新入社員が入った時の手続きや注意点をまとめていきたいと思います。
今回は、総務や経理などで新入社員の対応をすることになった人に対して、「新入社員の手続きは何をしたらいいかわかる」形でまとめていきたいと思います。
なお、入社前については＜入社前の手続・準備＞詳細解説をご覧ください。
求人から入社前までの流れ
新卒採用と中途採用によっても対応が異なるのでそれぞれの注意点について触れていきたいと思います。
「新卒採用のやり方」、「中途採用のやり方」は現在作成中ですが、おおむね次のような流れだと思います。
求人広告を出す
転職サイトや求人エージェント、大学・広告へなどの求人案内など
書類選考
到着した履歴書を書類選考
1次面接
・メールなどで面接案内を送信
・面接、筆記試験など
２次面接
役員、上司の面接
採用通知と初期案内の送付
採用が決定したら、候補者に正式な採用通知を送ります。この通知には、入社日、勤務地、初日のスケジュールなどの基本情報を含める必要があります。
[会社ロゴ]
[日付]
[候補者の名前]
[候補者の住所]
件名: 採用通知
[候補者の名前]様、
[会社名]における[ポジション名]へのご応募いただきありがとうございました。多数の候補者の中から慎重に選考した結果、喜んで[候補者の名前]様を[部署名]の一員として迎えることをお知らせいたします。
以下の条件での採用をご提案いたします：
- 入社日: [入社予定日]
- 勤務地: [勤務地]
- 勤務時間: [勤務時間]
- 給与: [給与詳細]
- その他福利厚生: [福利厚生詳細]
ご質問やご相談がありましたら、[連絡先情報]までご連絡ください。[候補者の名前]様の[会社名]でのキャリアを心より楽しみにしております。
敬具
[署名]
[あなたの名前]
[あなたのポジション]
[会社名]
内定者からの返答～入社内定
内定の返答を電話でもらう場合や同意書を提出してもらう
内定者へ必要書類等の準備依頼
誓約書、給与振り込み口座、個人情報、履歴書、健康診断書、資格証明書など、入社に必要な書類の提出を依頼します。
社員証・備品などの社内入社準備
勤務地、デスク、コンピューター、社員証など、新入社員がスムーズに業務を開始できるように必要な機材や設備を準備します。
オリエンテーションの計画
新入社員が会社の文化や規則を理解できるよう、オリエンテーションの日程と内容を計画します。
入社前の準備の実例
私の会社では下のような感じです。
- 求人代理店とのやり取り後採用。内定・再面接など。
- PC発注/ゴム印依頼/名刺依頼/机椅子 などの発注、納期確認
- 入社日前日まで入退室カード・サーバ・PC・プリンタ等のID,パスワード設定
- 座席/部署確認
- 入社説明キット（説明書、記入後提出してもらう書類など）の準備
- 本人に持参依頼（雇用保険被保険者証、厚生年金手帳、マイナンバー）
会社によっては制服や社員寮の手配など、色々あると思います。
発注から到着まで時間がかかるものが多いので、納期確認に注意したいですね。
その他採用、入社手続きについて
外国人採用
外国人さ採用は在留資格などで、通常と異なる手続きが必要になるケースも多く注意が必要です。
