電子帳簿保存法、ほぼ義務化！2022年1月から中小企業の対応方法などを徹底解説!

電子化したら便利なんだろうけど、税務署への届け出が必要だったり、システムの変更や社内通達の準備などを考えると・・・無視されてた経理担当は多いハズ。

でも、今回の改正で、一部、義務化されています。しかも、ほぼ、全ての法人・申告者対象。

今回は、

2022年1月施行（２年間の経過処置アリ）の改正電子帳簿保存法では、これまで印刷していた取引先からの請求書データなどは印刷出来なくなったので、「保存するデータのファイル名を規則性を持たせて保存」、「新たに規定を作る」で対応可能

という内容を解説していきます。

何が義務化され、どうしないといけないのか？そのあたり分かりやすく解説していきます。

また、実際の操作については、こちらの「【電子帳簿保存法改正】マネーフォワードで実際やってみた！～仕訳・ファイルアップロード・添付・紐づけ・検索の流れを紹介します！～」にまとめてみました。良かったらご覧ください。

以下内容は基本的に国税庁HP「電子帳簿保存法関係」を参考に作成しております。情報は随時アップデートしていきますね。

義務化される内容、経過処置

内容とポイント

2022年1月から施行される「電子帳簿保存法」の改正点のうち、義務化され、注目されているのが次のポイントです。

電子取引（区分③）に関する改正事項

申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。

国税庁HP「電子帳簿保存法が改正されました」より

この電子取引とは取引先とのメールでやり取りした、もしくは、取引先の指定URLからダウンロードした請求書などが該当します。

例えば、メールで来たPDFを印刷して対応するのはダメで、電子保存が義務となりました。

そして、”申告所得税”とあるので、法人ではない個人事業主なども対象となります。

なので、請求書などを印刷対応していない人は少ないと思うので、ほぼ義務化という形です。

経過処置について（2021年末のドタバタと結論）

2022年1月1日から義務化はキツイということで、色々議論がなされたようで、結果として次の様になりました。（2022年1月4日現在）

上記の内容は「官報：令和3年12月27日「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則の一部を改正する省令の一部を改正する省令（財務八〇）」lに記載してます。（下記一部抜粋）

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、1998年施行のペーパーレスを推進する法律です。

各事業者は、法人税法等で帳簿書類等を事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から「7年間」、保存しなければなりません。これをデータで保存するための法律です。

電子帳簿保存法では、下の3つに保存方法を区分しています。

1. 電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）
2. スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
3. 電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）＜–ここが義務化

個々の例は、１は作成した元帳などの帳簿をデータで保管するなど、２は受け取った領収書などをスキャナーでデータ化するなど、３はメールで取引先から請求書を受け取るなどです。

2022年1月の改正ポイント

数回改正を重ねている同法ですが、2022年1月の変更点は以下の形です。

• 承認制度廃止（以前は、事前に税務署へ届け出が必要だった）
• タイムスタンプが2カ月以内へ
• 検索要件が簡単へ
• 電子取引印刷保存はダメ、保存義務化

ペーパーレス推進のため、手続き簡素化しています。

ただ、ペーパーレス化推進のため、紙保存を徐々にダメとする流れですね。

電子帳簿のメリット

義務化への対応方法を考える前に、紙と比べて電子帳簿のメリットデメリットを考えてみたいと思います。

主に次のポイントで電子保存の価値はあると思います。

• 置き場所を取らない（以前の職場は経理書類の置き場だけで、倉庫を別に借りていましたし、そうでなくても邪魔に思っている経理担当は多いと思います。）
• リモートワーク、複数拠点経理には不可欠（テレワークや、一人で作業する際にも、会社や家で作業するとなると書類は少ない方が楽です。更に複数で作業するとなると、書類を郵送やFAXで送るなど非効率になります。）
• 探しやすい、入れ替えやすいなど便利（電子化すれば検索できるし、データの方が紙よりも整理整頓が楽ですよね。）

電子帳簿のデメリット

　よくある電子帳簿保存のデメリットは次のような感じです。

• 承認の流れで止まる？社長は紙しか見ない！（承認で回した書類も紙なら目につくが、電子承認ならスルーされる確率が上がる。そもそも社長は紙しか見ないから、決済書類は社内用に印刷しないといけない。。など承認がとどこおる可能性があります。）
• スキャナー、手作業がかえって増える？（紙をなくすため、スキャナーを通すの時間かかります。）
• サーバー等の容量確保の問題、クラウドはデータ料金増大の恐れ（たまにデータ保存って無料と思っている人がいますが、データも保存に場所とメンテナンスが必要です。電子帳簿保存はカラーが原則ですし、写真を保管するような容量が必要です。）

電子帳簿保存法についての分かりやすい本

今回の改正　電子帳簿保存法に対応している本の中で、比較的分かりやすいのがこの本ですね。

電子帳簿保存法の難易度別実現方法

使用中のシステムが対応済みか調べ、対応してなければ、義務化のみ対応するのが楽だと思います。

既存のシステムが対応済みか調べる

使用中のソフトが電子帳簿保存法対応か調べ、 対応済みであり、その通りの保存が出来ていれば、対策は必要なしです。（ここでいうソフトは、会計ソフトや基幹システム、経費精算システムのことです）

ただ、注意していただきたいのは、改正前の法律対応をうたうソフトも多く、ちゃんと「2022年の改正法」に対応しており、かつ、その通りの保存が出来ているか注意が必要です。

例えば、メールで来たPDFの請求書を保存する機能がないソフトは対応していないことになります。

義務化の「電子取引」だけ対応する

義務化される「電子取引」だけ対応しようと思えば、下の2つの両方を行えば、無料で対応可能です。

①保存するデータのファイル名を規則性を持たせる、又は、「索引簿」を作る

②規定を作る

①保存するデータのファイル名を規則性を持たせる、又は、「索引簿」を作る

「検索機能の確保」が条件のため、請求書データのＰＤＦ等のファイル名に、規則性を持たせ、「日付、取引先、金額」を入力することが必要です。

例えば、例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書であれば、「20221031_㈱国税商事_110,000」というファイル名にするなど。

ファイル名の対応はイヤということなら、索引簿での対応となり次のような形で作る必要があります。

②規定を作る

例えば法人であれば、下のような規定を作る必要があります。

この規定は国税庁HPで公開されているのでURLを案内しておきますね。

国税庁HPの電子帳簿保存法関連サンプル

国税庁HP「参考資料（各種規程等のサンプル）」から該当サンプルのリンクだけを表示します。

• （索引簿の作成例）（Excel/11KB）
• 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）
• 電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word/15KB）

この際に全業務、電子帳簿保存へ切り替える

電子帳簿保存法対応ソフトを使い、全社的にペーパーレスにする。

将来のインボイス制度導入などもあり、どうせなら、全面的な変更がいいと思いますが、経理だけでなく、他部署を巻き込み全社的な対応が必要となるので、結構大変な作業となります。

そのため、例えば、1か月無料体験可能で、改正　電子帳簿保存法対応のマネーフォワードクラウド を体験した後に、自社の業務の流れをどう変えるか？考えるのもいいのかなと思います。

公式サイト　マネーフォワードクラウド

マネーフォワードで電子帳簿保存を行う場合は「クラウドBox」機能を使い、写真やスキャナーで取り込んだデータをアップロードして、仕訳登録を行う流れとなります。

無料登録はすぐ出来るので、実際にマネーフォワードで操作してみて、電子帳簿保存ってこんな感じかと体感してもらうと理解が深まるかなと思います。（例えばスマホだと下のスライドショー動画のような感じです）

詳細はこちらの「【電子帳簿保存法改正】会計ソフトで実際やってみた対応例を紹介！～仕訳・ファイルアップロード・添付・紐づけ・検索の流れ～」にまとめてみました。良かったらご覧ください。

　まとめ

2年間の猶予期間は設けられたものの、2022年1月の改正電子帳簿保存法では、取引先からのデータは印刷対応出来なくなったので、

「保存するデータのファイル名を規則性を持たせて保存」、「規定を作る」

で対応可能という話でした。