会社のバックオフィス部門に勤めいても、使うことが少ない確定日付について解説します。
使うことが少ないものの、いざという時知っていて使えれば強い味方となるときもあります。
確定日付とは？どんな時に使える？使えない？
確定日付とは、文書がその日に存在していたことを公的に証明するものです。
例えば、不動産の売買契約書を作成するときに、売主が「この契約書は、今日の日付で作成した」と主張しても、買主が「いや、昨日の日付で作成したのではないか」と主張すれば、どちらが正しいのかはわかりません。
そこで、公証役場や法務局で確定日付を取得しておけば、その文書がその日に存在していたことを公的に証明することができます。
確定日付を取得するには、公証役場や法務局に文書を提出して、公証人や職員に日付印を押してもらいます。
確定日付は、法律上の効力を持つ場合もあります。
例えば、債権譲渡の場合、確定日付のある譲渡証書を作成しておけば、債権譲渡の効力が第三者に対抗できるようになります。
また、確定日付は第三者でも取得できる。つまり、契約書などの場合当事者以外でも確定日付をもらうことができます。
確定日付を取得する手順、流れ
確定日付を取得する手順は以下の通りです
- 公証役場や法務局に出向き、請求手続きを行います。
- 要件を満たした文書であれば、公証人が印章を押捺することで、確定日付を付与されます。
- 確定日付の年月日については、請求当日の年月日です。
確定日付とは、後から変更のできない確定した日付のことを指します。作成された書面（証書）が、その日に確実に存在したことを示すために必要なものです。確定日付には、契約書などでの作成日付の争い、作成日付の偽装など、さまざまなトラブルを防止する効果があります。
確定日付の取得には、一件あたり700円の手数料が必要です。公証役場へ出向く際には、事前に連絡を入れておき、公証人が在籍中かどうかを確認しておくと良いでしょう。
また、第三者でも取得できるので身分証明書は必要ありません。
確定日付の文書の条件
確定日付を取得するためには、以下の要件を満たす必要があります
- 私文書に限る
- 文書作成者の署名や記名押印が必要
- 形式上完成した文書
- 意見や観念又は思想的意味などを表示した文書
確定日付が認められるのは、民法施行法5条1項各号で定められているケースのみです。具体例を挙げると、「公正証書」や「内容証明郵便」など書面が対象となります。また、「法務局や公証人役場での押印」、「私署証書の署名者中に死亡した者がある時」、「確定日付ある証書中に私署証書を引用した場合」なども、確定日付が認められています。
注意点
割り印がないとか、契約書に印鑑をおしてないなど不完全な書類には押してもらえません。
公証役場の営業時間と、確定日付がもらえる時間が異なる場合があります。公証人がいるかどうか確認していく方が無難です。
複数枚の処理
文書が複数枚の場合、各ページに当事者全員分の割印をするか、袋とじにして糊付けした部分に当事者全員分の割印をする必要があります。
確定日付取得費用の仕訳処理
勘定科目は支払手数料ですが、消費税は非課税です。
