年5日の有給取得義務への対応と管理方法

「うちの社員、有給をほとんど取っていないな…」。そう気づいたとき、実は会社が法律違反になっているかもしれません。2019年4月から、年5日の有給休暇を社員に確実に取得させることが、会社の義務になっているからです。

取らせ忘れると、社員1人につき罰則の対象になります。とはいえ、誰が何日取ったかを手作業で追うのは大変ですよね。仕組みを作っておけば、ぐっと管理が楽になります。

今回は、年5日の有給取得義務とは何かというところから、カウントの数え方、取得させるための手順、管理を楽にする工夫まで、労務担当者向けに整理しました。よかったら参考にしてください。

年5日の有給取得義務とは？

まずは制度の中身をおさえましょう。どんな社員が対象で、守らないとどうなるかを知っておくことが出発点です。

どんな制度？

年5日の有給取得義務とは、年10日以上の有給休暇が与えられる社員に対して、会社が年5日は確実に取得させなければならないという制度です。働き方改革の一環として、2019年4月から始まりました。

これまでは、社員が自分から申し出ないかぎり有給を取らせなくてもよかったのですが、この制度で「会社が取らせる責任」を負うようになりました。社員の申し出を待つだけでは足りなくなった、という点が大きな変化です。

対象になる従業員

対象は、1年間に10日以上の有給休暇が付与される社員です。正社員はもちろん、次のような社員も対象になります。

• 管理監督者（いわゆる管理職）も対象
• パート・アルバイトでも、勤務日数が多く10日以上付与される人は対象
• 入社して半年たち、10日付与されたタイミングから対象

「管理職だから関係ない」と思われがちですが、管理監督者も対象に含まれます。ここは見落としやすいので注意してください。なお、付与日数が10日未満のパートなどは対象外です。

違反するとどうなる？

年5日を取得させられなかった場合、対象の社員1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。10人取らせ忘れれば、それぞれが対象になるので、決して軽くありません。

知らなかったではすまされないので、対象者を確実に把握して、もれなく取得させる仕組みが必要になります。

年5日にカウントされる休暇

年5日と聞くと「会社が5日指定するの？」と思うかもしれませんが、そうではありません。何が5日に数えられるのかを見ていきます。

本人が取った日・計画的付与・時季指定の合計

年5日には、次の3つを合計してカウントします。これらを足して5日に達していればよく、すべてを会社が指定する必要はありません。

種類	内容
本人の請求による取得	社員が自分で申し出て取った有給
計画的付与	労使協定で、あらかじめ取得日を決めて与える有給
会社の時季指定	取得が進まない社員に、会社が日を指定して取らせる有給

つまり、社員が自分から5日以上取っていれば、会社が何かをする必要はありません。問題になるのは、自分から取らない社員です。その人には、会社が日を指定してでも取らせる必要があります。

半日・時間単位はどう数える？

半日（0.5日）単位で取った有給は、0.5日としてカウントできます。一方、時間単位で取った有給は、年5日の取得にはカウントできません。時間単位年休は、別枠の制度として扱われるためです。

「時間単位でこまめに取っているから5日達成」と勘違いしないよう注意しましょう。あくまで1日または半日単位の取得が、年5日のカウント対象です。

取得させるための手順

実際に年5日を取得させるための流れを、4つのステップで見ていきます。

ポイントは、期末ぎりぎりになって慌てないことです。基準日から半年たった時点で取得状況を見て、遅れている社員に早めに声をかけておくと、無理なく5日を達成できます。有給休暇の付与ルールそのものは、有給休暇入門〜日数計算など労務・総務担当者向け詳細解説〜でくわしく解説しているので、あわせてご覧ください。

有給管理を楽にする工夫

最後に、年5日の管理をぐっと楽にする工夫を2つ紹介します。仕組みを整えると、毎年の手間が減ります。

基準日を統一する

入社日がバラバラだと、社員ごとに基準日が違い、管理がとても煩雑になります。そこで、基準日を全社で統一する（たとえば全員4月1日に付与する）方法があります。こうすると、管理する期間がそろって一気に見やすくなります。

統一する際は、入社日より前倒しで付与する形になり、社員に不利にならないよう調整します。最初の設計に少し手間はかかりますが、その後の管理がずっと楽になります。

計画的付与制度を活用する

労使協定を結んで「計画的付与制度」を導入すると、あらかじめ有給の取得日を決めておけます。たとえば、夏季やお盆、年末年始に全社一斉に有給を当てれば、その分が自動的に年5日にカウントされます。

会社の側で計画的に何日か取らせておけば、後から時季指定に追われずにすみます。取得率が低くて悩んでいる会社には、とくに有効な方法ですね。

年5日の有給取得義務のよくある質問（FAQ）

社員が自分で5日以上取っていれば会社は何もしなくていい？

はい、社員が自分の請求で年5日以上取得していれば、会社が時季指定をする必要はありません。年5日の義務は、本人の取得・計画的付与・会社の時季指定の合計で達成できればよいものです。よく取っている社員にまで会社が日を指定すると、かえって取りにくくなるので、足りない社員に絞って対応するのが基本です。取得状況の把握だけは全員について必要です。

管理職（管理監督者）も対象になるの？

はい、管理監督者も対象です。残業代や休日労働の規定では管理監督者は適用除外になりますが、年5日の有給取得義務については対象に含まれます。「管理職だから関係ない」と除外してしまうと、取らせ忘れにつながりやすいので注意が必要です。役職にかかわらず、年10日以上付与される人はすべて対象と考えてください。

パート・アルバイトも対象になる？

勤務日数が多く、年10日以上の有給が付与されるパート・アルバイトは対象になります。週の労働日数が少なく、比例付与で10日に満たない人は対象外です。たとえば週4日勤務で勤続年数が一定以上になると10日以上付与されることがあるので、付与日数を確認して対象かどうかを判断しましょう。雇用形態ではなく、付与日数で決まります。

年次有給休暇管理簿は必ず作らないといけない？

はい、年5日の取得義務とあわせて、年次有給休暇管理簿の作成が義務づけられています。社員ごとに、基準日・取得した日・取得日数を記録し、3年間保存する必要があります。専用の様式は決まっていないので、勤怠管理システムや表計算ソフトで作ってもかまいません。賃金台帳などと一緒に管理しておくと、確認や保存がしやすくなります。

本人が有給を取りたがらない場合はどうする？

本人が取りたがらなくても、年5日に達しない場合は会社が時季を指定して取得させる義務があります。「取らない自由」は認められていません。指定する際は、一方的に決めるのではなく、本人の希望日を聞いたうえで日を決めるのが望ましい運用です。それでも取得が進まない場合に備えて、計画的付与を導入しておくと、確実に5日を確保できます。

年5日の有給取得義務は、年10日以上付与される社員が対象で、取らせ忘れると罰則の対象になります。本人の取得・計画的付与・会社の時季指定の合計で5日に達すればよいので、ポイントは取得が遅れている社員を早めに見つけて対応することです。基準日の統一や計画的付与をうまく使えば、管理の手間も減らせます。まずは対象者の把握と管理簿の整備から始めてもらえればと思います。