伝票とは種類（入金・出金・振替）と起票の基本ルール

「現金で払った電車代、これって伝票に書くんですか？それとも帳簿に直接ですか？」。経理や総務に配属されて最初に戸惑うのが、この伝票まわりのルールだと思います。

伝票は、仕訳帳の代わりに「1つの取引を1枚」で記録する書類です。文房具店に行くと入金伝票・出金伝票・振替伝票が別々に売られていて、最初はどれをどう使い分けるのか分かりにくいですよね。

とはいえ、仕組みは思っているよりシンプルです。種類は基本的に3つだけですし、書く項目もだいたい決まっています。

今回は、伝票とは何かというところから、入金・出金・振替の使い分け、起票（伝票を書くこと）の基本ルール、そして紙・Excel・会計ソフトそれぞれの管理方法と注意点まで、新任の担当者向けに整理しました。よかったら参考にしてください。

伝票とは？仕訳帳の代わりに「1取引1枚」で記録する書類

伝票とは、1つの取引の内容を1枚の紙（またはデータ）にまとめて記録する書類のことです。日付・勘定科目・金額・取引内容を書き込んで、あとから帳簿に転記したり、上司の承認を受けたりするために使います。

会計のルール上、必ず伝票を使わなければいけないわけではありません。仕訳帳に直接書く方法もあります。ただ、実務では伝票を使っている会社がとても多いですね。

伝票の定義｜1枚に1つの取引を書く

伝票の一番の特徴は「1取引につき1枚」で起こすことです。たとえば「電車代を現金で支払った」「売上代金が普通預金に振り込まれた」といった取引を、それぞれ別の伝票に分けて書きます。

1枚にまとまっているので、担当者ごとに分けて書いたり、上司が1枚ずつ承認したりしやすくなります。あとから探すときも、日付や番号をたどれば1枚で取引の全体が分かります。

仕訳帳との違いは「分けて書けること」

仕訳帳は、すべての取引を発生順に1冊の帳簿へ書き連ねていくものです。これに対して伝票は、取引ごとにバラバラの紙になっているのが大きな違いです。

仕訳帳は1冊しかないので、原則として1人ずつしか記入できません。伝票なら、現金担当・売上担当のように人を分けて同時に起票できるので、取引の多い会社ほど作業を分担しやすくなります。

なお、伝票に書く中身は仕訳そのものです。借方・貸方や勘定科目の考え方は勘定科目とは？仕訳や貸借対照表・損益計算書での基本ルールを初心者向けに解説で整理しているので、仕訳に不安がある方は先にこちらをご覧ください。

伝票と帳簿のつながり（伝票→総勘定元帳）

伝票はゴールではなく、入り口です。起こした伝票は、最終的に総勘定元帳という勘定科目ごとの帳簿へ転記されて、決算書につながっていきます。

流れを大まかに書くと、「取引が起きる `→` 伝票を起こす `→` 元帳へ転記する `→` 試算表・決算書を作る」という順番です。伝票は、この一番最初の記録という位置づけですね。

伝票の種類｜3伝票制が基本（1伝票制・5伝票制との違い）

伝票の使い方には、何種類の伝票を使うかで「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3つの方式があります。会社によってどれを採用するかが決まっていて、ほとんどの会社は3伝票制を使っています。

方式	使う伝票	向いている会社
1伝票制	振替伝票のみ	取引がシンプルな小規模な会社
3伝票制	入金伝票・出金伝票・振替伝票	多くの会社（最も一般的）
5伝票制	上記3つ＋売上伝票・仕入伝票	掛取引が非常に多い会社

3伝票制（入金・出金・振替）が最も一般的

3伝票制は、現金が増える取引は入金伝票、現金が減る取引は出金伝票、現金が動かない取引は振替伝票、と3種類で振り分ける方式です。現金の動きを伝票の種類でひと目で区別できるので、現金管理がしやすいのが利点です。

市販の伝票も、文房具店ではこの3種類がセットで売られていることが多いですね。迷ったら3伝票制と考えておけば、まず間違いないと思います。

1伝票制は振替伝票だけ

1伝票制は、すべての取引を振替伝票1種類だけで起こす方式です。伝票が1種類なので様式がシンプルで、用意するものも少なくて済みます。

ただ、現金取引もすべて振替伝票で書くため、現金の動きをぱっと区別しにくいという面があります。取引の数が少ない会社向けですね。

5伝票制は売上伝票・仕入伝票を足したもの

5伝票制は、3伝票制に売上伝票と仕入伝票を加えた方式です。掛けでの売上・仕入が非常に多い会社で、売上・仕入の取引を専用の伝票にまとめたいときに使います。

ただし5伝票制では、現金売上のように1つの取引を売上伝票と入金伝票の2枚に分けて起こす独特のルールがあり、慣れないと少し複雑です。掛取引がそこまで多くなければ、無理に5伝票制にする必要はないと思います。

自社はどれを使えばいい？

すでに会社で方式が決まっているなら、それに合わせれば大丈夫です。新しく決めるなら、まずは3伝票制から始めるのが無難だと思います。

というのも、会計ソフトを使う場合は、ソフト側が入金・出金・振替の入力画面を用意していることが多く、自然と3伝票制の考え方になじむからです。手書きから会計ソフトへ移行するときもスムーズですね。

入金伝票・出金伝票・振替伝票の使い分け

3伝票制で使う3種類の伝票を、それぞれもう少し詳しく見ていきます。判断の基準は「現金が増えるか・減るか・動かないか」だけなので、ここを押さえれば迷いません。

入金伝票｜現金が入ってきたとき

入金伝票は、現金が増えた取引に使います。仕訳でいうと借方が必ず「現金」になる取引ですね。市販の入金伝票は赤色で印刷されていることが多いです。

借方が現金で固定されているので、伝票に書くのは相手の勘定科目（貸方）と金額、それに取引内容だけです。たとえば「売掛金を現金で回収した」「現金で売上があった」といった取引が入金伝票になります。

出金伝票｜現金が出ていったとき

出金伝票は、現金が減った取引に使います。仕訳でいうと貸方が必ず「現金」になる取引です。市販の出金伝票は青色のものが多いですね。

電車代を現金で払った、文房具を現金で買った、といった日常のこまかい支払いはほとんど出金伝票になります。領収書が出ない電車代やバス代を記録するときにも、出金伝票が活躍します。

具体的な書き方や交通費の記入例は出金伝票の書き方｜交通費の記入例・仕訳もわかりやすく解説でくわしく解説しているので、実際に書くときはこちらを見ながら進めてもらえれば大丈夫です。

振替伝票｜現金が動かない取引・複合仕訳

振替伝票は、現金が動かない取引に使います。たとえば「商品を掛けで仕入れた」「売上代金が普通預金に振り込まれた」「給与から社会保険料を預かった」といった取引です。

入金・出金伝票と違って、借方も貸方も自分で書きます。1枚の伝票に借方・貸方を複数行書ける様式が多く、相手科目が複数になる複合仕訳もまとめて起票できます。

迷ったときは「現金が増えた `→` 入金伝票」「現金が減った `→` 出金伝票」「現金が動かない `→` 振替伝票」と考えれば、ほぼ判断できます。

伝票を起こす（起票）ときの基本ルール

伝票を書くことを「起票（きひょう）」と呼びます。様式は伝票の種類で少しずつ違いますが、書く項目と守るルールはおおむね共通しています。

必ず書く5項目（日付・勘定科目・金額・摘要・承認印）

どの伝票でも、最低限つぎの5項目はそろえます。ここが抜けると、あとで転記や確認ができなくなってしまいます。

• 日付（取引が発生した日）
• 勘定科目（相手科目。振替伝票は借方・貸方の両方）
• 金額
• 摘要（取引の内容・相手先。たとえば「○○商事へ商品代金支払」）
• 承認印（起票者と承認者の押印・サイン）

とくに摘要は、あとから「これ何の支払いだっけ？」とならないよう、相手先や内容を具体的に書いておくのがおすすめです。半年後の自分や、税務調査のときに助かります。

伝票番号は通し番号で1取引1枚

伝票には通し番号（伝票番号）を振ります。日付順に連番を付けておくと、抜けや重複に気づきやすく、領収書などの証憑とも紐付けやすくなります。

原則は1取引1枚です。1枚の伝票にあれもこれもと詰め込むと、あとで確認しづらくなります。取引が別なら、面倒でも伝票を分けたほうがいいと思います。

金額の書き方と訂正のしかた

金額は3桁ごとにカンマを打ち、頭に「¥」を付けたり、欄の左を埋めて改ざんを防いだりします。手書きの伝票では、空いた上の桁にチェックマークを入れて数字を足し書きできないようにすることもあります。

書き間違えたときは、二重線で消して訂正印を押し、正しい数字を書き直します。修正液や修正テープで消すのはダメです。あとから「何を直したのか」を確認できる形に残しておく必要があるからですね。

金額の桁を間違えた伝票など、1枚まるごと書き直したいときは、その伝票に斜線を引いて無効にし、新しい番号で起こし直す会社もあります。このあたりは社内ルールに合わせれば大丈夫です。

作り方別の管理方法と注意点（紙・Excel・会計ソフト）

伝票は、紙で手書きする・Excelで作る・会計ソフトで入力する、の大きく3通りで作れます。それぞれ管理のしかたと気をつける点が違うので、順番に見ていきます。

紙の伝票｜日付順・番号順にとじて証憑と紐付ける

紙の伝票は、基本的に日付順（＝伝票番号順）にとじます。月ごとにまとめて、月の中は番号の若い順に並べる形が分かりやすいですね。科目別に分けてしまうと、現金の動きを時系列で追えなくなるので、まずは日付順がおすすめです。

とじ方は、穴を開けてバインダーやフラットファイルにまとめる方法と、専用の伝票綴じ込み表紙でとめる方法があります。市販の伝票はサイズが小さいので、台紙にのり付けしてからとじると、ばらけずに扱いやすいです。

領収書やレシートなどの証憑は、対応する伝票の番号を控えておくと、後から照らし合わせやすくなります。伝票の裏に貼る会社もあれば、証憑は別ファイルにまとめて番号でリンクさせる会社もあります。どちらでも問題ないですが、伝票と証憑がすぐ突き合わせられる状態にしておくのがポイントです。

ファイルの背表紙には「○年度　○月〜○月　伝票」のように期間を書いておくと、保管棚から探すときに楽です。なお、小口現金の出金をまとめて管理する方法は小口現金管理方法～現金出納帳との整合管理、金種表作成例～で解説しています。

Excelで作る伝票｜連番管理と上書き・改ざんに注意

Excelで伝票の様式を作って印刷する会社も多いです。電卓いらずで合計が出せますし、見た目もきれいに整います。ただ、いくつか気をつけたい点があります。

1つ目は伝票番号の管理です。Excelは番号を自動で連番にしてくれるわけではないので、同じ番号を二重に使ったり、番号が飛んだりしやすいです。番号の一覧表を別シートで持っておくと安心ですね。

2つ目は上書き保存の問題です。同じファイルを使い回して上書きしていくと、前の伝票が消えてしまったり、いつ誰が直したのか分からなくなったりします。1枚ごとにファイルや行を分け、こまめにバックアップを取るのがおすすめです。

3つ目は関数のズレです。行を挿入・削除すると合計の参照範囲がずれて、金額が合わなくなることがあります。完成した伝票はPDFや紙にして固定しておくと、あとから数字が動く事故を防げます。

会計ソフトの伝票｜印刷は必要？基本はデータ保存でOK

会計ソフトでは、入金・出金・振替の入力画面がそのまま伝票にあたります。入力すると自動で元帳や試算表に反映されるので、転記の手間がなく、計算間違いも起きにくいです。

よく聞かれるのが「会計ソフトの伝票は印刷して保管しないといけないの？」という点ですが、基本はデータのまま保存しておけば大丈夫です。電子帳簿保存法の要件を満たす形でソフトに保存していれば、わざわざ全部を紙に出す必要はありません。

とはいえ、社内の承認を紙の伝票で回す運用が残っていたり、上司が紙で確認したいという場合は、必要な分だけ印刷している会社もあります。このあたりは法律というより、社内のチェック体制しだいですね。

個人的には、二重管理になるので、全件を紙に印刷するのはおすすめしません。データ保存を基本にして、承認や提出で必要なものだけ印刷する、という使い分けがすっきりすると思います。

起票から集計・保存までの流れ

最後に、起こした伝票がどう帳簿につながって、どのくらい保存するのかを確認しておきます。ここまで分かると、伝票が会計全体のどこにあるのかが見えてきます。

伝票から総勘定元帳へ転記する

起こした伝票は、勘定科目ごとに総勘定元帳へ転記します。手書きの場合は、伝票を1枚ずつ見ながら、対応する科目のページに金額を書き写していく作業です。

会計ソフトなら、伝票を入力した時点で元帳へ自動転記されるので、この作業はソフトがやってくれます。手書きで起きやすい転記ミスがなくなるのは、ソフトの大きな利点ですね。

仕訳日計表で1日分をまとめて集計する

伝票の枚数が多い会社では、1枚ずつ元帳に転記すると大変です。そこで、1日分の伝票を勘定科目ごとに集計した「仕訳日計表」を作り、その合計をまとめて元帳へ転記する方法がよく使われます。

日計表を作ると、その日の借方合計と貸方合計が一致するかで、伝票の書き間違いにも気づけます。チェックの役目も兼ねているわけですね。

伝票の保存期間は原則7年

伝票は会計帳簿に関する書類として、原則7年間の保存が必要です（法人税法）。欠損金（赤字）を繰り越している事業年度の書類などは、10年間の保存が求められる場合もあります。

会社法では帳簿や事業に関する重要書類を10年保存と定めているので、迷ったら10年を目安に保管しておくと安心です。捨てるときは、保存期間が過ぎたものを年度ごとにまとめて処分すると管理が楽になります。

伝票についてよくある質問（FAQ）

仕訳帳を使っていれば、伝票はいらないの？

はい、必ずしも伝票は必要ありません。取引を仕訳帳に直接書く方法でも会計上は問題ないです。ただ、作業を分担したい・上司の承認を1枚ずつ受けたいといった事情がある会社では、伝票のほうが使い勝手がいいことが多いですね。会計ソフトを使う場合は、入力画面が実質的に伝票の役割を果たします。

領収書やレシートは伝票に貼り付けるの？

貼り付ける会社もありますし、別ファイルにまとめる会社もあります。どちらでも構いませんが、伝票番号などで「どの伝票のどの証憑か」がすぐ分かるようにしておくのが大切です。領収書などの証憑は伝票とは別に、それ自体も保存が必要なので、捨てずに保管してください。

電車代など領収書が出ない支払いは、どの伝票を使う？

現金で払った電車代やバス代は、出金伝票を使うのが一般的です。出金伝票そのものが、領収書の代わりの記録になります。利用区間や目的を摘要にしっかり書いておけば、領収書がなくても経費として記録できます。

伝票を書き間違えたら、修正液で消してもいい？

修正液や修正テープで消すのはダメです。間違えた箇所は二重線で消して訂正印を押し、正しい内容を書き直します。あとから「もとは何と書いてあったか」「いつ誰が直したか」を確認できる状態で残しておく必要があるためです。

会計ソフトを使うと、伝票制の種類は気にしなくていい？

細かく意識しなくても大丈夫です。多くの会計ソフトは入金・出金・振替の入力画面を備えていて、自然と3伝票制に近い形になります。現金が増えたか・減ったか・動かないかで入力先を選べば、伝票制を意識しなくても正しく記録できます。

伝票は、種類こそ分かれていますが「現金が増えた・減った・動かない」で振り分けるだけなので、慣れればむずかしくありません。まずは3伝票制と5つの必須項目を押さえて、作り方（紙・Excel・会計ソフト）に合った管理方法を選んでもらえればと思います。よかったら日々の業務の参考にしてください。