出張旅費規程のテンプレートとひな形｜条文サンプルと日当の決め方、非課税の条件を解説

出張の多い会社で、日当を現金で渡しているけれど規程は作っていない、という状態は意外と多いです。私も前の職場で、旅費の精算はエクセルの様式だけあって、支給基準を書いた規程はどこにもない、という状況を引き継いだことがあります。

これが困るのは、税務調査で「その日当の根拠は？」と聞かれたときです。規程がないと、通常必要な範囲の旅費だと説明しにくくなり、日当が給与として課税されることがあります。せっかく実費弁償のつもりで払っているのに、本人の所得税も会社の源泉徴収も増えてしまいます。

そこで今回は、そのまま使える出張旅費規程のひな形（Word・Excel）を用意しました。あわせて、条文に何を書くのか、日当をいくらに設定すればいいのかもまとめました。これから規程を整える方の下敷きにしてください。

出張旅費規程のテンプレート（無料ダウンロード）

先に規程のひな形を置いておきます。第1条から第16条までと、支給基準をまとめた別表第1が入っています。中小企業でそのまま使える最小構成にしてあります。

Word版とExcel版のどちらを使う？

規程そのものはWord版です。条文は文章なので、Wordで編集して社内で回覧するのが普通ですね。1ページ目が空欄のひな形、2ページ目が金額まで入れた記入例になっています。

Excel版は、別表第1（支給基準表）だけを抜き出したものです。金額の見直しは別表だけで済むことが多いので、そこだけ表計算で触れるようにしました。役職を増やしたい場合も行を足すだけで対応できます。

ファイル	中身	こんなときに
Word版	第1条〜第16条＋附則＋別表第1	規程を新しく作る／全文を見直す
Excel版	別表第1（支給基準表）のみ	日当・宿泊費の金額だけ改定する

規程の中身（見本）

ダウンロードする前に中身を見たい方向けに、記入済みの見本を貼っておきます。

この形をベースに、自社の実態に合わせて金額と条文を直してもらえれば問題ないと思います。使わない条文（海外出張がない会社の第15条など）は削ってしまって大丈夫です。

テンプレートの使い方（3ステップ）

出張旅費規程とは？なぜ必要なの？

出張旅費規程とは、出張したときに支給する交通費・宿泊費・日当の基準と、その手続きを社内で決めたルールのことです。法律で作成が義務づけられているものではありませんが、税務上の扱いがこの規程の有無で変わります。

規程がないと日当は給与扱いになる

これが規程を作る一番の理由です。出張の日当は、本来「その旅行に通常必要と認められる範囲」であれば非課税とされています（所得税法第9条第1項第4号）。

ただ、その「通常必要と認められる範囲」は誰かが勝手に決められるものではなく、基準を書いたものが必要になります。規程がなく、そのときどきの判断で日当を渡していると、範囲内であることを説明できません。結果として給与と扱われ、源泉徴収の対象になります。

逆に言えば、規程を作ったうえで、通常必要と認められる範囲の金額を実態どおりに支給していれば、日当は本人の非課税所得として扱え、会社の側も旅費交通費として処理できます。手間のわりに効果が大きい書類だと思います。

作成義務や届出義務はあるの？

出張旅費規程そのものに、作成義務も労働基準監督署への届出義務もありません。旅費は実費弁償であって賃金ではないため、就業規則に必ず書かなければならない事項（絶対的必要記載事項）にも当たらないからです。

とはいえ、就業規則の中に「旅費については別に定める」と書いて、その別規程として位置づけている会社もあります。この場合は就業規則の一部と見られる可能性があるので、届出の要否は慎重に見たほうがいいですね。規程ごとの届出の要否は就業規則以外の規程、どこまで労働基準監督署へ届出が必要？で整理しています。

旅費は賃金ではない（実費弁償）

交通費や宿泊費は、業務のために立て替えた費用を会社が返しているだけなので、労働の対価である賃金には当たりません。日当も同じ考え方で、出張中に余計にかかる食費や雑費を補うものという整理です。

ここを取り違えて「出張手当」という名前で毎月定額を払っていると、実態は賃金だと見られます。出張の有無にかかわらず払っているものは旅費ではありません。名前ではなく実態で判断される、というのは労務でも税務でも同じですね。

なお、出張中の移動時間が労働時間になるのかどうかは、旅費とはまったく別の論点です。会社の指揮命令下にあるか、移動中の時間を自由に使えるかで判断されます（労働時間を算定し難い場合の事業場外みなし労働時間制とも別の話です）。この記事では扱いません。

規程に入れる項目（条文サンプル付き）

ここからは、ひな形に入っている条文を項目ごとに説明します。全部盛り込む必要はないので、自社に関係するところだけ拾ってください。

目的・適用範囲（第1条・第2条）

誰に適用するかを書きます。ここで大事なのが、パート・アルバイトを除外しないことです。後で説明しますが、一部の人だけを対象にした規程は非課税の要件を満たさなくなります。

役員については「準用する」としておくのが一般的です。役員は労働者ではないので「適用する」だと座りが悪い、というだけの話ですね。

出張の定義（近距離・日帰り・宿泊の線引き）

一番もめるところなので、条文で切っておきます。ひな形では次のように分けています。

• 近距離出張＝片道50キロメートル未満（日当なし）
• 日帰り出張＝片道50キロメートル以上で宿泊なし
• 宿泊出張＝宿泊を伴うもの
• 海外出張＝その都度別に定める

近距離出張に日当を出さないのは、通常の営業活動と区別がつかなくなるからです。ここを緩くすると、社内から「あの外出は日当が出たのに、こっちは出ないのか」という不満が出ます（この手の話は金額の大小と関係なく揉めます）。

旅費の種類（交通費・宿泊費・日当・車両手当）

何を旅費として払うのかを列挙します。ひな形では交通費・宿泊費・日当・車両手当の4つにしています。

交通費では、特急料金やグリーン車をどこまで認めるかを書いておくと運用が楽です。ひな形では「特急料金は片道100キロメートル以上」「グリーン車は部長職以上」としました。この線引きがないと、毎回申請のたびに判断することになります。

車両手当は、自家用車を使ったときの燃料費と車両の傷み代です。1キロあたり30円前後にしている会社が多いですね。ガソリン代だけでなくタイヤや車検の負担も含む、という説明にしておくと納得を得やすいです。

支給基準は別表にする

金額は条文の中に直接書かず、別表にまとめてください。条文に「日当は2,000円とする」と書いてしまうと、金額を変えるたびに規程本体の改定手続きが必要になります。

別表方式なら「別表第1に定める額」とだけ書いておけばよく、改定は別表の差し替えで済みます。物価が動いている時期は特にこの差が効いてきます。

精算の期限と方法

いつまでに精算するかを必ず入れます。ひな形では「出張終了後5営業日以内」にしました。期限がないと月をまたいで請求が出てきて、経理側が締められなくなります。

仮払い（概算払い）をする会社は、仮払金の清算についても書いておいてください。ひな形の第11条には、精算しない場合に仮払金を賃金から控除できる旨を入れてあります。

根拠がないと催促しづらいので、協定があるなら書いておくと運用は楽になります。

改廃の手続き

誰が決めれば改定できるのかを書いておきます。ひな形では取締役会の決議としましたが、取締役会を置いていない会社なら「代表取締役の決裁による」でかまいません。

日当はいくらにすればいい？

ここが一番迷うところだと思います。法律で上限が決まっているわけではないのですが、判断のよりどころになる通達があります。

非課税になる2つの判定基準（所得税基本通達9-3）

所得税基本通達9-3は、非課税とされる旅費の範囲を判定するときに次の2つを勘案する、としています（2026年8月時点）。

• その支給額が、支給をする使用者等の役員および使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか
• その支給額が、同業種・同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか

要するに「社内でバランスが取れていること」と「世間並みであること」の2つですね。この2つを満たす基準で規程を作り、実際の運用もその基準どおりにしていれば、日当は非課税として説明できます。あくまで「勘案する」とされている事項なので、規程を作れば自動的に非課税が確定するわけではない点は押さえておいてください。

役職別の設定例

ひな形の別表には次の金額を入れてあります。中小企業でよく見る水準に寄せた例です。

区分	日帰り出張（日当）	宿泊出張（日当）	宿泊費上限（1泊）
役員	3,000円	3,500円	15,000円
部長・次長	2,500円	3,000円	13,000円
課長・係長	2,000円	2,500円	11,000円
一般社員	1,500円	2,000円	10,000円

ポイントは、役職間の差を極端にしないことです。一般社員が1,500円なのに役員だけ20,000円、というような規程は1つ目の判定基準（全員を通じたバランス）で説明が苦しくなります。何倍までなら安全という公的な目安はないので、職務内容や地位の違いで説明できる範囲に収める、という考え方になりますね。

宿泊費を定額支給にするか実費にするかも決めどころです。ひな形は上限つきの実費支給にしています。定額にすると安く泊まった差額が本人の手元に残るので、その分が給与に近づいてしまうためです。

高すぎるとどうなる？（所得税基本通達9-4）

規程を作ってさえいれば、いくらでも非課税になるわけではありません。通達9-4では、通常必要と認められる範囲を超える部分について、その旅行の区分に応じた所得に算入するとしています。

全額が否認されるのではなく「超える部分」だけ、という点は押さえておくといいと思います。とはいえ、超過分の源泉徴収を後から遡ってやるのは相当な手間です（過年度分だと年末調整のやり直しまで出てきます）。最初から無理のない水準にしておくほうが安全ですね。

一部の人だけ対象にするのはダメ

役員だけに日当を出す、正社員だけを対象にしてパートは除く、といった規程は避けてください。1つ目の判定基準が「役員および使用人の全てを通じて」となっている以上、合理的な理由なく対象を絞ると、全体のバランスが取れていることを説明しにくくなります。

パートやアルバイトに出張させる機会がほとんどない会社でも、規程の適用範囲には含めておくのが無難です。実際に出張がなければ支給は発生しないので、含めておいて損はありません。

規程を作るメリット

非課税以外にもいくつか効果があります。特にインボイスの保存が楽になる点は、意外と知られていない気がします。

日当は本人が非課税・会社は損金

規程に基づいて支給した日当は、本人にとっては非課税所得なので所得税も住民税もかかりません。会社にとっては旅費交通費として損金になります。社会保険料の算定基礎にも入りません。

同じ金額を給与として払うと、本人に所得税・住民税・社会保険料がかかり、会社も社会保険料の半分を負担します。同額を渡すなら日当のほうが双方に有利、ということになります。

インボイスは帳簿の保存だけでよくなる

ここが実務でかなり効きます。社員に払う国内出張の日当は、社員が適格請求書発行事業者ではないのでインボイスをもらえません。ただし出張旅費等特例があり、通常必要と認められる部分は一定事項を記載した帳簿の保存だけで仕入税額控除が認められます（ホテルや鉄道会社へ会社が直接支払う分は、通常どおりインボイスの保存が必要です）。

そして国税庁は、この特例の対象になる「その旅行に通常必要であると認められる部分」を所得税基本通達9-3に基づいて判定するとしています。つまり、所得税で非課税になる範囲と、インボイスで帳簿保存だけでよい範囲は連動しているということです。

精算の手間が減る

日当は領収書がいらないので、食事代のレシートを1枚ずつ集めて貼る作業がなくなります。出張が多い会社ほど、この差は大きいです。

宿泊費も上限を決めておけば「この金額なら承認していい」の判断が現場でできるようになり、経理に確認が回ってくる回数が減ります。精算そのものをシステム化するなら「freee会計」のような会計ソフトと組み合わせると、仕訳まで一気に流せて楽になります。

作成・運用のときの注意点

作って終わりにすると効果が薄れるので、運用面も少し触れておきます。

実費精算との使い分け

交通費と宿泊費は実費、日当は定額、という組み合わせが基本です。全部を定額にすると、実際にかかった額との差が大きくなったときに説明できません。

取引先が宿泊費を負担してくれた場合など、実費が発生しなかったときの扱いも決めておいてください。ひな形の第7条には「取引先等の負担により宿泊した場合は宿泊費を支給しない」と入れています。

就業規則・賃金規程と矛盾させない

就業規則に「出張時は日当を支給する」とだけ書いてあって、旅費規程と金額が食い違っている、というのはよくあります。就業規則側は「旅費については別に定める」に寄せておくと、二重管理にならずに済みます。

そもそも就業規則から整える段階の方は、厚生労働省のモデル就業規則から始めるのが早いです。入手先と使い方は就業規則のひな形・モデル就業規則の入手先と使い方にまとめています。

領収書の保存（電子帳簿保存法）

交通費や宿泊費の領収書をメールやPDFで受け取った場合は、電子取引のデータとしてそのまま電子保存する必要があります。紙に印刷して保存する運用は認められていません。

逆に、日当は領収書自体がないので、この論点から外れます。日当の割合を増やすほど保存対象の書類が減る、という副次的な効果もありますね。

作ったら必ず周知する

規程は作ってあるけれど金庫にしまってある、という状態が一番もったいないです。実際に運用されていることが説明できないと、規程がないのと同じ扱いをされかねません。

社内共有フォルダに置く、出張申請書の様式と一緒に配る、といった形で誰でも見られるようにしておいてください。改定したときは改定日と改定内容も残しておくと、後から経緯を追えます。

出張まわりの関連書類

規程だけあっても運用は回らないので、申請と精算の様式もセットで用意しておくと動き出しが早いです。

出張の前に出すのが出張申請書（出張命令書）です。書き方と様式は出張申請書・出張命令書の書き方と記入例、フォーマットで配布しています。

出張から戻った後に出すのが出張旅費精算書です。こちらも記入例つきで出張旅費精算書の書き方と記入例、フォーマットにまとめています。今回の規程の別表と金額をそろえて使ってください。

ほかの社内規程のサンプルが必要なら、退職金規程のサンプルと作り方も条文サンプルつきで公開しています。規程の作り方の型としては共通する部分が多いです。

まとめ

出張旅費規程は、法律上の作成義務はないのに、あるかないかで税務の扱いが変わる書類です。作るコストは1日もかからないので、出張が発生する会社なら整えておいて損はないと思います。

• 規程がないと日当が給与課税されやすい。規程を整えて通常必要な範囲で支給すれば、非課税・損金の根拠を示せる
• 非課税の判定は「社内のバランス」と「同業種・同規模の水準」の2つ（所得税基本通達9-3）
• 高すぎる日当は、超えた部分だけが給与所得に算入される（同9-4）
• 金額は条文に書かず別表にすると、改定が別表の差し替えだけで済む
• 国内出張の日当は、非課税の範囲に収めておけば帳簿保存だけで仕入税額控除できる
• パート・アルバイトも適用範囲に含める。合理的な理由なく対象を絞ると、全体のバランスを説明しにくくなる

まずは記事前半のひな形をダウンロードして、別表の金額を自社の水準に直すところから始めてみてください。

出張旅費規程のよくある質問

社長ひとりの会社でも出張旅費規程は作れるの？

作れます。ただし役員1人しかいない会社は「役員および使用人の全てを通じたバランス」を比べる相手がいないため、同業種・同規模の水準に照らして相当かどうかがより重く見られます。役員報酬の水準とかけ離れた高額な日当は指摘を受けやすいです。

日当に消費税はかかりますか？

会社側では、通常必要と認められる部分は課税仕入れとして扱われます。国内出張の日当が対象で、海外出張の日当は不課税（対象外）です。同じ日当でも国内と海外で扱いが違うので、精算システムの設定でも分けておくと安全です。

出張中に休日をはさんだ場合、その日の日当も出すの？

会社によって分かれるところです。出張先に滞在している以上は費用が発生するので支給する、という会社が多い印象ですね。どちらにするか規程に書いておかないと、その都度の判断になってもめます。

マイカーを使った出張で、ガソリン代の実費と車両手当のどちらを払うべき？

どちらでも構いませんが、両方は払いません。距離単価の車両手当にしておくと、レシートの回収が不要になって精算が楽です。ひな形もこの方式にしています。なお駐車場代と有料道路料金は別途実費で支給するのが一般的です。

日当の金額を引き下げることはできますか？

旅費は賃金ではないので、賃金の引き下げのような不利益変更の問題には直結しません。とはいえ実質的な手取りは減るので、事前に説明したうえで改定するのが穏当です。改定の手続きは規程の改廃条項に従ってください。

出張旅費規程は税務署に届け出る必要がありますか？

税務署への届出は不要です。作成して社内で運用していれば足ります。ただし税務調査では提示を求められるので、施行日と改定履歴が分かる形で保管しておいてください。

参考リンク

• 所得税基本通達 〔旅費（第4号関係）〕9-3・9-4｜国税庁
• インボイス制度に関するQ&A 問107（出張旅費、宿泊費、日当等）｜国税庁
• 出張旅費、宿泊費、日当等に係る仕入税額控除の適用要件｜国税庁
• 単身赴任者が職務上の旅行等を行った場合に支給される旅費の取扱いについて｜国税庁
• モデル就業規則について｜厚生労働省