今回は会社に届く郵便物や荷物が担当者に届くまでの渡し方や管理方法についてまとめます。
共通のスタイルもなく、各社バラバラなので、自社にとっての効率的なスタイルを探したいところですね。
郵便物・荷物の種類
今回取り扱うのは郵便や宅配などの配送物について書いてます。
普通郵便や書留、ヤマトや佐川急便などの宅配業者などの荷物です。
郵便物の管理パターン・方法
調べた限り、郵便や宅配物については法律上の決まりはほとんどなく、会社によってやり方は様々のようです。
そのため、私がこれまで経験した三社のパターンで比較してみたいと思います。
| A社 | B社 | C社 | |
|---|---|---|---|
| 会社の従業員・規模 | 約70人 | 約400人 | 約50人 |
| チェック担当、タイミング | 朝１：出社した人、総務部 | 不定期（昼頃など）：総務部 | 朝１，夕方：総務 |
| 受付場所 | ポスト、入口 | ポスト、入口 | ポスト、入口 |
| 受付記録 | なし | 全数量入力 | 書留のみ記録 |
| 開封する？しないか？ | 基本なし | 全て開封 | 基本なし |
| 郵便物の担当者への渡し方 | 渡すだけ | 渡すだけ | 書留だけ受信簿に受領印をもらって渡す |
| 問題はあった？（理由） | なし（郵便物が少なかった） | 行方不明（渡した、渡してないで問題に） | 特になし。 |
| 個人的な印象 | △ | 〇 | ◎ |
それぞれの項目を見ていきます。
ポストのチェックのタイミング
よく言われるのが、「ちゃんと届いたか、確認してる？」というめんどくさい質問。
そのため、多くの職場で、ポストを確認する時間と担当者を決めていると思います。
一番多いのが朝の出社時だけとかのパターン。
その他の時間は、配達の時間が会社によって、午前だったり午後だったりするので、まちまちだですね。
受付場所
受付場所は、ポストや会社の入り口などのケースが多いかと。各部署ごとに受け付けてるパターンは少なく、どこかで一元管理しているケースがほとんどだと思います。
受付記録
郵便物や宅配物が届いた記録を残すか残さないかの問題です。
全く記録を残さない会社もありました。
個人的には「発送元が記録が残るようなモノであれば、こちらも記憶を残した方がいい」と思います。例えば書留などです。
書留だけ受信簿やノートに残し、渡した相手にも印鑑・サインをもらうなど。
開封するかしないか？
会社によって対応はバラバラですね。法的に言えば、下の法律がありますが、「正当な理由」の解釈が、状況次第で会社宛であれば会社の事務処理が業務上開封するのはOKとなるでしょうね。
信書開封罪（刑法第１３３条）とは、正当な理由がないのに、封をしてある信書を開けることによって成立する犯罪です。
信書に該当する文書（総務省信書のガイドラインより）
- ■書状
- ■請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書 - ■会議招集通知の類
【類例】 結婚式等の招待状、業務を報告する文書 - ■許可書の類
【類例】 免許証、認定書、表彰状 - ■証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し ◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書 - ■ダイレクトメール
- 文書自体に受取人が記載されている文書
- 商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文書
個人情報保護もあり、難しい問題です。
でも、請求書とか納品書とか書類によっては開封が遅れれば業務に支障がでるものもあります。
個人的に、「親展」は、開封を控えます。
親展に郵便法などの法的効力はない、お願いにすぎないと知っていても、発信者は開けてほしくないと言ってるのを無理やり開けたくはないからです。
会社によっては社長・役員向けの親展は DM が多いから開けていいという会社もありましたが、社長の個人的な情報など知りたくない情報も多く、開けたくないですね。
郵便物の担当者への渡し方
郵便物の受け渡し方も様々です。
手渡し以外ダメな会社もあれば、机の上に置くだけの会社もあったり、担当や部署の受信箱のようなものを設けて、ひたすら入れる会社もありました。
3社を経験しての印象のまとめ
会社によって郵便物の量は様々であり、どれが正解かというのは一概には言えないです。
ただ郵便物が届いた届いてないという問題は、どんな会社でも多少なりある問題です。
発送側が記録が残るような書留や宅配物のような物は受け取りの記録が残るスタイルがトラブル防止にはいいと思います。
対策としては、下の「受信簿」のようなものがおすすめです。
受信簿の必要性
会社へ到着する郵便や荷物のトラブルを避けるために下記のような受信簿を作って管理するのが一番ですね。
簡易なフォーマットを紹介します。
受信簿 のひな型・フォーマット
| 差出人 | 種別 | 差出人 | 宛先 | 内容 | 開封/未開封 | 処理担当名 | 受領印 | その他・備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3/10 | 書留 | A株式会社 | 営業部増田 | ー | 未開封 | 総務部ヤマダ | 増田 | 渡し済 |
会社によってどこまで必要かは様々だと思います。
渡した相手の受取印、サインは欲しい所です。
余談ですが、以前勤めたある会社では、下記のような日付入り氏名印を入社時渡されました。
これなら「いつ」「誰」が受け取ったか分かりやすいですね。
受取伝票は保存するか
ヤマトや佐川などの宅配物の受け取り伝票の控えを保管するか？は、保管しない会社も多いですが、どちらかというと保存している会社の方が多い気がします。
送った際の控えは通信費などの経費精算の時に照合するために必要になってきますから、残すパターンが多いと思います。
受け取った際は会社によってパターンがバラバラのようです。
処理方法として多かったのはカンカンのような空き箱のようなものを用意してそこにひたすら入れていってある程度溜まったら捨てるという形パターンでした。ただ、残していてもほとんど使うことはありませんでしたね。
