パートや契約社員の方から「どうして正社員と手当が違うんですか？」と聞かれたとき、会社はその違いと理由を説明しなければなりません。口頭で答えるだけでなく、説明書にまとめて渡しておくと、後から説明した内容を確認しやすいと思います。
しかも2026年10月1日からは、雇い入れのときに「待遇の違いについて説明を求めることができる」ことを書面で伝えるルールが加わり、説明のしかたも指針で具体的になりました。聞かれる機会は、これから増えていくと思います。
今回は、厚生労働省のモデル様式をもとにした待遇差の説明書の書き方と記入例をまとめました。そのまま使えるExcel・Wordのテンプレートも用意しています。
※2026年10月1日施行・適用の改正（2026年9月に確認）を反映しています。
【この記事でわかること】
- パート・有期社員から求められたら、正社員との待遇の違いと理由を説明する義務がある（パートタイム・有期雇用労働法第14条第2項）
- 説明書に法律で決まった様式はなく、厚生労働省のモデル様式が使える
- 厚生労働省のモデル様式で書く項目は「比較対象の正社員」と、待遇ごとの「違いの有無と内容」「違いの理由」「待遇の目的」
- 2026年10月1日から、雇い入れ時の労働条件明示に「説明を求めることができる」旨が加わる
- 「パートだから」「将来の役割期待が違うから」だけでは理由として足りない
待遇差の説明書とは？
待遇差の説明書とは、パートタイム・有期雇用労働者から求められたときに、正社員との待遇の違いの内容と理由を説明するためにまとめる書面です。基本給・賞与・各種手当・休暇・福利厚生など、待遇ごとに「違いがあるか」「なぜ違うのか」を書きます。
説明を求められたら、会社は説明しないといけない？
はい、説明する義務があります。パートタイム・有期雇用労働法第14条第2項で、パート・有期社員から求めがあったときは、正社員との待遇の相違の内容と理由などを説明しなければならないと決められています。
| 説明すること | 中身 |
|---|---|
| 待遇の相違の内容 | 比較対象の正社員との間で、待遇に違いがあるか。ある場合は、待遇の個別の内容や決め方の基準がどう違うか |
| 待遇の相違の理由 | 職務の内容、職務の内容・配置の変更の範囲、その他の事情のうち、その待遇の目的に照らして適切なものにもとづく理由 |
| 措置を決めるときに考慮した事項 | 賃金の決定、教育訓練、福利厚生施設、正社員への転換などの措置（同法第6条～第13条の措置）を講じるにあたって、何を考慮したか |
なお、説明を求めたことを理由に、解雇や契約の打ち切りなど不利益な扱いをすることは禁止されています（同法第14条第3項）。
パート・アルバイトに関係する法律全体の整理は、パート・アルバイトをめぐる法律と契約・就業規則の注意点にまとめています。
【2026年10月改正】何が変わった？
2026年10月1日から、雇い入れ時の労働条件の明示事項に「待遇の相違の内容・理由等について説明を求めることができる」旨が加わりました。あわせて、雇用管理指針で説明のしかたがより詳しく示されました。
| 項目 | 2026年9月まで | 2026年10月1日から |
|---|---|---|
| 雇い入れ時の明示事項（パート・有期） | 昇給・退職手当・賞与の有無、相談窓口 | 左の4つに加えて「待遇の相違等について説明を求めることができる」旨 |
| 説明の方法 | 資料を使って口頭で説明するのが基本（説明すべき事項をすべて書いた資料なら、交付する方法でも可） | 「資料を使って口頭で説明」か「説明すべき事項をすべて書いた分かりやすい資料を渡す」のどちらか。口頭の場合も、使った資料を渡すのが望ましい |
| 求めがないとき | 定めなし | 契約更新のときなどに資料を渡す、説明を求められることを周知する、といった対応が望ましい |
明示事項の追加は、労働条件通知書に「次の窓口に対して通常の労働者との間の待遇の相違（内容・理由）等について説明を求めることができる。」と書き、部署名・担当者・連絡先を入れる形です。明示しなかった場合は10万円以下の過料に処されます。
新しいモデル労働条件通知書の入手先と記入例は、雇用契約書（労働条件通知書兼用）のテンプレートにまとめています。
説明書に決まった様式はある？
法律で決められた様式はありません。厚生労働省の「パートタイム・有期雇用労働法対応のための取組手順書」に説明書のモデル様式（記載例つき）が載っているので、これをもとに作るのが一番手堅いと思います。
この記事の記入例とテンプレートも、そのモデル様式の項目に合わせています。
待遇差の説明書の記入例
上の例の様に書いてもらえれば、問題ないと思います。この記入例は、総務部で事務をしている有期契約のパート社員（時給1,250円）から説明を求められた、という想定で作っています。
比較対象の正社員はどう選ぶ？
比較対象は、説明を求めた人と職務の内容、職務の内容・配置の変更の範囲などが最も近いと事業主（会社）が判断する正社員を選びます。まったく同じ仕事の正社員がいなくても大丈夫です。
記入例では「総務部の正社員（入社3年目までの一般職）」としました。選定理由の欄には「職務の内容が同じ正社員はいないが、同じ総務部の業務を担当し、職務の内容が最も近いのがこの層だから」という形で、なぜその人たちを選んだかを1〜2文で書きます。
基本給に違いがあるときはどう書く？
「違いの内容」には、お互いの金額や決め方を具体的に書きます。記入例では「パート社員は時給1,250円。比較対象の正社員は月給22万円（月平均所定労働時間160時間で割ると時給換算で約1,375円）」としました。
「違いの理由」は、職務の内容や責任、異動の有無など、実際の働き方の違いから書きます。たとえば「正社員は決算業務の締め切り対応や部署異動があり、パート社員は定型業務が中心で異動がないため」といった書き方です。
「待遇の目的」には、その給与を何のために払っているかを書きます（例：職務の内容と責任の程度に応じて支払う）。目的に合った理由になっているかを確認しておくと、説明しやすいと思います。
賞与はどう書く？
賞与は、パート社員にも一部支給している場合と、まったく支給していない場合で書き方が変わります。記入例では「パート社員は会社業績に応じて一律に年2回各3万円、正社員は人事評価に応じて基本給の0〜4か月分」としました。
2026年10月1日適用のガイドライン見直しで、賞与の目的（労務の対価の後払い・功労報償など）がパート・有期社員にも当てはまるのに、働き方の違いに応じたバランスのとれた額を払っていないと、不合理とされる可能性があると明記されました。パート・有期社員に賞与をまったく出していない会社は、説明書を書く前に支給ルールを見直した方がいいと思います。
通勤手当など違いがない待遇はどう書く？
違いがない待遇は「ない」に印を付けて、内容の欄に「正社員・パート社員ともに、通勤にかかる実費を全額支給しています」のように書けば十分です。理由の欄は空欄か「違いはありません」で大丈夫です。
違いがない待遇も書いておくと、説明を受ける側が待遇ごとの違いを確認しやすくなります。手当の種類ごとの性格は、手当の種類一覧_法定手当と会社独自の手当も参考にしてください。
家族手当・住宅手当・夏季冬季休暇はどう書く？
この3つは、2026年10月1日適用の同一労働同一賃金ガイドラインの見直しで考え方が新しく示された待遇です。違いを残したまま理由を書こうとする前に、まず今の扱いがガイドラインに合っているかを確認します。
| 待遇 | ガイドラインの考え方（2026年10月～） | 説明書の書き方の目安 |
|---|---|---|
| 家族手当 | 契約更新を繰り返しているなど、相応に継続的な勤務が見込まれるパート・有期社員には正社員と同一の家族手当を支給 | 該当する人には同じ基準で支給し「違いはない」と書く |
| 住宅手当 | 転居を伴う異動の有無に応じて支給するものなら、同じく転居を伴う異動があるパート・有期社員には同一の額を支給 | 転居を伴う異動がある人には同じ額を支給する。異動がない人との違いは、手当の目的に照らして「転居を伴う異動の有無」を理由として説明する |
| 夏季冬季休暇 | パート・有期社員にも正社員と同一の夏季冬季休暇を付与 | 違いがあれば、説明書を書く前に付与のルールを直す |
記入例では、家族手当を「契約更新を繰り返しているパート社員にも、正社員と同じ基準で支給」として「違いはない」にしています。このほか、無事故手当や褒賞、病気休職・療養のための休暇中の給与保障、福利厚生施設の利用条件についても、ガイドラインで考え方が示されました。
待遇差の説明書のテンプレート（無料ダウンロード）
記入例と同じ項目のテンプレートを、Excel版とWord版で用意しました。自社の待遇に合わせて、項目の行を足したり削ったりして使ってください。
- 記入例の会社名・氏名・内容はすべて架空のサンプルです。自社の内容に書き換えてお使いください。
- どちらのファイルも、1枚目がひな形（空欄）、2枚目が記入例です。
Excel版とWord版、どっちを使えばいい？
待遇の行が多い会社や、パート社員の人数が多くて何人分も作る会社はExcel版が扱いやすいと思います。1人ずつ文章を調整して渡すならWord版の方が書きやすいですね。
どちらも「待遇の違いの有無とその内容、理由」の欄は、基本給・賞与・手当・休暇など自社にある待遇の分だけ追加して使います。
説明を求められたときの流れ
説明を求められてから説明書を渡すまでは、次の6つのステップで進めます。
労働条件通知書に書いた相談窓口（部署・担当者）で受け付けます。誰から、いつ、どの待遇について聞かれたかを控えておきます。
説明の求めを受け付ける窓口と、窓口へのつなぎ方を社内で共有しておくと安心です。
説明を求めた人と職務の内容、職務の内容・配置の変更の範囲などが最も近い正社員を選びます。個人1人でも、「総務部の入社3年目までの一般職」のようなグループでもかまいません。
選んだ理由は説明書にも書くので、この段階で一言でまとめておきます。
賃金規程・就業規則を見ながら、基本給・賞与・各手当・休暇・福利厚生の順に、違いの有無と内容を書き出します。
違いがある待遇は、その待遇の目的に照らして理由を説明できるかを確認します。ここで説明がつかない違いが見つかったら、説明書を書くより先に待遇そのものを見直す方がいいと思います。
テンプレートに、比較対象の正社員と選定理由、待遇ごとの違いの有無・内容・理由・目的を書き込みます。
比較対象の正社員の個人の給与額が分かる書き方にならないよう、グループの金額の幅や規程上の基準で書くのが無難です。
説明書を見せながら口頭で説明する方法と、説明書を渡して読んでもらう方法があります。
質問が出たら、その場で分かる範囲は答え、持ち帰る場合はいつまでに回答するかを伝えておきます。
口頭で説明した場合も、説明に使った説明書は本人に渡すことが望ましいとされています。
会社側にも、渡した説明書の控えと説明した日を残しておきます。後で「説明を受けていない」と言われたときの記録になります。
口頭と書面、どちらで説明する？
2026年10月からの雇用管理指針では、説明の方法は次のどちらかによるものとされています。
- 資料を活用し、口頭により説明する方法
- 説明すべき事項をすべて記載した、分かりやすい内容の資料を交付する等の方法
①の場合は、説明に使った資料を渡すことが望ましいとされています。資料を渡すのが難しい場合（個人情報が含まれるなど）でも、後から求められたら見せるなどの工夫をするよう努めることになっています。どちらにしても、説明書を作っておけば両方に対応できます。
求められていなくても渡した方がいい？
義務ではありませんが、渡すことが望ましいとされています。指針では、説明の求めがなくても、契約更新のときなどに待遇の違いの内容・理由をまとめた分かりやすい資料を渡すことや、説明を求められることを周知することが望ましいとされました。
有期契約の更新のたびに労働条件通知書を渡している会社なら、そのタイミングで説明書も一緒に渡すと手間が少ないと思います。有期契約の更新や無期転換のルールは契約社員（有期雇用）の契約と無期転換ルールで解説しています。
書くときの注意点とNG例
「パートだから」「将来の役割期待が違うから」はダメ？
ダメです。厚生労働省の取組手順書でも、単に「パートだから」「将来の役割期待が異なるため」という主観的・抽象的な理由では、待遇の違いの理由として十分ではないとされています。
| 足りない書き方 | 具体的な書き方の例 |
|---|---|
| パート社員だから | 正社員には決算業務の締め切り対応があり、パート社員は定型業務が中心のため |
| 将来の役割期待が異なるため | 正社員には部署異動があり、複数部署の業務を経験することを前提に賃金を決めているため |
| 会社の方針だから | 賃金規程第〇条で、職務の内容と責任の程度に応じて基本給を決めているため |
「正社員の人材確保のため」だけでは足りない？
足りません。2026年10月1日適用のガイドライン見直しで、待遇の違いの目的に「正社員の人材の確保や定着を図る」があったとしても、それだけで直ちに不合理ではないと認められるわけではない、と明記されました。
その待遇のほかの性質・目的にも照らして判断されるので、「人材確保」を理由に書くなら、職務の内容や異動の範囲の違いなど具体的な事情も合わせて書いておいた方がいいと思います。
正社員の待遇を下げて差をなくすのはあり？
望ましくありません。取組手順書では、不合理な待遇差の解消を目的に、労使で合意することなく正社員の待遇を引き下げることは望ましくないとされています。ガイドラインでも、正社員の労働条件を不利益に変更するのではなく、パート・有期社員の労働条件を改善することが求められるとされています。
相手が納得するまで説明しないといけない？
納得するまで説明することまでは求められていません。ただ、取組手順書では、納得が得られるよう真摯で丁寧な説明に努める必要があるとされています。
説明を求めた人を、そのことを理由に契約更新で不利に扱ったり、配置を変えたりするのは禁止です。現場の上司にもこの点は共有しておいた方がいいですね。
まとめ
- パート・有期社員から求められたら、正社員との待遇の違いと理由を説明する義務がある
- 2026年10月1日から、雇い入れ時に「説明を求めることができる」旨と窓口の明示が必要
- 説明書は、比較対象の正社員・選定理由と、待遇ごとの違いの有無・内容・理由・目的を書く
- 説明は「資料＋口頭」か「資料の交付」。口頭でも説明書は渡すのが望ましい
- 家族手当・夏季冬季休暇などはガイドラインが見直されたので、説明書を書く前に扱いを確認する
待遇差の説明書のQ&A
- 説明はいつまでにしないといけないの？
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法律で「何日以内」という期限は決められていません。とはいえ、放置すると不信感につながるので、準備に時間がかかる場合は、いつごろ説明できるかを先に伝えておいた方がいいと思います。
- 派遣社員から聞かれたらどうする？
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派遣社員への待遇差の説明は、雇い主である派遣元の会社が行います（労働者派遣法）。派遣先の会社は、派遣元が説明できるよう、比較対象の労働者の待遇情報を派遣元に提供する立場です。
- 無期雇用のフルタイム社員にも説明書は必要？
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無期雇用のフルタイム社員は、パートタイム・有期雇用労働法の対象ではないので、この法律にもとづく説明義務はありません。ただ、2026年10月のガイドライン見直しで、労働契約を結ぶときの均衡の考慮にあたってはガイドラインの趣旨を考慮すべきとされたので、待遇の違いは整理しておいた方が安心です。
- 定年後に再雇用した嘱託社員も対象？
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有期契約で再雇用しているなら対象です。ガイドラインでも、定年後に継続雇用された有期雇用労働者であることだけで、待遇の違いが直ちに不合理ではないと認められるわけではないとされています。
- 説明しても本人との話し合いがまとまらないときは？
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都道府県労働局（雇用環境・均等部（室））に相談できます。労働局長による助言・指導・勧告や、調停の制度も用意されています。
