契約は大企業だけでなく中小企業でも必要で、重要なことに変わりはありません。
また、大企業ほど人員がいない中小企業こそ契約などの法務業務の効率化が求められます。
そんな契約業務の電子化である「電子契約」は業務効率、コスト削減効果は高く、現状大手企業で導入が進んでいますが、中小企業こそ導入すべきサービスです。
この記事では「電子契約」の中小企業におけるメリット・デメリット、また中小企業向けにはどういうサービスがいいのかをまとめたいと思います。
また、入門編として「電子契約入門：基本から理解する電子契約のしくみ」もよかったらご覧ください。
1番選ばれている電子契約サービスは電子印鑑GMOサイン
電子契約導入のメリット
電子契約のメリットをあげると次の通りです。
- 収入印紙が不要
- プロセスの効率化と速度の向上（物理的な文書をやり取りする必要がないため、契約の承認と実施が短時間）
- 契約のバージョン管理と保管を自動化
- 契約に関連する文書の整理と追跡を容易（データ検索が容易）
- 紙の使用を減らすことで環境に優しい
効率化とコスト削減～印紙税不要以外にもコスパが高い～
電子契約の導入は、業務の効率化とコスト削減の二大メリットをもたらします。従来の紙ベースでは、書類の作成、印刷、郵送、保管に多大な時間とコストがかかります。特に中小企業にとっては、限られたリソースを最大限に活用することが重要です。電子契約を利用することで、契約書類の作成から署名、保管に至るまでのプロセスをデジタル化し、自動化することが可能になります。
これにより、契約関連の業務にかかる時間を大幅に短縮し、郵送費用などの物理的なコストを削減できます。さらに、デジタル化されたデータは検索が容易であり、必要な書類を迅速に見つけることができます。このような効率化は、業務のスピードアップだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。
法的有効性とセキュリティ
電子契約のもう一つの重要なメリットは、法的有効性と高いセキュリティです。
電子契約の有効性については、「東京地裁令和1年7月10日 貸金返還等請求事件判決」などの判決で電子契約で結ばれた契約の有効性を認める判決があり、その有効性が認められてます。
また、日本以外の多くの国で電子署名は紙ベースの署名と同等の法的効力を持っており、電子契約は法的にも信頼性が高いものと認められています。これにより、電子契約は国境を越えた取引にも容易に適用することができ、グローバルなビジネス展開を目指す中小企業にとって大きなメリットとなります。
さらに、信頼できる電子契約サービスプロバイダーは、高度な暗号化技術を使用してデータを保護し、不正アクセスや改ざんを防ぎます。これにより、契約書類の機密性と完全性が保たれ、ビジネス上の重要情報を安全に管理することができます。セキュリティの確保は、中小企業が直面するサイバーセキュリティのリスクを軽減する上で非常に重要です。
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電子契約の落とし穴・デメリット：注意すべきポイント
契約書の管理と保管
電子契約を導入する際には、契約書の管理と保管に特に注意が必要です。
電子契約書はデジタル形式であり、物理的な書類と比べて見落としがちですが、適切な保管方法とアクセス管理が不可欠です。契約書類を安全に保管し、権限のある人だけがアクセスできるようにすることで、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えることができます。
また、契約書のバージョン管理にも注意が必要です。契約過程で発生する変更や更新を適切に記録し、最新の契約状態が常に明確であるようにすることが重要です。これにより、将来的な紛争や誤解を防ぐことができます。
法的トラブルを避けるために
電子契約を利用する際には、法的な側面にも十分注意する必要があります。契約の内容や電子署名の法的効力に関する知識を持つことが重要であり、必要に応じてリーガルチェック機能や弁護士との連携も検討する必要があります。。
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中小企業に最適な電子契約システム
予算に応じた電子契約サービス
中小企業が電子契約システムを選択する際、最も重要なのは予算ですが、初めての導入としては、初期費用が低く、月額料金制のサービスが、予算が限られている中小企業にはおすすめです。
また、使用する機能に応じて料金が変動する柔軟な料金プランを提供するサービスもあります。これにより、必要な機能だけを選択し、不要なコストを削減することができます。
管理のしやすさと使い勝手
中小企業が電子契約システムを選択する際には、管理のしやすさと使い勝手も重要な要素です。直感的なユーザーインターフェースと簡単な操作性は、従業員が新しいシステムに迅速に適応しるには欠かせません。
また、契約のテンプレート機能や、契約の状態を追跡する機能など、日常業務を簡素化し、効率を向上させる機能もあると便利です。
クラウドベースの電子契約システムは、どこからでもアクセスできるため、リモートワークなども可能になります。
電子契約、どのサービスがいいか悩んだら
会社によって契約書の量や使い方が全く異なるので全ての会社にここがいいですというサービスはありません。
ただ、初めて「電子契約」を調べてみて、何からスタートしたらいいかわからないならこの電子印鑑GMOサインがおすすめです。下のバナーをクリックし、GMOのホームページに行けば、各種資料をダウンロードできますよ！
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