小口現金管理方法～現金出納帳との整合管理、金種表作成例～

現金が1円合わないだけでもかなり大変な事になります。

でも、会社内で現金と言っても支店や営業所ごとに存在したり、一つの場所でも複数の場所に現金があったりしますよね。

そのような場合、その一つ一つの現金を帳簿とどう合わせるか、私のやり方で恐縮ですが紹介したいと思います。

現金の合わせ方やチェック方法、チェックのタイミング、トラブルの対処法などを紹介して、皆さんの小口現金管理が少しでも楽になればいいかなあと思っています。

経理でよく使う小切手については「小切手の記入例・書き方・切り方～銀行渡りなどの周辺知識も解説～」、手形については「約束手形の記入例・書き方」も良かったらご覧ください。

会社の現金管理の関係図

この図は、「現金の担当者」と「普通預金などの預金の担当者」と、この二つの担当から上がってくる出納帳を入力し、仕訳経理処理を行う「経理担当者」の三つの担当で会社の現金管理は行われている事を示しています。

担当が分かれていると何が起きる？

この三つの間で数字が異なってくると問題になってきます。

3つそれぞれで残高を合わすのが基本となります。

ではどうやって合わせるかを見ていきましょう。

全部一人でやっている場合は？

会社によってはこの三つを一人の経理担当が行っていることも多いです。

その場合でも、頭の中では「現金担当」「預金担当」「経理担当」の3役を分けて作業した方が、後々の照合がしやすくなる気がします。役割を分けて記録を残すクセをつけておくと、引き継ぎのときも楽ですね。

小口現金チェックの方法～現金出納帳との整合管理、金種表作成例～

下の表が今の会社で使っている現金の管理表です。

なぜ金種ごとに確認するの？

金種ごとに何枚あるかを1日の終わりに入力して、帳簿や経理ソフトの現金勘定と合計金額が合うかどうかを確認していきます。

合計だけで照合すると、ズレた時に「どの硬貨/紙幣が違うのか」が分からず、原因の特定にすごく時間がかかるんですよね。金種別なら「500円玉が2枚多い」のように当たりが付くので、原因にたどり着きやすいです。

仮払いはどう扱う？

一つ一つの仮払いを帳簿や経理ソフトに入力していければ理想ですが、出張が日常的に多く発生する場合など、仮勘定の処理が多すぎて確定経費のみ入力したいケースもあります。

その場合、上の表のように仮払い項目の集計表を別で作っておけば、現金との差額が分かりやすくなります。

集計表に書いておく項目は、ざっくり以下くらいで十分です。

• 仮払日
• 渡した相手
• 金額
• 用途（出張・備品など）
• 精算済みかどうか

小口現金のチェックのタイミング

1日のどの時点で締めるのがいい？

小口現金の出入りの頻度にもよるんですが、多くは夕方、金庫に小口現金をしまう際にチェックする会社が多いんじゃないかと思います。

ちなみに、チェックの際に「経理・事務担当者向け、あると便利な文房具7選」で紹介した道具があると便利ですよ！

出入りが多い日は何回チェックする？

集金や仮払いがバタバタ続いた日は、お昼の段階で一度ざっくり残高を見ておくと安心です。

夕方にズレが出てから「どの取引で狂ったのか」をたどるより、途中で1回挟んでおいた方が原因の特定が早くなる気がしますね。

小口現金の管理方法・ルール、トラブル対処方法

現金が合わない一番多い理由は？

よくあるトラブル、つまり現金が合わない一番多い理由は「数字の入力間違い」です。

これはレシート・領収書からの転記ミスや、繰越残高を間違えるケースなどが多いですね。

二つの営業所や部門など両方から折半して出す場合は、片方が全体金額、片方が折半額などを計上するなどの二重計上も多いですね。

これらの対処法としては、店舗や営業所の担当者に細かい仕訳などを注意したりせず、ひたすらレシートの保管と現金残高の照合に努めてもらうというものです。

（あきらめに近いですが、、、）

雑損・雑収入で処理してもいいの？

現金が合わないと大きな問題になってきますし、それを日常的に「雑損」「雑収入」で処理し始めると、どんどんお金の管理がいい加減になり歯止めがきかなくなります。

そのため、最低限守ってほしいラインを現場の担当者に明確にするのが近道かなと思います。

現場の出納帳と離れた会計担当との帳簿とのズレは、勘定科目の損益項目で処理するしかないと思います。

個人へ渡すときの最低限のルール

現金そのものの取り扱い間違いは、私の場合、金庫から出してそれぞれの個人へ配る前に、個人別の封筒に分けておくようにしています。

そして、現金残高と出納帳の数値が一致してから個人へ渡す、という流れですね。

集金が来たときなど、その場で処理しないといけない場合もありますが、できるだけ照合してから渡す方がいいと思います。

クラウド型会計ソフトの活用

エクセル管理だと何が困る？

ここまでエクセルを活用した小口現金管理を紹介してきましたが、エクセル運用には次の2つの問題が残ります。

• リアルタイムの残高を共有できない
• 繰越残高等で転記ミスや手間が発生する

これらの問題を解決するにはやはりクラウド型会計ソフトが便利ですね。

法人ならどのソフトがいい？

法人で導入するなら、freee会計 か マネーフォワード のどちらかが定番です。

経理経験者がいて勘定科目をある程度自分で組みたい会社はマネーフォワード、簿記の知識が薄めで「とにかく誰でも入力できる仕組みがいい」という会社はfreee、という感覚で選ぶと外しにくい気がします。

法人化のタイミングでソフト選びに迷っている場合は「経理担当者が選ぶ、法人化した際のおすすめ会計・申告ソフト3選」も参考にしてみてください。

個人事業主ならどう？

個人事業主の方はマネーフォワードがオススメです。30日間無料で体験できるので、エクセルで会計をしていたり、インストール型ソフトを使っている方は一度試してみるといいと思います。

公式サイト　マネーフォワード

小口現金管理のよくある質問

小口現金は毎日数えないとダメ？

毎日数えるのが理想ですが、出入りがほとんど無い日があれば数日まとめても大きな問題にはならないと思います。ただ、数日空けるとズレが出たときにどの日の取引か追いづらくなるので、できれば1日1回はチェックしておきたいですね。

1円単位で合わないときはどうする？

まずは金種別の枚数で再カウント、次に当日の伝票を1枚ずつ照合します。それでも見つからなければ前日繰越の数字を疑う、という順番で見ていくと原因にたどり着きやすいです。最終的にどうしても合わない場合のみ、雑損・雑収入で処理する形になりますね。

金庫の鍵管理はどうしてる？

担当者と上長の2名で管理し、開閉記録を残す会社が多い気がします。複数人が触れる鍵だとトラブル時に責任の所在があいまいになるので、できれば触る人を絞っておく方が良いと思います。

仮払いの精算が遅れる人にはどう対応する？

仮払い集計表で「未精算」になっている人を毎月末にリストアップして、本人と上長に共有するのが効きます。月をまたいで放置されると金額が膨らんで精算しづらくなるので、月内回収を基本ルールにしておくと回りやすいですね。

領収書を紛失したときは？

支払先に再発行をお願いするのが基本ですが、難しい場合は社内の出金伝票で代用します。日付・金額・用途・相手先・本人サインを記入してもらえば、税務調査でも一定の説明はできると思います。とはいえ多発するとマズいので、あくまで例外対応ですね。