社内のデータは社内に物理サーバーを置いて管理しないとダメでしょうか？
総務、経理をしながらWindows Serverを管理させられてきた担当者が、行き着いた結論をまとめます。物理サーバーの維持に疲れてクラウド化を検討している中小企業の総務・情シス担当者、必見の内容です。
社内サーバーの問題とは
まず、社内サーバー（オンプレミス）の問題点を整理します。担当者として実際に運用してきて感じたのは、コスト・スペース・電力・セキュリティ・人材の5つに集約されます。
初期投資と維持費はどれくらいかかる？
物理サーバーを運用する際の初期投資と維持費は大きな負担です。
初期投資にはサーバー機器の購入費用のほか、設置・冷却システム・電源の冗長化に必要な費用が含まれます。中小企業にとっては、この時点で重い負担です。
さらに物理サーバーは老朽化するため、定期的なメンテナンスが必要です。ハードウェアの修理や部品交換、ソフトウェアのアップデートやセキュリティ強化を継続的に行うことになり、運用フェーズでもコストが積み上がります。
設置スペースはどれだけ必要？
物理サーバーを社内に設置する場合、専用のサーバールーム（スペース）が必要になります。都市部では不動産コストが高騰しているため、この確保が経済的な負担になります。
加えて、サーバールームは適切な温度と湿度を維持するための冷却システムが不可欠です。過熱すると性能が低下し、最悪の場合は故障につながります。
そして、物理的なセキュリティ対策も必要です。不正アクセスや物理的な損害から保護するため、セキュリティカード・指紋認証システム・監視カメラなど、追加の投資が発生します。
電気代と熱問題はどう影響する？
サーバーは連続稼働するため、電力消費は膨大です。さらに大量の熱放出を冷却で打ち消す必要があり、ここでも電力を消費します。
電気代の増加だけでなく、環境負荷の観点でも企業のサステナビリティ評価に影響します。
セキュリティ対策はなぜ大変？
物理サーバーはサイバー攻撃に対して脆弱で、セキュリティの維持には専門知識と継続的な投資が必要です。OSやミドルウェアの脆弱性パッチを止めずに当て続ける必要があり、止めれば即リスクに直結します。
また、効果的なデータバックアップと災害復旧（DR）計画の実施は技術的に複雑で、ストレージや遠隔地バックアップなどの追加コストもかかります。
ITスタッフはどこまで必要？
物理サーバーの運用では、新技術の導入とITスタッフの確保が大きな課題です。技術の進歩は速く、設備を最新の状態に保つには定期的なアップグレードや新システム導入が欠かせません。
そしてこれらの技術を管理・運用するには、高度な知識を持つITスタッフが必要です。専門的なIT人材は市場での需要が高く、中小企業が優秀なスタッフを確保し続けるのは容易ではありません。
個人的に感じてきたのは「コストと知識」
社内サーバーの問題で、私が中小企業で感じてきたのは、「コスト」と「Windows Serverの知識が必要」ということです。
上記の詳細を説明しましたが、数名の会社でも数十名の会社でもサーバーの台数はあまり差がなく、結果として一人当たりのコスパに差が出ます。
知識の問題は、管理コンソールを使いこなせるようになっても、ファイルのアクセス権限管理以外に主な使い道がなく、応用が効きにくい知識です。情報管理上は必要とわかっていても、もっと簡単に済ませられないか、つまり社内サーバーを無くせないかと、ずっと感じていました。
【ここまでの要点】
中小企業で物理サーバーを抱える負担＝コスト・スペース・電力・セキュリティ・人材の5重苦。Windows Serverの知識は応用が効きにくいわりに必須化されてしまうのが厄介。
社内サーバーの機能・役割の整理
社内サーバーの目的を整理すると、主なものは次のとおりです。
- データストレージと管理（企業データの中心的な保管場所）
- アプリケーションホスティング（社内で使用するビジネスアプリの運用）
- ネットワークセキュリティとアクセス管理
- ユーザー認証とアクセス管理
- バックアップと災害復旧
- セキュリティと監視
この目的を実現するサーバーやサーバーアプリケーションには、次のようなものがあります。
- メールサーバー：機密情報の多いメールは、オンプレミスでの管理が一般的。一部はホスティングで対応。
- Webサーバー：カスタマイズが必要なホームページ管理にはオンプレミス推奨。
- グループウェアサーバー：情報共有用サーバーで、クラウドサービスの利用が増加中。
- Active Directoryサーバー：社内PC管理用で、機密性の高さからオンプレミス管理が主流。
- DNSサーバー：社内ネットワークの名前解決用にもオンプレミス管理が多い。
- ファイルサーバー：ファイル管理もセキュリティを考慮してオンプレミスで運用するケースが多い。
- 基幹システムサーバー：業務関連DBはカスタマイズと性能要求からオンプレミスが多い。
この中で、外部に置かず社内に置いてあるケースが多いのは、従業員ごとにアクセス権を管理されたデータ、つまりActive Directoryサーバーとファイルサーバーです。
業種業態によってサーバーに求める機能は異なりますので、本記事ではこの2つに絞って考えていきます。
社内サーバーからの選択肢は何があるのか？
社内サーバーからの移行にはいくつかの選択肢があります。ここでは、主な2つのケースを紹介し、それぞれの理由を解説します。
パブリッククラウド・プライベートクラウドへの移行はどう？
利点：
- 柔軟性とスケーラビリティ：パブリッククラウドは需要に応じてリソースを迅速にスケールアップ／ダウンできるため、ビジネスの変動に柔軟に対応できます。プライベートクラウドでは専用リソースを利用できるため、カスタマイズとパフォーマンスの最適化が可能です。
- セキュリティとコントロール：プライベートクラウドは高いプライバシー要求を満たすことができ、パブリッククラウドもエンタープライズレベルのセキュリティ機能と幅広い規制コンプライアンスに対応しています。
問題点：
- コスト：プライベートクラウドの初期設定と維持管理には高額な投資が必要になることがあります。パブリッククラウドは初期コストは低いものの、使用量が増えると運用コストが予測しにくくなることがあります。
- 複雑性：パブリッククラウドとプライベートクラウドの両方を適切に管理するには専門的な知識が必要で、特にプライベートクラウドの場合は専門スタッフの確保が課題となります。
Google Workspaceへの移行はどう？
- 利点：Google Workspaceは、メール、カレンダー、ドキュメント作成、ストレージなど、多様なオフィスツールをクラウド上で提供します。リアルタイムでのコラボレーションが可能で、どこからでもアクセスできる柔軟性があり、スケーラビリティも高いです。
- 問題点：大きな欠点はありませんが、企業によってはGoogleが提供するプラットフォーム上で重要なデータを管理することへの懸念が出る場合があります。
Google Workspaceへ決めた理由
Google Workspaceは、メール・カレンダー・ドキュメント作成・ストレージなどの統合オフィスツールを提供し、チームコラボレーションと生産性向上に特化しています。利用のしやすさと即時性が特徴で、企業は技術的な詳細に深く関与せずにサービスを利用できます。
一方、カスタマイズ性や専用リソースの利用には制限があり、大規模なカスタムアプリケーションや特定のセキュリティ要件を持つ企業には不十分な場合があります。
パブリッククラウドやプライベートクラウドへの移行は、ビジネスのニーズに応じて高度なカスタマイズとセキュリティを提供しますが、コストと複雑性が課題となります。Google Workspaceは手軽さと即時性に優れる代わりに、カスタマイズと専用リソースに限界があります。
このあたりを表にすると次のとおりです。
| 特徴 | 社内サーバー | Google Workspace |
|---|---|---|
| 初期コスト | 高い（サーバーやインフラの購入が必要） | 低い（サブスクリプションベース） |
| メンテナンスとアップデート | 自社で管理（専門のITスタッフが必要） | Googleによる管理 |
| アクセシビリティ | オフィス内またはVPNを通じて限定 | インターネット接続があればどこからでも可能 |
| 拡張性 | 物理的なアップグレードが必要 | 容易にスケールアップ／ダウン |
| コラボレーション | システムに依存 | リアルタイムでの共同作業が可能 |
| アプリケーション統合 | 制限がある | シームレスな統合 |
| セキュリティ | 自社ですべての対策を管理 | Googleによる先進的なセキュリティ対策 |
| ファイルへのアクセス権限管理 | 自由に設定可能 | 社内サーバーと同様に設定可能 |
【結論】中小企業ならGoogle Workspaceで十分
専用の業務アプリケーションを社内サーバーで動かす必要がない中小企業であれば、ファイル管理は同様に行えるので、社内サーバーではなくGoogle Workspaceで十分です。
Google Workspaceの概要とメリット〜無料のGoogleサービスと何が違うか〜
Google Workspaceとは？
Google Workspace（旧称G Suite）は、クラウドベースのコラボレーションと生産性向上のための統合ツールスイートです。Gmail、Googleドキュメント、Googleシート、Googleスライド、Googleミート、Googleチャットなど、Googleが提供する一連のビジネス・生産性・コラボレーションツールを含んでいます。
ビジネスの規模に関係なく、チームの生産性と効率を高めるシームレスな統合とリアルタイム協働機能を提供し、ドキュメントの共有・スケジュール管理・ビデオ会議など、日常的な業務プロセスをサポートします。
無料のGoogleサービスと何が違うの？
Google Workspaceと無料のGoogleサービスは、共に多くのツールを提供していますが、機能・サポートレベル・カスタマイズ性で違いがあります。主な違いを表にまとめます。
| 機能・特性 | Google Workspace | 無料のGoogleサービス |
|---|---|---|
| メール | カスタムドメインを使用したビジネスメール（@yourcompany.com） | Gmailの標準アドレス（@gmail.com） |
| ストレージ容量 | プランにより異なるが、基本的に大容量（30GBから無制限） | 15GB（Googleドライブ・Gmail・Googleフォト合算） |
| サポート | 24/7サポート（電話・メール・チャット） | セルフサービスのオンラインヘルプとフォーラム |
| 管理機能 | 管理コンソールからユーザー管理・セキュリティ設定・データ管理 | 限定的またはなし |
| コラボレーションツール | Google Meetの高度な機能（大規模ミーティング・録画など） | 基本的なGoogle Meet機能 |
| セキュリティ | 高度なセキュリティオプションと監査レポート | 標準的なセキュリティ機能 |
| ドキュメント作成ツール | Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドなどの高度な機能 | 基本的な機能 |
| カスタマイズと拡張性 | マーケットプレイスのアプリ統合・APIアクセス・カスタムスクリプト | 限定的なアプリ統合と拡張性 |
| 共有ドライブの使用 | 可能（ファイルのオーナー管理などはWindows Serverと同様に可能） | 不可（退職後のファイルのオーナー管理などが煩雑に） |
Google Workspaceの特徴：
- ビジネス向けに設計されており、組織のニーズに応じてカスタマイズできる多くの機能を提供。
- カスタムドメインのメールアドレスを使用して、企業のブランドを一貫して保てる。
- 管理者がユーザーアカウント設定・アプリ使用状況の監視・セキュリティポリシー適用などを一元管理できる。
無料のGoogleサービスの特徴：
- 個人ユーザー向け。基本的なコラボレーションとコミュニケーションツールを提供。
- 個人のメール・ファイルストレージ・基本機能には十分だが、ビジネス向け管理機能やカスタマイズオプションは限定的。
個人使用の場合は無料のGoogleサービスで十分なことが多いですが、ビジネスや組織での使用を考えるならGoogle Workspaceが適切な選択肢になります。
移行後に「これは助かった」と感じた点
Google Workspaceを使っていて意外だったのが、このあたりです。
- メールがGmailアカウントではなく独自ドメインで利用できる
- カレンダーに会議室を追加して予約と予約状況の把握ができる
- ファイル単位ではなく、フォルダ（共有フォルダ）単位でグループ・チーム・部署ごとのアクセス権を設定できる
このあたりが結構便利で、私が利用している環境では社内サーバーではなくGoogle Workspaceで十分だと感じ、移行を決断しました。
Google Workspaceへの移行のポイント
Google Workspaceへの移行に際しては、以下のポイントに注意することが重要です。
移行の前に何を準備する？
- 移行計画を事前に立て、スケジュールを確定する
- 利用するアプリケーションやサービスを明確にし、必要なライセンスを確認する
データのバックアップはどう取る？
- 移行前に既存のデータ・メール・ファイルのバックアップを取る
- 移行に伴うデータ損失を避けるための対策をとる
従業員のトレーニングはどう進める？
- Google Workspaceの使用方法について、従業員にトレーニングを提供する
- 新しいツールや機能への適応をサポートする
セキュリティ設定はどう最適化する？
- アカウントのセキュリティ強化を行い、二段階認証などのセキュリティ機能を有効化する
- データのプライバシーとセキュリティポリシーを確認し、必要に応じて調整する
万一、不正アクセスや情報漏洩が疑われる事象が発生したときの対応については「社外からの不正アクセスや情報漏洩が疑われるときの対応と依頼先」もあわせて確認しておくと安心です。
移行ツールやサポートはどう活用する？
- Google Workspaceへの移行を助けるためのツールやサービスを利用する
- 移行中の技術的な問題や疑問に対応するためのサポート体制を整える
これらのポイントを押さえることで、Google Workspaceへのスムーズな移行が可能になります。
Google Workspaceへの申込・登録方法
Google Workspaceにまだ申し込まれていない方へ、申込方法を簡単にまとめます。
なお、代理店や業者でなくても申し込みができますので、従業員1名や数名でも利用可能です。
どのプランか選びます。容量によってコースを選ぶのが間違いないです。私はBusiness Standard（2TB）を使っています。
会社や担当者の情報を入力していきます。
ドメイン情報を入力します（ドメインは必ず必要です）。
このドメインとは、yahoo.co.jpのような”www”のあとの部分で、管理したい会社のドメインです。
個人で使用するなど、現在ドメインがない場合は、この画面でドメインの購入もできます。
申込方法のより詳細な手順は、姉妹サイトの「Google Workspaceの申込・初期設定の流れ」もあわせて参考にしてください。
Google Workspaceへの移行の流れ
Google Workspaceへの移行は、計画的に進めることでスムーズに行うことができます。簡単なステップをまとめました。
計画と準備はどう進める？
- 移行するデータとユーザーを特定し、移行の範囲を決定します（ファイルサーバーのみ／メールも含むなど）
- 移行に必要な予算やタイムラインを計画します
Google Workspaceの申込・セットアップはどうする？
- Google Workspaceアカウントを作成し、ドメインを設定します
- 必要に応じてユーザーアカウントを作成し、組織の構造を反映させます
データの移行はどう行う？
- メール・カレンダー・連絡先・ドキュメントなどのデータを旧システムからGoogle Workspaceへ移行します
- Google提供の移行ツールやサードパーティのツールを利用することが可能です
メールで独自ドメインを設定するのは、ITが詳しくないと自信がないかもしれませんが、姉妹サイトの「独自ドメインメールの設定手順」を見ながらなら自分でも対応できます。
Google共有ドライブを使えば、フォルダやファイルのアクセス・オーナー管理がWindows Serverと同様に可能です。詳細は「Google共有ドライブの活用法と設定法〜無料のGoogleにない機能の紹介〜」をご覧ください。
セキュリティとコンプライアンスの設定はどこまでやる？
- 二段階認証の有効化などセキュリティ設定を検討し、適用します
- データ保護とプライバシーに関するポリシーを確認し、必要に応じて設定を行います
二段階認証などのセキュリティ対策は、企業向け運用では必須です。参考にしたやり方のリンクをのせます。
取引先と情報セキュリティ要件をすり合わせる際は、「取引先に対する情報セキュリティチェックのひな形・フォーマット」が便利です。
ユーザートレーニングとサポートはどう提供する？
- 従業員にGoogle Workspaceの使用方法についてのトレーニングを提供します
- 移行中および移行後のサポート体制を整えます
移行のテストと調整はどうやる？
- 小規模なグループでのテストを実施し、問題点を特定します
- 必要に応じて調整を行い、全社員への展開を準備します
本格展開はどう進める？
- 移行の準備が整ったら、全ユーザーをGoogle Workspaceに移行します
- 移行後も継続的にサポートとモニタリングを行います
Google Workspace移行のよくある質問
- 無料のGmailを業務で使ってはダメなの？
-
業務での運用に必要な管理機能・カスタムドメイン・サポート・監査ログがないため、企業利用には適しません。退職者アカウントの引き継ぎや共有ドライブのオーナー管理ができないなど、運用面のリスクが大きいです。
- 移行中にメールは止まりますか？
-
MX切替前にGoogle Workspace側でアカウントを準備しておけば、切替後すぐに新メールサーバーで受信できます。旧サーバーへの配信が一時的に発生する場合があるため、移行期間は両方をチェックする運用にしておくと安全です。
- 個人情報を扱う会社でもGoogle Workspaceで大丈夫？
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Google WorkspaceはISO/IEC 27001・27017・27018などの認証を取得しており、エンタープライズレベルのセキュリティ機能を備えています。二段階認証・データ損失防止（DLP）・監査ログを適切に設定すれば、個人情報を扱う中小企業でも問題なく運用できます。
- Microsoft 365との違いは？
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機能的にはおおむね同等で、メール・ドキュメント・スプレッドシート・ビデオ会議・クラウドストレージを揃えています。Officeファイルをそのまま扱いたい・Active Directoryと連携したいならMicrosoft 365、ブラウザで完結する軽い運用と共有ドライブのシンプルさを重視するならGoogle Workspaceが向いています。
- 料金プランはどれを選べばいい？
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容量で選ぶのが間違いがありません。1ユーザーあたり30GBで済む小規模ならBusiness Starter、2TBのストレージと録画機能などが必要ならBusiness Standardが標準的です。共有ドライブを本格運用したい場合はBusiness Standard以上が必要です。
- 退職者のデータはどうなりますか？
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共有ドライブ内のファイルは個人アカウントに紐付かないため、退職者が出てもファイルのオーナーは組織側に残ります。マイドライブ内のファイルは管理者が後任者へオーナー権限を移譲することで引き継げます。退職者が出るたびにデータが孤立する社内サーバー運用と比べ、運用負担が小さいのが特徴です。
まとめ
どうですか？正直、うまくいくか不安に思われたと思います。私もそうでした。
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