今回は、事務担当者が退職する人へ説明する内容をまとめました。
退職時の説明は、退職する人と付き合いが長かったり、色々もめて辞めるとか、感情的に対応してしまいがちです。
そんな時でも冷静に対応できるようにマニュアル化してまとめました。
次の文章を、自分の会社に当てはまるように書き換えて「退職マニュアル」として使ってください。
なお、死亡退職の場合は全く事情が異なると思いますので、次の説明を参考にしてくださいね。
退職時の従業員への説明文（１部を退職者へお渡しください）
文書で渡してかつ、コメントで補足するような使い方を想定しています。
ひな形です（自由にコピペしてお使いください）
１、本人から会社へ提出・返却するもの
- 退職届
- 健康保険証
- 社内書類文書
- データ(PC内のデータはそのままにしておいて下さい。引継ぎで使うので)
- 名刺 → 自分の名刺は総務部担当者へ、取引先の名刺は所属長へ渡して下さい。
- 事務用品等 → 机の中にそのままにしておいて下さい。（資料など勝手に捨てられないため）
- 社員証
２、会社から本人へ返却するもの
特になし。
（厚生年金手帳、雇用保険証書は、入社手続完了後に返却済です）
３、給料について
（これについては支払いの関係で大きく異なりますが末締めの場合について書いてます）
月末退職の場合
・支払い金額は全額
・控除されるものはいつもどおり全項目
月中退職の場合
・支払い金額 日割り計算＋通勤費（通勤費については日割り計算で支給する会社もあれば、少しでも出勤すれば月額全て出す会社もあるので確認してください）
・控除されるもの 雇用保険、 所得税、市民税 、（健康保険厚生年金は控除できない）
振り込み日は〇〇月〇〇日です。 給料明細書は、振り込み日前日までに郵送します。
４、市民税について
市民税は、令和ｘ１年1月1日から令和ｘ１年12月31日までの一年間の確定した給与分を令和ｘ２年6月から令和ｘ３年5月分給料から役所が算出した金額を毎月給料より控除し、納付しています。
退職後、会社が役所へ異動届を提出しますので残額のある場合は、その残額と翌年分(令和ｘ１年給与分)がそれぞれ役所より決定通知書と納付書が郵送されますので、ご自身 で納付下さい。
５、雇用保険について
退職の日の翌日から4、5日以内(休日を除いて)に職業安定所で資格喪失の手続きをし、離職 票1・2および説明書を職業安定所より受け取り後、本人宅へ郵送します。
所轄のハローワーク（職業安定所）で手続きして下さい。
６、源泉徴収票について
令和ｘ２年１月１日~退職日までの給与の源泉徴収票を令和１年11月末日までに郵送します。
この源泉徴収票は、本年中に再就職された場合は、その会社で年末調整をする場合に必要です。
その会社へ提出して下さい。
又、再就職されなかった場合は翌年2月16日~3月15日のご自身の確定申告時に必要ですから大事に保管して下さい。
７、退職後の健康保険・厚生年金の手続きについて、
【任意継続】
被保険者の資格を喪失する日の前日(退職日)まで二カ月以上被保険者であれば、 任意継続被保険者の手続きがとれます。
尚、資格喪失日から20日以内が手続き期限です。
ご自身の住居地の社会保険事務所へ印鑑をご持参のうえご相談下さい。
保険料は全額負担となります。（会社負担分も必要という意味）
【国民健康保険】
ご自身の住居地の市・区役所でご相談下さい。
厚生年金 【国民年金)に自身の住居地の市・区役所でご相談下さい。
８、退職金について
(3年以上勤務された方など、こちらについては退職金規定など社内規定を確認してください)
退職金は令和〇〇年〇月〇日までに振り込みます。
なお、退職金の支払いに関して「退職所得の受給に関する申告書」に記名捺印のうえ、会社へご提出下さい。
提出なき場合は、退職所得税20%を控除して振り込みます。
その他～口頭で補足した方がいいこと
上のような用紙を渡せば常識のある人はわかってくれますが、常識がない人も多いです。(笑)
仕事の段取り進捗などをグループのメンバーに引き継ぎように言ったほうがいいでしょう。
また、源泉徴収票、離職票などの送付が発生すると思うので住所を変更した際はしばらくは連絡してほしいと伝えておくのがいいと思います 。
その他、退職後の情報保護、競業禁止の誓約書等を書いてもらうなら別途説明が必要です。
なお、会社都合いわゆる解雇時は上記のように冷静な会話ができないケースが多いと思います。その時の説明方法はまた別で説明したいと思います。
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