給与計算を間違えた時の処理方法～訂正？翌月差額支給はアリ？～

2024年12月19日

給与計算を間違えた時はみなさんどうされてますか？

間違えられた社員はめちゃ怒ってるし、上司は怒鳴ってくるし、、、逃げ出したくなりますよね（泣）

訂正方法は、多くが「次の月に修正する」、「現金（又は振込）で差額支給する」のどちらかです。

状況に応じて違ったりもするので難しいですが、テキパキ対応して早く終わらしたいものです。

今回はそんな給与計算を間違た時の対処法や予防法などをまとめます。

給与の計算方法の全体については「給与計算の基本と流れ」もあわせてご参照ください。

タップできるもくじ

よくある給与計算間違いトップ３

業種や計算法などによってミスは様々ですが、経験上、下の3つが多いと思います。

１、残業代計算間違い

残業代の付け忘れや残業時間の計算ミスなど・・・毎月変動する残業代は間違いやすいですね。

２、昇給など個人情報更新忘れ

昇給や引っ越しや結婚、40歳の介護保険料摘要など・・・個人毎のイベント更新は忘れやすいですね。

３、コミュニケーションのミス

いわゆる「言った言わない」です。そして「そういうつもりではなかった」もです。

メールなどで記録は残しているからと安心している人も多いですが、対象者や範囲などで解釈が異なる場合ミスが発生しやすいですね。（例えば、＋1,000円なのか、1,000円支給なのかとか）

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給与計算を間違えた時のお詫びの仕方、謝罪方法

状況によって対応方法は様々ですが、一般的な対応としては、一人又は少人数の場合は、口頭か電話で謝罪し、大人数の場合は書面での謝罪になると思います。

この際、少なくとも次の点は説明が必要です。

計算を間違えた理由・経緯
間違えた金額の訂正・精算方法
再発防止策

例えば「引っ越し連絡を頂いたタイミングが、給与計算の後だったので、通勤費を変更できませんでした。差額の支給分は翌月に上乗せさせて頂きたいと思います。今後このようなことが起きないように、住所変更など社員情報変更届のフォーマットに受付日と通勤費変更日の関係を明記したいと思います。」などですね。

給与計算の間違えた時の対応法

対応方法で主なものは以下の通りですが、まず、その社員に対して「謝罪と説明」をしましょう。

状況によっては、給与計算担当者は悪くない場合もありますが、差額の修正方法などでその社員とやり取りすることになりますし、少なくとも状況説明は必要となります。

処理方法は大きく分けて次の2つです。

①次の月に修正する

前の勤務先は、残業代が支給されないようなブラックの会社だったので、ほとんど給与の修正と言うか、変動・変更がありませんでした。つまりほぼ固定だったので間違えることもほとんどありませんでした。

つまり現金でやり取りするというのは、まずない状態でした。

そうなると、家族が増えた減った等で変更があった時の手当の修正は、次の月の金額にプラスマイナスして修正するというのが基本的なスタイルでした。（勤務時間や各手当ごとに調整します。他の科目は、課税設定などでミスするリスクがあるので避けた方がいいと思います。）

②間違えた差額を現金でやりとりする

今の職場では、残業代や出勤時間の計算をきっちりして、細かく出すので（まあ、これが普通ですが、、、）ミス等で修正がたまに発生します。この時、次の月に持ち越すのではなく、給料を支払った数日後、ミスが発覚した時点で修正した差額を現金でやり取りするというスタイルをとっています。

②「現金のやりとり」より、①「翌月修正」の方が好ましい

人の出入りが多かったり、色々な事情で現金支給することも多いとは思いますが、現金でのやり取りをする際に気をつけたいのが雇用保険や税金の取り扱いです。

特に税金は、現金でも支給をした際は、支給した日の給料になるので月をまたいでしまえば翌月の給料に入ってしまいます。

翌月10日に納付している源泉と所得税の税額は変更になってしまうので気をつけましょう。更に年末調整等で年が変わると修正書類が多く、ややこしいので気をつけましょう。

これらの税金の問題や現金の処理での二重ミスなどを考えると翌月給与で修正するのが一番楽ですね。

そもそも給与を修正する必要がないことが一番なので正確な計算を心がけたいものです。

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