身元保証書の書き方と記入例

新しく人を採用したとき、入社書類の一つとして「身元保証書」を提出してもらう会社は多いと思います。本人が会社に損害を与えたとき、保証人にも責任を負ってもらうための書類ですね。

ただ、この身元保証書は2020年4月の民法改正で書き方のルールが変わりました。「極度額」を書いていない身元保証書は無効になってしまうので、古い様式を使い続けている会社は注意が必要です。

今回は、身元保証書の書き方と記入例（文例）、それから極度額や保証期間の決め方をまとめました。これから様式を見直す総務・人事の方の参考にしてください。

身元保証書とは

身元保証書は、採用した社員が会社に損害を与えた場合に、その社員だけでなく身元保証人にも損害を賠償してもらうための書類です。本人の信用を補う意味合いと、横領などへの抑止の意味合いがありますね。

提出は法律上の義務ではありませんが、金銭や個人情報を扱う職種では今でも広く運用されています。保証人には親や配偶者など、本人と近い人になってもらうのが一般的です。

入社誓約書・雇用契約書との違い

似た書類が多いので整理しておきます。入社誓約書は本人がルール遵守を約束する書類、雇用契約書は会社と本人の労働条件の合意、身元保証書は保証人が加わるのが大きな違いです。

身元保証書だけ第三者（保証人）の署名・押印が入るので、本人にお願いして家族などに記入してもらう流れになります。

【2020年4月～】極度額の記載が必須に

ここが一番大事な改正点です。2020年（令和2年）4月1日の民法改正で、個人が保証人になる根保証契約には「極度額」（保証人が負う賠償額の上限）を定めることが必要になりました（民法第465条の2）。身元保証書もこれに当たります。

極度額はいくらにする？

極度額は「100万円」のように具体的な金額で書く必要があります。「給与の○か月分」のような書き方でも、金額が明確に計算できれば認められます。

金額の目安は、100万円〜300万円程度、あるいは月給の12か月分など、現実的な範囲で設定している会社が多いようです。あまり高額にすると保証人になってもらえない、という現実的な問題も出てきますね。

保証期間は最長5年

身元保証の期間は「身元保証ニ関スル法律」で上限が決まっています。期間を定める場合でも最長5年までで、それを超える定めをしても5年に短縮されます。

• 期間を定めなかった場合 … 原則3年間
• 期間を定める場合 … 最長5年間（更新は可能だが自動更新は不可）

「自動更新」の定めは無効とされているので、期間が切れたら改めて取り直す必要があります。実務では期間を空欄にして3年運用にしている会社も多いですが、必要なら5年で明記してもいいと思います。

身元保証書の記入例（文例）

文例を載せておきます。会社名・金額などは架空のものなので、自社の内容に置き換えてください。

上の例のように、宛名 → 保証の内容 → 極度額・保証期間 → 本人と保証人の署名欄、の順で書いてもらえれば問題ないと思います。極度額と保証期間の2つを忘れないのがポイントです。

保証人は何人必要？

1人でも構いませんし、2人にしている会社もあります。職種や扱う金額に応じて決めて大丈夫です。保証人には独立して生計を立てている人になってもらうのが一般的ですね。

印鑑証明は必要？

法律上の義務ではありませんが、保証人の意思確認を確実にするため、実印＋印鑑証明書の添付を求める会社もあります。なりすまし防止にもなるので、重要な職種では付けてもらうと安心です。

身元保証書のテンプレート（無料ダウンロード）

そのまま使える身元保証書のテンプレート（Word）を用意しました。社内の様式がまだ決まっていない方は、こちらをベースに使ってください。印刷してそのまま記入・押印できます。

• 記入例の会社名・氏名はすべて架空のサンプルです。自社の内容に書き換えてお使いください。

受け取るとき・保管するときの注意点

古い様式を使い回さない

くり返しになりますが、極度額のない古い様式は無効です。2020年3月以前から同じテンプレートを使っているなら、必ず差し替えてください。社内に残っている旧様式の在庫も処分しておくと混ざりません。

会社側にも通知義務がある

身元保証法では、本人に不適任な行為があったときや、担当職務・勤務地が大きく変わったときは、会社が保証人に通知する義務があります。通知を受けた保証人は、将来に向けて契約を解除できます。保証人に黙って重い責任だけ負わせ続けることはできない、という建て付けですね。

他の入社書類と一緒に保管

身元保証書は、雇用契約書や労働者名簿などと一緒に本人の個人ファイルで保管しておくと探しやすいです。入社前後にそろえる書類全体の流れは、入社説明や注意点など＜入社後の手続・準備＞で解説しています。

よくある質問（FAQ）

極度額を書き忘れたらどうなりますか？

2020年4月以降に作成した身元保証契約で極度額の定めがない場合、その保証契約は無効になります。いざというとき保証人に請求できなくなるので、必ず金額を記載してください。

提出を拒否されたら採用できませんか？

身元保証書の提出は法律上の義務ではないため、拒否を理由に直ちに不採用とするのは慎重に考えた方がよいです。保証人を立てにくい事情がある人もいるので、職種に応じて柔軟に対応するのが現実的です。

保証期間が切れたら自動で更新されますか？

自動更新はできません。自動更新の定めは無効とされています。期間が切れた後も保証を続けてほしい場合は、改めて身元保証書を取り直す必要があります。

保証人は親でないとダメですか？

親に限りません。配偶者や親族など、独立して生計を立てている成人であれば構いません。会社によっては「独立生計の成人2名」などの条件を設けています。

パート・アルバイトにも提出してもらっていいですか？

提出してもらっても構いませんが、扱う金額や情報が限られる場合は省略する会社も多いです。職種のリスクに応じて、提出を求めるか判断するとよいと思います。

まとめ

身元保証書は、本人が会社に損害を与えたときに保証人にも責任を負ってもらう書類です。2020年4月の民法改正で極度額の記載が必須になったので、古い様式を使っている会社は早めの差し替えをおすすめします。

• 極度額（上限額）を具体的な金額で必ず記載（なければ無効）
• 保証期間は最長5年。定めなければ3年。自動更新は不可
• 宛名 → 保証内容 → 極度額・期間 → 本人・保証人の署名の順で作る
• 不適任な行為や職務変更があれば保証人へ通知（会社の義務）

極度額と保証期間の2点さえ押さえれば、あとは難しくありません。これから入社書類を整える方の参考になればうれしいです。

参考リンク

• 民法（第465条の2 個人根保証契約の保証人の責任等）｜e-Gov法令検索
• 昭和八年法律第四十二号（身元保証ニ関スル法律）｜e-Gov法令検索