給与計算する度に、「準備しておくことは・・・」「何を確認したらよかったかな～」といつも不安になりますよね。
今回は、そんな時使って欲しいチェックリストを準備してみました。
私はこのチェックリストを毎月印刷してチェックして、すべて消したら「給与計算終わり！」としてます。
こうすれば、いつまでも不安な気持ちが続かず、給与計算に区切りをつけれます。よかったら使ってみてください。
- 具体的な計算方法については 「給与計算の基本と流れ」 もご参照ください。
- 間違いやすい減額については、「欠勤・遅刻・早退の給与の控除・減額金の法律上のルールと計算方法」もご覧ください。
- 賞与については「賞与の計算方法、記入例（明細例）、注意点など」ご覧ください。
- もし給与計算を間違えたら「給与計算を間違えた時の処理方法」をご覧ください。
給与計算チェックの基本
給与計算のチェックの注意点をあげると次の通りです。
- 何度もチェックする
- 自分以外の人にチェックしてもらう
- 情報の入手・出所をはっきりさせ、記録が残るようにする（いつ誰に言われたなど）
- 各手当、支給計など各合計の対月比などの比較（桁がずれてないか？など大きなズレを防ぐため、例えば、入社1名、退社2名で月の手取り平均が20万円なら20-20×2=-20万円ぐらいの対前月比になっているか、というような概算チェック）
このあたりを注意すれば、ミスも減り、社内問題につながる大問題にはなりにくいかと思います。
言った言わないであったり、社員・上司の思い込みであったり、ミスというかクレームは絶対に発生します。クレーム時に対応できるかどうかの問題だと思います。
給与計算チェックリストのテンプレート（無料ダウンロード）
この記事のチェックリスト（給与計算の「前」「中」「後」の3段階）を、そのまま印刷して使えるテンプレートにしました。よかったらダウンロードして使ってください。
自社のイベント（算定基礎の時期や昇給月など）に合わせて、項目は自由に書き足して使うのがおすすめです。
- 記入例の氏名・メモはすべて架空のサンプルです。自社の内容に書き換えてお使いください。
- Excel版はひな形＋記入例の2シート構成。Word版は印刷してそのまま記入できます。
給与計算「前」のチェックリスト
- 今月入社した社員（中途社員・新入社員）はいますか？
- 退職者がいる場合、退職処理はいつですか？
- 結婚や子どもが生まれるなど、扶養親族が変更した社員はいませんか？
- 転居などによって住所や交通費の変更のある社員はいませんか？
- 昇給などで基本給や残業等が変わる社員はいませんか？
- 今月は算定基礎・月額変更による標準報酬月額の改定や、健康保険・介護保険の料率改定が反映される月ではないですか？
- タイムカードなど計算に必要なものは準備できてますか？
社員別、月別のイベント発生・予定記録を作成した方が防げます。
（Aさんは6月から産休、Bさんは2月に係長昇格手当変更済、全社員10月給与から算定基礎の新しい標準報酬を反映予定など）
給与計算「中」のチェックリスト
- 何月分の処理か確認しましょう
- 処理が済んでいない社員が残っていないかを確認しましょう
- 振込先の登録は間違いないですか
- 有給の付与や消化は間違いないですか
給与計算ソフトの帳票機能、エクセルの人は合計を集計・リンクなどで、並び替えや前月データから引き算をするなどして、未処理や変化を確認します。
ExcelのexactやVLOOKUP関数などの検索やチェック関数を使うのがおすすめです。詳しくは「経理・総務がよく使うエクセル関数」をご覧ください。
社員数が少ないなどの理由で、給与計算ソフト買ってくれない、、、私も以前そういう会社にいました。
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給与計算「後」のチェックリスト
- 給与明細書の印刷は済みましたか
- 住民税は翌月10日までに納付し、退職などの異動は異動届を出しましょう
- 給与は期日までに振り込みましょう（振込予約は済みましたか？）
- 退職者へは退職金の準備はしましたか（退職金制度がある場合）
- 賃金台帳の印刷はしましたか
チェックリストへの赤チェックや処理の再確認でモレを防ぎましょう。
給与計算を一人で担当するときのチェック
チェックの基本で「自分以外の人にチェックしてもらう」と書きましたが、よくある勘違いとして、給与計算担当者が必ずしも複数いるとは限りません。
今は上司や他の人にチェックしてもらうダブルチェックのスタイルが当たり前になっていると思う人も多いですが、従業員数が限られていたり、複数の人に見せたくない給与も実際に存在します（特に社長や役員の給与ですね）。
そういう場合は、1人で全部終わらせる覚悟が必要になってきます。
1人でチェックの精度を上げる工夫としては、次のようなものがあります。
- 入力した日とチェックする日を分ける（時間を置くと自分のミスに気づきやすい）
- チェックリストで機械的に確認する（記憶や感覚に頼らない）
- 対前月比の概算チェックで大きなズレを拾う（基本の④）
- チェックした記録を残す（日付・チェック印）
ダブルチェックが当たり前と思われがちですが、役員報酬など複数の人に見せたくない給与は実際に存在します。私も社長や役員の給与は1人で処理してきました。誰にも聞けない分、チェックリストと「翌日にもう一度見る」で乗り切るのが現実的だと思います。
チェックリスト以外のミスを防ぐ方法
色々ありますが次のようなものが多いと思います。
・他の給与計算ソフトやエクセルで給与計算をして照合する
・チェック方法を工夫してみる・・色鉛筆や蛍光ペンなど。私は分かりやすい下のシャーペンを使っています。
ポチップ
正解はありません。自分なりの方法を見つけて頑張りましょう。
給与計算チェックのQ&A
- チェックリストは毎月印刷しないとダメ？
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データのままチェックしても大丈夫です。大事なのは「チェックした記録が残る」ことなので、Excel上でチェック欄を埋める形でも問題ありません。私は区切りをつけやすいので紙派です。
- チェックリストの項目は自社用に変えてもいいの？
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むしろ変えることをおすすめします。算定基礎の時期、昇給月、締め日・支払日など会社ごとのイベントを足していくと、自社専用の「使えるリスト」に育っていきます。
- 賞与のときも同じチェックリストでいいの？
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賞与は社会保険料や所得税の計算方法が毎月の給与と違うので、そのままでは使えません。「支給対象者の確認」「振込・納付」など共通する項目をベースに、賞与用に作り直すのがおすすめです。
- 給与計算ソフトを使っていればチェックは不要？
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ソフトも万能ではなく、設定や料率が古いままだと計算結果も間違います。また、元になる情報（入退社・扶養・住所など）の反映漏れまでは防げません。むしろ「入力前」のチェックが大事になります。
