社員から「お話があるのですが」と一枚の紙を差し出される。総務をしていると、退職の申し出を受ける場面はどうしても出てきます。そのとき受け取る書類が「退職届」だったり「退職願」だったり、人によってまちまちで、戸惑った経験はないでしょうか。
この2つ、名前が似ているだけでなく、法律上の意味あいがちがいます。違いを知らずに受け取ると、後で「やっぱり撤回したい」と言われたときの対応をまちがえたり、トラブルのもとになったりします。
今回は、退職届・退職願・辞表の違いから、書類に欠かせない記載項目、受理するときのチェックポイント、撤回の可否までを、総務・人事担当者向けに整理しました。よかったら参考にしてください。
退職届・退職願・辞表の違い
まずは3つの言葉の意味を整理しましょう。受理後の対応が変わってくるので、ここはしっかりおさえておきたいところです。
| 書類 | 意味あい | 撤回 |
|---|---|---|
| 退職願 | 「辞めさせてください」とお願いする書類（合意退職の申し込み） | 会社が承諾する前なら、撤回できる余地がある |
| 退職届 | 「辞めます」と確定的に伝える書類（一方的な意思表示） | 原則として撤回できない |
| 辞表 | 役員や公務員が辞任を申し出るときに使う言葉 | 立場により扱いが異なる |
退職願は「お願い」
退職願は、文字どおり「退職させてください」と会社にお願いする書類です。法律的には、合意して退職することの申し込みにあたります。あくまで申し込みなので、会社が承諾する前であれば、撤回できる余地が残るのが特徴です。
退職届は「確定的な意思表示」
一方、退職届は「辞めます」と、退職の意思を確定的に伝える書類です。お願いではなく、一方的な意思表示にあたります。そのため、いったん会社に届いてしまうと、原則として撤回はできません。退職願よりも一歩進んだ、重い意味を持つ書類だと考えてください。
辞表は役員・公務員が使う言葉
辞表は、会社の取締役などの役員や、公務員が、その地位を辞めるときに使う言葉です。一般の従業員が退職するときに「辞表」を出すこともありますが、本来の使い方とは少しずれます。社員から辞表を受け取った場合は、実質的には退職届・退職願と同じものとして扱って問題ありません。
退職届・退職願に必ず書くべき項目
「書かないと法的に無効になる項目はあるの？」とよく聞かれます。ここは少し誤解されやすいので、ていねいに説明します。
退職の意思表示に決まった様式はない
前提として、退職の意思表示そのものには、法律で決められた様式はありません。極端に言えば、口頭で「辞めます」と伝えるだけでも、退職の意思表示としては成立します。つまり、「この項目が抜けていたら、書類が即・法律違反で無効」という決まりがあるわけではないのです。
とはいえ、これは「何も書かなくてよい」という意味ではありません。退職の意思表示として効力をきちんと持たせ、後の争いを防ぐために、欠かせない項目があります。これらが抜けていると、意思表示として認められなかったり、解釈をめぐってもめる原因になります。
欠かすと効力が問題になる項目
実務上、次の項目は必ず確認したいところです。とくに上の2つは、退職の意思表示として成り立つかどうかに直結します。
- 退職する意思……「退職します」という意思が明確に表れていること。これがあいまいだと、そもそも意思表示として効力を持ちません
- 本人の署名・押印……本人の真意であることの裏づけ。自署がないと、本人が出したものか争いになりかねません
- 退職日……いつ辞めるかが書かれていないと、退職の効力がいつ生じるか決まりません
- 宛名（会社・代表者宛）……だれに対する意思表示かを明確にします
- 提出日（届出年月日）……いつ意思表示があったかの基準になります
これらは「書かないと法律違反」というより、「書いておかないと、退職そのものや時期をめぐって後で争いになる」項目です。受理する側としては、提出された書類にこれらがそろっているかを必ず確認しましょう。
とくに退職日の記載がない書類は、効力の発生時期があいまいになり、社会保険や離職票の処理にも影響します。抜けている場合は、受け取る前に本人に書き足してもらうのが確実です。
受理するときのチェックポイント
書類を受け取るときは、次の点を確認しておくと安心です。チェックリストにまとめました。
- 本人の自由な意思によるものか（強要や勢いではないか）
- 退職する意思が、はっきりと書かれているか
- 退職日が明記されているか
- 本人の署名・押印があるか
- 宛名と提出日が書かれているか
- 退職理由（自己都合・会社都合など）が書かれているか
とくに大切なのが、いちばん上の「本人の自由な意思か」という点です。会社が退職を強く迫って書かせた場合などは、後から「強要された」として無効を主張されることがあります。本人が落ち着いて、自分の意思で提出したかどうかを、よく確認しておきましょう。
退職願は撤回できる？
受理の場面でいちばん迷いやすいのが、撤回の話です。退職願と退職届で扱いがちがうので、整理しておきます。
「受理」と「承諾」のタイミング
退職願は「合意退職の申し込み」なので、会社がそれを承諾するまでの間であれば、撤回できる余地があります。ポイントは、書類を窓口で「受け取った（受理した）」だけでは、まだ承諾したことにはならない、という点です。会社として正式に「わかりました」と承諾の意思を示した時点で、撤回はできなくなります。
一方、退職届は確定的な意思表示なので、原則として撤回はできません。同じ「辞めたい」でも、どちらの書類かによって扱いが変わるのですね。
だれが承諾の権限を持つか
撤回できるかどうかは、「だれが承諾したか」も関わってきます。退職を承諾する権限を持つのは、一般的には人事部長など、人事について決定権を持つ立場の人です。直属の上司が「了解」と言った程度では、まだ会社として承諾したとは言えない、と判断されることもあります。トラブルを避けるため、だれが承諾の権限を持つのかを、社内で決めておくとよいでしょう。
受理後に会社がやること
退職届・退職願を受理したら、退職日に向けてさまざまな手続きが始まります。社会保険の資格喪失、離職票の発行、貸与品の回収、最後の給与計算など、やるべきことは多岐にわたります。漏れがあると退職者に迷惑がかかるので、チェックリストを使って順番に進めるのがおすすめです。
受理後の具体的な流れは、退職手続きの流れ（辞表提出から退職日までにやるべきこと）でくわしくまとめています。
退職届・退職願のよくある質問（FAQ）
- 口頭でも退職は成立する？
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退職の意思表示には決まった様式がないので、口頭で「辞めます」と伝えるだけでも、法律上は成立します。ただ、口頭だけだと「言った・言わない」のトラブルになりやすく、退職日もあいまいになりがちです。会社としては、後のトラブルを防ぐためにも、退職届や退職願を書面で提出してもらうのが安心です。本人にもその旨を案内しておきましょう。
- 退職届を受け取らない（受理しない）ことはできる？
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退職届は確定的な意思表示なので、会社が「受け取らない」と言っても、退職を引き止める効力はありません。期間の定めのない雇用なら、民法上、退職を申し入れてから2週間が経てば労働契約は終了します。受け取りを拒んでも退職そのものは止められないので、感情的に対応せず、きちんと受理して手続きを進めるのが得策です。
- 退職の「2週間前ルール」とは？
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民法では、期間の定めのない雇用の場合、退職を申し入れた日から2週間が経過すると労働契約が終了する、と定められています。就業規則で「1か月前までに申し出ること」と定めている会社も多いですが、これはあくまで社内ルールです。引き継ぎのお願いはできても、2週間を超えて退職を引き止める強制力まではない、と理解しておきましょう。
- 退職届はどのくらい保管すればいい？
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退職届は、労働基準法でいう「労働関係に関する重要な書類」にあたると考えられ、退職などの日から一定期間（原則5年。当面は経過措置で3年とされています）の保存が求められます。退職をめぐるトラブルが後から起きることもあるため、保存期間にかかわらず、退職者ごとにまとめて大切に保管しておくと安心です。
- 退職願の撤回を申し出られたらどうする？
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まず、会社がまだ承諾していない段階での退職「願」であれば、撤回に応じるのが基本です。すでに承諾済みの場合や、退職「届」が出されている場合は、原則として撤回はできません。ただ、引き止めたい社員であれば、会社の判断で撤回を認めても差し支えありません。いずれにせよ、いつ承諾したのかを明確にしておくと、判断に迷わずにすみます。
退職願は「お願い（承諾前なら撤回の余地あり）」、退職届は「確定的な意思表示（原則撤回不可）」という違いがあります。書類には法律上の決まった様式こそありませんが、退職の意思・退職日・本人の署名押印といった項目が抜けていると、効力や時期をめぐって争いになりかねません。受理するときは、本人の自由な意思かどうかとあわせて、必要な項目がそろっているかを確認する。この一手間が、後のトラブルを防いでくれます。
