「雇用保険の手続漏れはありませか？」というハガキが届いたら、、、

何かミスったかなあ、、今では、毎年来てるような気がしますが、初めてこのハガキを受けた時はびっくりしたものです。

あくまで定期的な確認なので、大丈夫です。

送られた事業所が怪しいと検査のために送られているのではなく、定期的なものなので事務的に確認しましょう。

「雇用保険に関するお知らせ」のハガキとは？

これが送られてきたハガキです。（私の会社にも毎年同じ時期に届きます）

そもそも何のために送られてくる？

内容としては、雇用保険の加入人数を再確認したいので、全事業所に送ってます、という案内です。

ハローワーク側で把握している被保険者数と、会社側で把握している人数にズレが無いかを定期的にチェックするためのものですね。

怪しまれて送られているの？

そういうわけではなく、全事業所に一斉に送られている定期確認なので、心配する必要はありません。

「うちだけ届いた」「何か疑われている」ということではないので、事務的に確認すれば問題ないと思います。

返送は必要？

人数が一致していれば、特に何もしなくて大丈夫です。返送義務もありません。

人数が違っていた場合のみ、後述の手順で原因を確認してハローワークへ相談する流れになります。

ハガキに書かれた被保険者数の確認方法

集計時点はいつの人数？

確認して人数が異なる場合、まず、ハガキに記載された集計基準日（例：令和○年○月○日時点）の人数かどうかを再確認しましょう。

直近の人数ではありません。ハガキ到着時点の人数で照合すると合わないことが多いので、必ずハガキ記載の基準日の人数で確認してください。

何で人数を数える？

会社側での人数確認の方法としては、次のようなやり方が一般的です。

• 資格取得した際に預かった喪失届の用紙を数える
• 給与台帳から雇用保険料を天引きしている人数を数える
• 給与計算ソフトの「雇用保険被保険者一覧」を出力する

これらとハガキに記載されている人数の差を確認します。

一致しないときに考えられる原因

一致しない理由としては、次のようなものが多いと思います。

• 取得・喪失手続きのモレ
• 育休中などの休職者を会社側でカウントから外している
• 退職者の喪失届をハローワークに出していない
• 勤務形態の変更（週20時間未満→以上、またはその逆）に伴う取得・喪失漏れ

なお、令和2年（2020年）4月以降は65歳以上の従業員も雇用保険の被保険者（高年齢被保険者）になっているので、ここを「免除だから」とカウントから外すと数が合わなくなります。古い実務感覚のままだと漏れやすい部分なので、念のため確認しましょう。

人数が一致しないときの対応

ハローワークで加入者一覧をもらうには？

会社側で確認しても人数が合わないようなら、このハガキを持ってハローワークへ行くと、加入者リストを見せてもらえます。

窓口で「人数が合わないので確認したい」と伝えれば対応してもらえると思います。（押印欄が残っているハガキでも、現在は社印不要で確認してもらえるケースが多いですね）

雇用保険適用事業所情報提供請求書の使い方

もう少しちゃんとした書面で一覧が欲しい場合は、「雇用保険適用事業所情報提供請求書」を管轄ハローワークへ提出します。

これを出すと、雇用保険に加入中の被保険者の一覧を書類でもらえます。社内で監査・人数照合の証跡として残したいときに便利です。

用紙はハローワーク窓口でもらえます。社印は基本的に不要ですが、代理人が請求する場合は委任状が必要になることがあるので、事前に管轄ハローワークへ確認しておくと安心です。

過去の漏れは遡って手続きできる？

勤務形態の変更や退職処理の漏れで取得・喪失モレがあった場合は、遡及（そきゅう）手続きで過去にさかのぼって届け出ることができます。

原則は2年遡れます。さらに賃金台帳や出勤簿などで雇用保険料が天引きされていた事実が確認できる場合は、2年を超えて遡れる特例（時効の特例）もあります。

従業員の方や退職者の方の失業給付などに影響することなので、過去の部分もちゃんと手続きを取りましょう。

従業員さんが他社で先に雇用保険に入っていた等で二重加入が判明したケースの確認方法は、雇用保険の二重加入の際の取り下げ手続きの方法～従業員の雇用保険の加入状況の確認方法なども合わせて解説～にまとめていますので、合わせてご覧ください。

雇用保険のハガキに関するよくある質問

毎年届くの？

会社や時期によりますが、毎年または2〜3年に1度くらいの頻度で届くのが多いですね。私の会社でも毎年同じ時期に届きます。

提出期限はある？

人数が一致していれば返送・提出の必要はありません。一致しない場合のみ、ハガキを持ってハローワークへ行く形になるので、厳密な期限は無いと考えてもらって大丈夫です。とはいえ放置するとモレに気付くのが遅れるので、届いたら早めに確認するのがおすすめです。

65歳以上の従業員も人数に含めるの？

はい、含めます。令和2年（2020年）4月以降は65歳以上の従業員も雇用保険の被保険者（高年齢被保険者）になっているので、人数に入れて照合してください。

育休中の人は人数に含む？

育休中であっても雇用保険の被保険者資格は継続しているので、人数には含めて数えます。給与から雇用保険料を天引きしていない期間でも、被保険者であることに変わりはありません。

ハガキを紛失したらどうする？

無くしても大きな問題にはなりません。人数の照合だけ社内でやっておき、ズレがあれば管轄ハローワークに直接問い合わせれば対応してもらえると思います。