えるリスクがある）などでしょうか。
ただ、扇風機や季節ものを多く入れてますが、季節毎で入れ替えていれば特にカビが生えた事はありませんが(笑)
ランドピアの「スペースプラス」
ランドピアの「スペースプラス」の特徴
- 屋内、屋外両タイプあり
- バイクコンテナ
- 展開エリアが広い
私が使っているトランクルームはこのスペースプラス 
です。
このスペースプラスは、私が探したエリアでは、一番安かったです。 その他にも初期費用などが安いのが決めてでしたね。
3.ネット宅配タイプ
都心部で近所にトランクルームがないとかなら、このネット宅配タイプがオススメです。
サマリーの「サマリーポケット」
サマリーの「サマリーポケット」の特徴
- 箱につめて送るだけ
- 料金は一箱当たりで計算
- 預けたモノをデータ管理できる
このサマリーポケット 
はつるの剛士さんがCMに出ているので見られた方も多いと思います。
イメージとしては、段ボールで発送して、必要な時送ってもらう形です。
個室のトランクルームを借りるほど量がない場合とかにオススメです。
オフィスでのトランクルームのおすすめの使い方6選
会社の総務担当者がトランクルームを活用する場面は多岐にわたりますが、おすすめの使い方をご紹介します。
長期保管が必要な書類の管理
- 法律で保管が義務付けられている会計書類や契約書など、すぐには必要ないけれど保管が求められる文書をトランクルームに保管すると、オフィス内のスペースを有効活用できます。耐火・防湿対策があるトランクルームを選ぶと安心です。
季節用品や備品の収納
- 季節ごとに使用するイベント用品（クリスマスの飾り、夏のイベントテントなど）や、社内行事用の備品などは普段使わないため、トランクルームに保管することでオフィス内がスッキリと片付きます。
オフィス家具・設備の一時保管
- オフィス移転やリニューアルの際に、一時的にオフィス家具や設備を保管するために利用できます。不要になることがある一方で、再利用の可能性がある家具を保管することで、コストを抑えられる場合もあります。
緊急備蓄品の管理
- 防災用の備蓄品（非常食、飲料水、簡易トイレなど）をオフィス内に置くと場所を取るため、トランクルームにまとめて管理することが有効です。必要な時にすぐアクセスできるよう、保管場所はオフィスからアクセスしやすい場所を選ぶと便利です。
展示会・プロモーション用資材の保管
- 展示会やイベントで使用するブース装飾品やプロモーション用の大きな資材、パンフレットなどは頻繁に使わないため、トランクルームでの保管が最適です。使うたびに整理しやすいように配置しておくと、取り出しやすくなります。
バイクの保管場所
- 物件にもよりますが、バイクの保管が可能な物件が多いです。