取引先との接待や打ち合わせの飲食代を精算するときに使うのが「交際費精算書」です。普通の経費精算書と似ていますが、交際費は税務上のルールが細かいので、専用の様式を使う会社が多いですね。
特に大事なのが参加者の記載です。誰と・何のために飲食したかを残しておかないと、税務上の証拠として弱くなってしまいます。令和6年4月からは「1人1万円」の基準も変わりました。
今回は、交際費精算書の書き方と記入例、税務関係の注意点をまとめました。これからテンプレート・様式を整える経理担当の方の参考にしてください。
交際費精算書とは
交際費精算書は、取引先などとの接待・贈答・飲食にかかった費用を精算するための書類です。「接待交際費精算書」と呼ぶこともあります。
普通の経費と分けて専用様式にするのは、交際費が税務上、損金（経費）にできる金額に制限があるからです。後の集計や税務調査のために、参加者や目的をきちんと残す必要があります。
交際費と会議費の違い
飲食代でも、交際費になるものと会議費になるものがあります。ここは税務上の扱いが変わる大事なポイントです。
| 会議費 | 交際費 | |
|---|---|---|
| 内容 | 打ち合わせに伴う飲食など | 接待・贈答・慰安など |
| 飲食費の目安 | 1人1万円以下（社外飲食） | 1万円超、または接待目的 |
| 損金算入 | 原則全額 | 制限あり |
令和6年4月1日以後は、社外の人との飲食で1人あたり1万円以下なら交際費から除いて会議費などで処理できます（改正前は5,000円）。1万円を超えると交際費になります。
交際費精算書に書く項目（記載項目一覧）
交際費精算書には、おおむね次のような項目を入れます。とくに参加者の情報は税務上の保存要件なので、必ず書いてもらいます。
- 申請者の氏名・所属・申請日
- 飲食等の年月日
- 相手先の会社名・氏名・関係（取引先など）
- 参加人数（社外・社内の内訳）
- 目的（何のための接待か）
- 店名・所在地・金額
- 1人あたり金額（自動計算）・承認欄
ポイントは、「いつ・誰と・何のために・どこで・いくら」が後から読んで分かるように書いてもらうことです。特に相手先の氏名と関係は、書き忘れると損金にできなくなる恐れがあるので必須です。
交際費精算書の記入例（文例）
記入例を載せておきます。会社名・金額などは架空のものなので、自社の様式に合わせてください。
交際費精算書（文例）
申請日 令和 年 月 日
所属 営業部 氏名 山田太郎
飲食日 5/15（木）18:30～20:30
相手先 △△商事株式会社 購買部 佐藤部長 ほか2名（取引先）
参加人数 社外3名・社内2名 計5名
目的 新規取引に向けた打ち合わせと懇親
店名 〇〇（大阪市〇〇区）
金額 44,000円（税込） 1人あたり 8,800円
判定 1人1万円以下 → 会議費で処理／領収書あり
上の例のように、相手先の氏名・関係、参加人数、目的、1人あたり金額まで書いてもらえれば問題ないと思います。1人あたり金額を出しておくと、会議費か交際費かの判定がその場でできて便利ですね。
相手先が大人数のときは？
全員の氏名を書ききれない場合は、「△△商事 購買部 佐藤部長ほか〇名」のように代表者＋人数で書く方法もあります。会社名と関係、人数が分かれば、保存要件を満たせます。
交際費精算書のテンプレート（無料ダウンロード）
そのまま使える交際費精算書のテンプレートを用意しました。社内の様式がまだ決まっていない方は、こちらをベースに使ってください。Excel版は金額の合計が自動計算されます。Word版は印刷してそのまま手書きで記入できます。
- 記入例の会社名・氏名・金額はすべて架空のサンプルです。自社の内容に書き換えてお使いください。
- Excel版は合計が自動計算されます。Word版は印刷してそのまま記入できます。
交際費の税務上の注意点
1人1万円以下は交際費から除ける（令和6年4月～）
社外の人との飲食費は、1人あたり1万円以下なら交際費から除外して、会議費などで全額損金にできます。令和6年4月1日以後の支出から、基準が5,000円→1万円に引き上げられました。
ただし、この特例を使うには参加者の氏名・関係・人数などを書類に残しておくことが条件です。記載がないと特例が使えないので、精算書にきちんと書いてもらうことが大事ですね。
中小企業の交際費は年800万円まで損金にできる
中小法人（資本金1億円以下など）は、交際費を年800万円まで損金にできる特例があります。または、接待飲食費の50%を損金にする方法のどちらかを選べます。この特例は令和9年3月31日までに開始する事業年度まで延長されています。
多くの中小企業では800万円の枠で十分なので、こちらを使うことが多いですね。年間の交際費を集計しておき、枠を超えそうなら早めに把握しておくと安心です。
領収書はインボイスを確認
飲食代の領収書も、消費税の控除のためにインボイス（登録番号付き）かどうかを確認します。お店でもらう領収書に登録番号が入っているか、精算時にチェックしておきましょう。年間の交際費集計は、会計ソフト（「freee会計」など）で科目を分けておくと枠の管理が楽になります。
よくある質問（FAQ）
- 社内だけの飲み会も交際費になりますか？
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社内の懇親会などは交際費になることが多いですが、全社員対象の慰安（忘年会など）は福利厚生費にできる場合もあります。一部の社員だけだと交際費になりやすいので、対象範囲で判断します。なお1万円基準は社外の人を含む飲食が対象です。
- 手土産やお中元も交際費精算書を使いますか？
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使います。贈答品も交際費なので、贈り先・目的・金額を記載して精算します。飲食ではないので1万円基準（飲食費の特例）は適用されず、交際費として扱います。
- 1人1万円ちょうどはどちらになりますか？
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「1万円以下」が交際費から除ける基準なので、ちょうど1万円は対象に含まれます。1万円を超えた場合に交際費になります。税込・税抜の判定は会社の経理方式によるので、顧問税理士に確認しておくと確実です。
- 参加者の名前を書き忘れたらどうなりますか？
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参加者の氏名・関係は税務上の保存要件です。記載がないと1万円以下の特例が使えなかったり、損金性を否認されたりする恐れがあります。後からでも分かる範囲で補記してもらいましょう。
- ゴルフ接待の費用も交際費ですか？
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はい、取引先とのゴルフや観劇などの接待は交際費です。飲食費の1万円基準は使えないので、交際費として精算します。参加者と目的の記載は同じく必要です。
まとめ
交際費精算書は、接待・贈答の費用を税務に対応した形で残すための書類です。相手先の氏名・関係・参加人数・目的をきちんと書いてもらうのが最大のポイントです。
- 相手先の氏名・関係、参加人数、目的、1人あたり金額を記入
- 社外飲食は1人1万円以下なら交際費から除ける（令和6年4月～）
- 中小法人は交際費を年800万円まで損金算入できる特例あり
- 参加者の記載は保存要件。領収書はインボイスを確認
記載項目さえ押さえておけば、交際費の精算と年間集計がスムーズになります。これから交際費の運用を整える方の参考になればうれしいです。
