契約書のやり取りで手を取られるケース非常に多いと思います。
私の会社でも、契約書を急ぎで返送するたびに「印紙、4,000円分どこいったっけ…」と探すところからスタートで(笑)、地味に時間を取られていました。
そんな契約業務を効率化してくれるのが「電子契約」です。大企業中心に導入が進んでいるイメージがありますが、人員も時間も限られている中小企業こそ、効果が大きいサービスだと思います。
この記事では、中小企業の総務・法務担当の方向けに、電子契約のメリット・デメリットと、サービスを選ぶときのポイントをまとめました。
そもそも電子契約のしくみから知りたい方は、入門記事の「電子契約入門：基本から理解する電子契約のしくみ」も参考にしてください。
1番選ばれている電子契約サービスは電子印鑑GMOサイン
電子契約導入のメリット
電子契約のメリットを整理すると次のとおりです。
- 収入印紙が不要（印紙税の削減効果が大きい）
- 承認・締結までの時間が短縮（郵送のタイムラグがゼロ）
- 契約書のバージョン管理・保管が自動化される
- 検索が容易で、過去契約をすぐ呼び出せる
- 紙・印刷・郵送のコスト削減＋環境負荷の低減
効率化とコスト削減、実際どれぐらい変わる？
紙ベースの契約は、書類の作成・印刷・製本・押印・郵送・保管と、地味に多くの工程があります。それぞれは小さいですが、積み重なるとかなりの時間とコストになりますね。
電子契約に切り替えると、これらの工程の多くが画面上で完結します。印紙税もかかりません（印紙税法は紙の課税文書が対象なので、電子データには課税されません）。
とくに中小企業だと、契約書の発送1件にかかる人件費・郵送費・印紙代を考えると、電子契約に変えるだけで月数万円～十数万円のコスト削減になるケースも多いみたいです。
印紙税の扱いについては、別記事「電子契約における印紙税の取り扱いガイド」で詳しくまとめています。
「電子契約に変えたら本当に印紙代いらないの？」と気になる方は、電子契約における印紙税の取り扱いガイドもあわせてご覧ください。
電子契約って法的に大丈夫なの？
「電子契約って、紙の契約と同じ効力があるの？」というのは、導入を検討するときに必ず出てくる疑問だと思います。
結論からいうと、電子契約は紙の契約と同等の法的効力を持ちます。根拠は電子署名法第3条で、本人による電子署名がなされた電子文書は、紙の契約書と同じく真正に成立したものと推定されます。
裁判例でも、電子契約で締結された契約の有効性を認める判決があります。
電子契約サービスを利用して締結された金銭消費貸借契約について、契約の成立を認め、貸付金の返還を命じる判決。
東京地方裁判所 令和元年7月10日判決（貸金返還等請求事件）
また、令和6年1月から本格適用された電子帳簿保存法により、電子契約データは「電子取引データ」として保存要件を満たす形で保存することが必要になりました。タイムスタンプ付与・訂正削除履歴・検索機能などが求められますが、主要な電子契約サービスはこれらの要件にあらかじめ対応しています。
セキュリティ面でも、信頼できる事業者は高度な暗号化と改ざん検知機能を備えています。むしろ紙の契約書を社内キャビネットに置いておくより、適切に運用された電子契約のほうが安全といえる場面も多いですね。
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電子契約の落とし穴・デメリット：注意すべきポイント
電子契約書ってどう保管する？
電子契約書はデジタルなので、紙のように「金庫に入れる」感覚がなく、保管をおろそかにしがちです。
適切なアクセス権限の設定（誰が閲覧・ダウンロードできるか）と、バックアップを意識した運用が必要になります。担当者退職時のアカウント引き継ぎも、紙より見落としやすいポイントですね（私も前任から引き継いだとき、サービスのログイン情報がメモ書きだけで焦った経験があります）。
あわせて、契約変更時のバージョン管理にも注意が必要です。最新版がどれかを契約相手とお互いに確認できるよう、サービス側の履歴機能を活用しておくと安心だと思います。
法的トラブルを避けるには？
電子契約も、契約内容に問題があれば紙と同じくトラブルになります。電子化したからといって契約書の中身まで安全になるわけではないので、ここは紙と同じ感覚で確認したいところです。
契約書のリーガルチェック機能を備えたサービスを選ぶか、重要な契約は顧問弁護士・司法書士にレビューしてもらう体制を作っておくと安心です。最近はリーガルチェック機能を標準装備するサービスも増えてきていますね。
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立会人型と当事者型の違い
電子契約サービスを比較する前に、「立会人型」と「当事者型」という2つのタイプの違いを押さえておくとサービス選びがスムーズになります。
仕組みはどう違う？
| タイプ | 署名する人 | 契約相手の負担 |
|---|---|---|
| 立会人型（事業者署名型） | 電子契約サービス事業者がメール認証を経て署名 | 登録不要・メール受信のみで署名可能 |
| 当事者型 | 契約当事者本人が電子証明書を使って署名 | 電子証明書の取得が必要 |
立会人型は、電子契約サービス事業者が契約者の代わりに署名を行うイメージで、契約相手にとっての導入ハードルが低いのが特徴です。
一方の当事者型は、契約当事者それぞれが電子証明書（マイナンバーカードや認証局発行のもの）を使って署名するため、より強い本人性を確保できます。ただし、契約相手にも電子証明書の取得をお願いする必要があり、運用ハードルは高めですね。
中小企業向きはどっち？
中小企業で日常的にやり取りする業務委託契約・取引基本契約・秘密保持契約あたりは、立会人型が向いていると思います。契約相手にも余計な手間をかけずに済むので、導入後の運用がスムーズです。
不動産売買契約や高額な金銭消費貸借契約など、特に厳格な本人性が求められる契約のときだけ当事者型を併用する、というのが現実的なケースが多いみたいです。
中小企業に最適な電子契約システム
予算が限られていても始められる？
「いきなり高いプランは厳しいけど、まず試してみたい」というのが中小企業のリアルなところだと思います。実際、各社とも無料プランや低価格スタートのプランを用意しているので、初期費用を抑えてのスタートは十分可能ですね。
主要サービスをざっくり比較するとこんな感じです（料金は変動するので、最新は各公式サイトでご確認ください）。
| サービス | タイプ | 料金イメージ | 特徴 |
|---|---|---|---|
| 電子印鑑GMOサイン | 立会人型・当事者型両対応 | 無料プランあり／有料は月額数千円〜 | 導入実績国内トップクラス。官公庁採用も多い |
| freeeサイン | 立会人型 | 無料プランあり／有料は月額1,000円台〜 | 会計freeeとの連携。中小・スタートアップに人気 |
| KANBEI SIGN | 立会人型 | 低価格帯 | とにかくコスト重視で始めたい場合に |
使用する機能に応じて料金が変動する柔軟なプランを用意しているサービスもあるので、必要な機能だけを選んで不要なコストを削るのもおすすめです。
使いこなせるか不安だけど大丈夫？
「うちのスタッフが新しいシステムに慣れるか不安…」という声は、私の会社でも導入時によく出ました。
ただ、最近の電子契約サービスはどれも画面がシンプルで、メール感覚で送信→相手がリンクから署名、という流れに統一されています。直感的なUIのサービスを選べば、契約締結までの操作で迷うことはほとんどないですね。
テンプレート機能・ステータス追跡機能・リマインダー機能など、日常業務を簡素化してくれる機能があると、紙のときより担当者の負担が減ります。
クラウドベースのサービスなら、社外からでもアクセスできるのでテレワーク環境とも相性が良いですよ。
電子契約、どのサービスがいいか悩んだら
会社によって契約書の量・契約相手の業種・社内ワークフローが全く違うので、「どこにでも当てはまる正解」はないと思います。
ただ、初めて電子契約を導入するならまずは電子印鑑GMOサインを見ておくのがおすすめです。下のバナーから資料がダウンロードできるので、社内稟議の資料作りにもそのまま使えますよ。
下のような分かりやすい資料がそろっていて、今すぐ導入予定がない方の「勉強用」としてもおすすめです。
会計ソフトで freee を使っている会社なら、freeeサイン 無料プラン登録も連携しやすいので候補にしてみてください。
電子契約のQ&A
- 契約相手も同じ電子契約サービスに登録が必要ですか？
-
立会人型のサービスを使う場合は、契約相手は登録不要です。送られてきたメールのリンクから署名できる仕組みになっているので、契約相手にとっての導入ハードルはほとんどありません。当事者型を選んだ場合のみ、契約相手にも電子証明書の取得をお願いする必要があります。
- 押印が必須とされている契約も電子化していいの？
-
多くの契約は電子化できます。ただし、定期借地契約・定期建物賃貸借契約・任意後見契約など、法律で書面交付が義務づけられている一部の契約は対象外です。電子化したい契約に書面要件があるかどうかは、念のため事前に確認したほうがいいと思います。
- 電子帳簿保存法との関係はどうなりますか？
-
電子契約データは「電子取引データ」に該当するので、電子帳簿保存法の保存要件（タイムスタンプ・訂正削除履歴・検索機能など）を満たす形での保存が必要です。主要な電子契約サービスはあらかじめ要件に対応しているので、サービス上で保存しておけば基本的に問題ありません。
- 紙の契約と電子契約が混在しても問題ない？
-
混在していても問題ありません。実際、電子契約に対応していない取引先とは紙のまま、対応してくれる取引先とは電子で、というハイブリッド運用をしている会社が多いですね。少しずつ電子化を広げていくのが現実的だと思います。
- 電子契約データの保存期間は何年？
-
紙の契約書と同じです。法人税法・会社法に基づき、契約書は原則7〜10年の保存が必要になります。電子契約サービス上で保管しておけば自動的に保存期間内も検索可能なので、紙のように倉庫スペースを気にする必要がないのは大きなメリットですね。
