休職制度とは？私傷病休職の運用と就業規則の定め方

「社員が体調をくずして、しばらく出社できそうにない」。総務や人事をしていると、こうした相談はある日突然やってきます。そんなとき会社の備えになるのが「休職制度」です。

休職制度は、法律で義務づけられたものではなく、会社が自分で決めて就業規則に定めるものです。だからこそ、ルールがあいまいだと、いざというときに「いつまで休めるのか」「給料はどうなるのか」で社員ともめてしまいがちです。

今回は、休職制度とは何かというところから、私傷病休職の運用、辞令の出し方、就業規則への定め方まで、総務・人事担当者向けに整理しました。これから制度を整える方も、運用に迷っている方も、よかったら参考にしてください。

休職制度とは？

まずは休職制度の基本をおさえましょう。似た言葉が多いので、ここを整理しておくと後がわかりやすくなります。

休職って何？

休職とは、社員側の事情で働けない期間、会社が労働の義務を免除しながら、雇用関係は続けておくしくみです。退職とちがって会社に籍は残るので、休職が明ければ、また元のように働くことが前提になります。

病気やケガで長く休むときに、すぐ退職にするのではなく、いったん休職にして様子を見る。社員にとっては、治療に専念しながら職を失わずにすむ、安心材料になる制度ですね。

休職・欠勤・休業はどう違う？

休職と混同しやすいのが「欠勤」と「休業」です。それぞれちがうものなので、表で整理しておきます。

区分	内容
欠勤	本来働くべき日に、短期的に休むこと。給与は支払われないことが多い
休職	欠勤が長引いたときなどに、一定期間まとめて労働義務を免除すること
休業	産休・育休や、会社都合の休みなど、法律や制度にもとづく休み

ざっくり言うと、欠勤が積み重なって長くなりそうなときに、休職に切り替える、というイメージです。休業は法律で定められたものが多いのに対し、休職は会社が独自に決める点がちがいます。

休職は法律上の義務ではない

大事な点として、休職制度を設けること自体は、法律上の義務ではありません。産休や育休とちがって、「必ず休職を認めなさい」という決まりはないのです。

つまり、休職を認めるかどうか、どんな条件で認めるかは、会社が就業規則で自由に決められます。だからこそ、あらかじめルールをきちんと作っておかないと、社員ごとに対応がばらついてトラブルのもとになります。制度がある以上は、定めたルールに沿って公平に運用することが求められますね。

休職の種類

休職にはいくつかの種類があります。会社によって設ける範囲はちがいますが、代表的なものは次のとおりです。

種類	内容
私傷病休職	業務外の病気やケガで働けないときの休職。もっとも多い
事故欠勤休職	病気以外の自己都合で長期に欠勤するときの休職
起訴休職	刑事事件で起訴され、就業させることが適当でないときの休職
自己都合休職	留学・ボランティア・議員就任など本人の都合による休職
出向休職	他社へ出向する間、自社での勤務を休む休職

私傷病休職（いちばん多い）

このうち、実務でいちばんよく出てくるのが「私傷病休職（ししょうびょうきゅうしょく）」です。仕事とは関係のない、私生活での病気やケガで働けなくなったときの休職を指します。

なお、仕事が原因のケガや病気は「労災」となり、私傷病休職ではなく労災の休業補償の対象になります。あくまで業務外の事情によるものが私傷病休職です。以下では、この私傷病休職を中心に運用を見ていきます。

私傷病休職の運用

ここからは、実際に社員を私傷病休職にするときの流れと、おさえておきたいポイントを見ていきます。

どんなときに休職を命じる？

多くの会社では、「欠勤が連続して一定期間（たとえば1か月や3か月）に達したとき」を休職の入口にしています。いきなり休職にするのではなく、まず欠勤期間を置いて、それを超えても働けない場合に休職へ移る、という流れが一般的です。

この入口の基準を就業規則で決めておかないと、「いつから休職なのか」があいまいになります。診断書の提出を求めたうえで判断する、と決めておくのがおすすめです。

休職を命じるときは辞令（書面）を出す

休職を命じるときに「辞令はいるのか？」と迷うことがあると思います。結論から言うと、法律上の義務ではありませんが、休職辞令（休職発令通知書）を書面で出しておくことを強くおすすめします。口頭だけだと、後から「言った・聞いていない」のトラブルになりやすいからです。

休職辞令には、次のような内容を書いておくと安心です。

• 休職を命じる根拠（就業規則の該当条文）
• 休職の開始日と休職期間（満了予定日）
• 休職中の賃金・社会保険料の取り扱い
• 期間が満了しても復職できないときの扱い（自然退職など）
• 復職するときに必要な手続き（診断書の提出など）

とくに大事なのが、期間満了時にどうなるかを辞令にはっきり書いておくことです。ここを伝えていないと、満了して退職という段になって「聞いていない」ともめる原因になります。辞令は2部用意して、1部を本人に渡し、1部に受領のサインをもらって会社で保管しておくと確実ですね。

休職期間の決め方

休職できる期間は、勤続年数に応じて差をつけるのが一般的です。たとえば「勤続3年未満は3か月、3年以上は6か月」というように、長く勤めた社員ほど休める期間を長くする形ですね。

期間に決まりはありませんが、長すぎると会社の負担が重くなり、短すぎると治療が間に合いません。会社の規模や体力に合わせて、無理のない範囲で決めるのがよいと思います。

休職中の給与と社会保険料は？

休職中は働いていないので、給与は「無給（ノーワーク・ノーペイ）」とするのが一般的です。ただし、収入がまったくなくなるわけではなく、私傷病休職なら健康保険の傷病手当金が受けられます。給与のおおむね3分の2が、最長で通算1年6か月支給されるしくみです。

傷病手当金の支給条件や申請のしかたは、傷病手当金支給申請書の書き方｜全4ページ記入例つきで解説でくわしく説明しています。休職に入る社員に案内するときにも使ってください。

注意したいのが社会保険料です。休職で無給になっても、健康保険・厚生年金の保険料は本人負担分・会社負担分ともに発生し続けます。給与から天引きできないので、本人負担分をどう集めるか（毎月振り込んでもらう、復職後にまとめて精算するなど）を、あらかじめ決めて辞令や規程に書いておきましょう。

復職はどう判断する？

復職は、本人の「もう大丈夫です」という申し出だけで決めるのではなく、主治医の診断書をもとに判断します。必要に応じて、産業医の面談や意見も取り入れると、より安全です。

とくにメンタル不調の場合は、無理に復帰させると再発しやすいので、慎重な見きわめが大切です。いきなりフルタイムに戻すのではなく、時短勤務から段階的に戻す「リハビリ出勤」のような仕組みを用意しておくと、復職がうまくいきやすくなります。

休職期間が満了したら

休職期間が満了しても復職できないときは、多くの会社で「自然退職」または「解雇」として雇用関係を終える扱いにしています。どちらにするかは就業規則の定め方によりますが、トラブルを避けるには、満了による退職の扱いをあらかじめ明記しておくことが欠かせません。

休職期間満了による退職の進め方や注意点は、休職期間満了に伴う退職という形｜休職後も出社しない場合は解雇でいいのかでくわしく解説しています。満了が近い社員がいる場合は、こちらもあわせてご覧ください。

就業規則への定め方

ここまで見てきたルールは、すべて就業規則（休職規程）に書いておくことで、はじめて公平に運用できます。最後に、規程に盛り込む項目と注意点をまとめます。

休職規程に盛り込む項目

最低限、次の項目を定めておくと、運用で迷わなくなります。

• 休職の種類と、休職を命じる事由・要件（欠勤が何日続いたら等）
• 勤続年数に応じた休職期間
• 休職中の賃金（無給とする旨）と社会保険料の負担方法
• 復職の手続きと判断方法（診断書・産業医面談など）
• 復職後にまた同じ理由で休んだ場合の期間の通算
• 休職期間が満了しても復職できないときの扱い（自然退職・解雇）

定めるときの注意点

規程を作るときは、特定の社員だけ特別扱いにならないよう、誰にでも同じ基準を当てはめられる書き方にしておくことが大切です。あいまいな表現だと、運用のたびに判断がぶれてしまいます。

また、近年は休職と復職をくり返すメンタル不調のケースが増えています。復職後に同じ病気で再び休むときは、前の休職期間と通算するといった定めを入れておくと、休職をくり返して長期化するのを防げます。一度作った規程も、実態に合わなくなったら見直していくとよいですね。

休職制度のよくある質問（FAQ）

休職制度は必ず作らないといけない？

法律上の義務ではないので、休職制度を設けるかどうかは会社の自由です。ただ、社員が長期の病気やケガになったとき、制度がないとすぐ退職や解雇の話になってしまい、社員にとっても会社にとっても負担が大きくなります。多くの会社が就業規則に定めているのは、こうしたときの備えのためです。設ける場合は、必ずルールを明文化しておきましょう。

休職を命じるのに本人の同意はいる？

就業規則に休職の定めがあれば、会社はその規程にもとづいて休職を命じることができます。必ずしも本人の同意は必要ありませんが、辞令を書面で交付し、期間や満了時の扱いをきちんと説明しておくことが大切です。一方的に進めると不信感につながるので、本人や主治医とよく話したうえで命じるのが望ましいです。

休職中も社会保険には入ったまま？

はい、休職中も会社に在籍している以上、健康保険・厚生年金の被保険者のままです。保険料も発生し続けるため、無給でも本人負担分の支払いが必要になります。給与から天引きできないので、毎月振り込んでもらうか、復職後にまとめて精算するなど、集め方を事前に決めておきましょう。健康保険証もそのまま使えます。

休職中に有給休暇は付与される？

有給休暇は、出勤率が8割以上などの条件を満たすと付与されますが、休職期間の扱いはケースによって変わります。会社都合や法律上の休みは出勤扱いになる一方、私傷病休職は欠勤として扱われ、出勤率に影響することがあります。判断が分かれやすいところなので、就業規則の定めをもとに、慎重に確認することをおすすめします。

休職と休業はどう使い分ける？

休業は、産休・育休や会社都合の休みなど、法律や制度にもとづくものを指すことが多く、休職は会社が独自に定める長期の休みを指します。実務では言葉が入り混じることもありますが、就業規則上は区別して定めておくと混乱しません。とくに私傷病で長く休むケースは「休職」として扱うのが一般的です。

休職制度は法律上の義務ではないからこそ、就業規則でのルール作りがすべての土台になります。休職を命じるときは辞令を書面で出し、期間・賃金・社会保険料・満了時の扱いをはっきり伝えておけば、後のトラブルをぐっと減らせます。社員が安心して治療に専念でき、会社も公平に対応できる。そんな制度を目指して、まずは規程の整備から始めてもらえればと思います。