退職勧奨の進め方と問題にならないための注意点

「あの社員に、できれば辞めてもらいたい」。経営者からそう相談されたとき、解雇はハードルが高い、でも何とかできないか……と悩む総務担当者は少なくありません。そんなときの選択肢が「退職勧奨」です。

ただ、退職勧奨はやり方をまちがえると、「退職を強要された」「パワハラだ」として、会社が責任を問われることがあります。適法に進めるには、どこまでがセーフで、どこからがアウトなのかを正しく知っておくことが欠かせません。

今回は、退職勧奨とは何かという基本から、違法になる境界、パワハラとの関係、進め方の手順までを、総務・人事担当者向けに整理しました。よかったら参考にしてください。

退職勧奨とは？

まずは退職勧奨の基本をおさえましょう。解雇と混同されやすいので、ちがいをはっきりさせておきます。

退職勧奨は「辞めてほしい」と促すこと

退職勧奨とは、会社が社員に「辞めてもらえないか」と働きかけ、自発的な退職を促すことです。あくまで会社からの「お願い」や「提案」であって、最終的に辞めるかどうかを決めるのは社員本人です。

本人が応じれば、合意のうえでの退職（合意退職）が成立します。逆に、本人が「辞めません」と断れば、それ以上は強制できません。ここが大事なポイントで、退職勧奨はあくまで本人の意思を尊重したやりとりなのです。

解雇との違い

退職勧奨と解雇は、まったく別物です。解雇は会社の一方的な意思で雇用を打ち切るもので、合理的な理由がなければ無効になるなど、厳しい要件が課されます。一方、退職勧奨は本人の合意があってはじめて退職が成立します。解雇のハードルが高いからこそ、まずは話し合いで合意退職を目指す、というのが退職勧奨の位置づけです。

どこからが違法？退職強要との境界

退職勧奨そのものは違法ではありません。問題になるのは、それが「強要」にまでエスカレートしたときです。

退職勧奨は適法、退職強要は違法

社員の自由な意思を尊重した範囲での退職勧奨は、適法な行為です。しかし、本人が明確に断っているのにしつこく迫ったり、辞めざるを得ないように追い込んだりすると、それは「退職強要」となり、違法と判断されます。本人の自由な意思を奪うようなやり方になっていないか、これが適法か違法かを分ける境界線です。

違法と判断されやすい言動

次のような言動は、退職強要とみなされやすいので避けましょう。

NGな言動	なぜ問題か
断っているのに何度も呼び出す	執拗な勧奨は自由な意思を奪う
長時間にわたって面談する	精神的に追い込む行為とされる
大人数で一人を囲んで迫る	威圧的で強要とみなされやすい
「辞めないなら解雇する」と脅す	退職を強制する発言
人格を否定する・侮辱する	名誉を傷つける違法行為

これらに該当すると、退職そのものが「強要によるもの」として無効になったり、慰謝料などの損害賠償を請求されたりします。良かれと思った熱心な説得が、行きすぎると一気に違法に転じる点に注意が必要です。

退職勧奨とパワハラの関係

退職勧奨を考えるうえで、いまや切り離せないのがパワハラとの関係です。やり方しだいで、退職勧奨はパワハラにあたってしまいます。

行きすぎた退職勧奨はパワハラになる

パワハラ（パワーハラスメント）は、職場の優位な立場を背景に、業務上必要な範囲を超えて、相手に精神的・身体的な苦痛を与える行為を指します。退職勧奨も、本人が拒んでいるのに執拗にくり返したり、人格を否定するような言葉で追い詰めたりすれば、「精神的な攻撃」などのパワハラに該当するおそれがあります。退職強要とパワハラは、重なり合う問題なのです。

たとえば、本来の仕事を取り上げて雑務ばかりさせる、ほかの社員から隔離する、といった形で「自分から辞めるように仕向ける」やり方も、パワハラと退職強要の両面で問題になります。

パワハラ防止法で会社に対策が義務づけられている

パワハラについては、いわゆるパワハラ防止法（労働施策総合推進法）により、会社にパワハラを防止する措置が義務づけられています。大企業はすでに、中小企業も2022年4月から義務化されており、規模を問わずすべての会社が対象です。相談窓口の設置や、就業規則での方針の明確化などが求められます。

つまり会社は、退職勧奨を進める立場であると同時に、パワハラを防ぐ義務も負っています。退職勧奨がパワハラと受け取られれば、会社の防止義務違反も問われかねません。「自社の都合で辞めさせたい」という気持ちが先走らないよう、つねに適正な範囲を意識することが大切です。

退職勧奨の進め方

適法に、かつトラブルなく進めるための手順を見ていきましょう。落ち着いて段階をふむことがポイントです。

トラブルを防ぐためのポイント

進めるうえで、とくに意識したい点をまとめておきます。

• 面談は回数・時間とも控えめに（断られたら深追いしない）
• いつ・だれが・何を話したか、記録を残しておく
• 「辞めないと解雇」など、退職を強制する発言はしない
• 退職届はあくまで本人の意思で書いてもらう
• 自己都合か会社都合かを、退職合意書ではっきりさせる

とくに「会社都合か自己都合か」は、退職した本人が受け取る失業給付の内容に影響します。退職勧奨に応じての退職は、一般に会社都合（会社からの働きかけによる退職）として扱われます。ここをあいまいにすると後でもめやすいので、合意書で明確にしておきましょう。

合意後の退職手続きの流れは、退職手続きの流れ（辞表提出から退職日までにやるべきこと）もあわせてどうぞ。

退職勧奨のよくある質問（FAQ）

退職勧奨を断られたらどうすればいい？

本人が断った場合、それ以上しつこく迫るのは退職強要やパワハラにあたるおそれがあるため、いったん勧奨は控えるのが基本です。どうしても雇用の継続が難しいなら、配置転換などの別の方法を検討するか、要件を満たすなら解雇を慎重に検討することになります。いずれにせよ、断られた直後に態度を急変させたり、不利益な扱いをしたりするのは厳禁です。

退職勧奨の面談は何回までならいい？

「何回まで」という明確な基準はありませんが、本人が拒否しているのにくり返すと、執拗な勧奨として違法と判断されやすくなります。目安としては、1〜2回ていねいに話し、相手が考える時間を取ったうえで、それでも断られたら無理に続けない、という進め方が安全です。1回の面談時間も、長時間に及ばないよう配慮しましょう。

退職勧奨に応じた場合、会社都合になる？

退職勧奨に応じての退職は、会社からの働きかけによるものなので、一般に会社都合退職として扱われます。会社都合だと、本人は失業給付を比較的早く・手厚く受け取れます。離職票の離職理由を「自己都合」と書いてしまうとトラブルのもとになるため、退職合意書で会社都合である旨をはっきりさせ、離職票にも正しく反映しましょう。

退職勧奨でも解雇予告手当は必要？

退職勧奨は、本人の合意による退職なので、解雇ではありません。そのため、解雇予告や解雇予告手当は原則として必要ありません。ただし、実態として「合意がないのに無理やり辞めさせた」と評価される場合は、解雇とみなされて予告手当などが問題になることもあります。あくまで本人の自由な意思による合意であることが前提です。

面談を録音されていたらどうなる？

近年は、社員が面談をスマートフォンで録音しているケースが少なくありません。録音されて困るような発言は、そもそもしてはいけない、と考えるのが基本です。むしろ会社側も、あとで「言った・言わない」にならないよう、面談の内容を記録に残しておくと安心です。録音されている前提で、つねに誠実で適正な対応を心がけましょう。

退職勧奨は、本人の自由な意思を尊重する範囲で行えば適法ですが、執拗に迫ったり人格を否定したりすれば、退職強要やパワハラとして違法になります。会社はパワハラを防ぐ義務も負っているので、なおさら慎重さが求められます。回数・時間を控えめにし、記録を残し、合意できたら書面を交わす。この基本を守れば、トラブルのリスクはぐっと下げられます。判断に迷うときは、社労士や弁護士に相談しながら進めてもらえればと思います。