社内イベント・社内行事の企画・準備・運営の進め方

「忘年会や社員旅行の幹事を任されたが、何から手をつければいいのか」。社内イベントや社内行事の運営は、総務に任されることが多い業務です。準備すべきことが多く、初めてだと戸惑ってしまうものです。

私も社内行事の企画・運営を担当してきましたが、進め方の流れを押さえておくと、抜け漏れなく準備でき、当日も落ち着いて対応できます。せっかく開くなら、みんなに楽しんでもらえるイベントにしたいものです。

今回は、社内イベント・社内行事の企画・準備・運営の進め方を整理しました。イベントの幹事や運営を任された方の参考になればうれしいです。

社内イベント・社内行事とは

まずは、社内イベント・社内行事の目的と種類を整理しておきましょう。

開催の目的

社内イベント・社内行事は、社員同士の交流を深め、コミュニケーションを活発にすることを主な目的としています。部署を超えたつながりが生まれたり、日頃の感謝を伝え合えたりすることで、職場の雰囲気がよくなり、働く意欲（モチベーション）の向上にもつながります。社員同士の交流を深めることが、イベント開催の大きな狙いです。

主な種類

社内イベントには、さまざまな種類があります。

種類	例
季節の行事	新年会、忘年会、花見
節目の行事	入社式、周年記念、表彰式
交流イベント	社員旅行、懇親会、スポーツ大会
その他	研修、防災訓練、社内勉強会

企画・準備・運営の進め方

イベントは、次の流れで進めると、抜け漏れなく準備できます。

イベントを成功させるポイントと注意点

イベントをより良いものにするための、ポイントと注意点を押さえておきましょう。

参加しやすい工夫をする

イベントは、できるだけ多くの人が参加しやすいよう配慮することが大切です。日時や場所、内容を、参加者の都合に合わせて検討しましょう。最近は、参加を強制しない流れが一般的です。家庭の事情などで参加できない人もいるため、欠席しても気まずくならない雰囲気づくりを心がけると、かえって参加率が上がることもあります。社員の意見を聞きながら企画すると、満足度も高まります。

費用の扱いと安全への配慮

イベントの費用は、福利厚生費などとして処理できる場合がありますが、内容や対象によっては課税対象になることもあります。扱いに迷うときは、経理や税理士に確認しましょう。また、社員旅行やスポーツ大会などでは、けがや事故への備えも欠かせません。無理のない内容にし、必要に応じて保険への加入も検討するなど、参加者の安全に配慮することが大切です。お酒を伴う場では、飲みすぎや帰宅時の安全にも気を配りましょう。

まとめ

社内イベント・社内行事は、社員同士の交流を深め、職場の雰囲気やモチベーションを高める目的で開かれます。進め方は、目的と内容を決め、企画して承認を得て、会場や手配の準備を進め、参加者へ案内し、当日運営して振り返る、という流れが基本です。やるべきことをリスト化すると、抜け漏れを防げます。

成功させるには、多くの人が参加しやすい工夫をし、参加を強制しない配慮も大切です。費用の税務上の扱いや、参加者の安全への配慮も忘れないようにしましょう。社員の意見を取り入れながら企画すれば、みんなに喜ばれるイベントになります。

よくある質問

社内イベントの幹事になったら、まず何をすればいいですか？

まずは、何のためのイベントかという目的を明確にし、内容・日時・場所・予算・対象者を決めることから始めましょう。これらが固まると、企画を立てて承認を得る、準備を進める、という流れにスムーズに移れます。やるべきことをリスト化し、期限を決めて進めると、抜け漏れを防げます。

イベントへの参加は強制してもいいですか？

最近は、参加を強制しない流れが一般的です。家庭の事情などで参加できない人もいるため、欠席しても気まずくならない雰囲気づくりが大切です。強制すると、かえって不満につながることもあります。多くの人が「参加したい」と思える内容を工夫するほうが、結果として参加率も満足度も高まります。

社内イベントの費用は経費になりますか？

多くの社員が参加でき、社会通念上ふさわしい範囲のものであれば、福利厚生費などとして処理できる場合があります。ただし、特定の人だけが対象だったり、内容が過大だったりすると、給与とみなされて課税対象になることもあります。扱いに迷うときは、経理や顧問税理士に確認しておくと安心です。

参加率を上げるにはどうすればいいですか？

参加しやすい日時・場所・内容にすることが基本です。早めに案内して予定を確保してもらい、社員の意見を取り入れた企画にすると、参加意欲が高まります。強制ではなく「参加したい」と思ってもらう工夫が大切です。過去のイベントの感想を聞き、改善を重ねていくと、少しずつ参加率も上がっていきます。

イベント中の事故やけがに備えるには？

社員旅行やスポーツ大会など、体を動かすイベントでは、無理のない内容にすることがまず大切です。けがや事故に備えて、必要に応じてイベント向けの保険への加入を検討するのもよいでしょう。お酒を伴う場では、飲みすぎや帰宅時の安全にも配慮します。万一に備えて、緊急連絡先や対応の手順も確認しておくと安心です。