応募書類（履歴書・職務経歴書）の見方

求人を出して応募者から書類が届いたら、次は書類選考です。でも、いざ履歴書や職務経歴書を前にすると、「どこを見て判断すればいいんだろう」「この経歴はどう評価したらいいのかな」と迷う方は多いと思います。

私も総務で採用を手伝うなかで、最初のころは書類のどこを見ればよいか分からず、なんとなくの印象で判断してしまっていました。でも、見るべきポイントを決めておくと、判断がぶれにくくなり、面接につなげるべき人を見極めやすくなります。

今回は、履歴書と職務経歴書の見方のポイントと、書類選考の進め方を整理しました。書類選考に迷ったときの土台として参考にしてください。

なお、募集から内定・入社までの採用全体の流れは求人〜採用など＜入社前の手続・準備＞でまとめているので、あわせてご覧ください。

応募書類とは？履歴書と職務経歴書の違い

応募書類とは、応募者から提出してもらう履歴書や職務経歴書のことです。まずは、それぞれで何がわかるのかを整理しておきましょう。役割が違うので、見るポイントも変わってきます。

書類	主にわかること	特徴
履歴書	氏名・学歴・職歴・資格・志望動機など	基本情報と人物像を一覧で把握できる
職務経歴書	これまでの仕事内容・実績・スキル	経験の中身を詳しく確認できる

履歴書でわかること（基本情報・人物像）

履歴書は、応募者の基本情報をまとめた書類です。学歴・職歴・保有資格・志望動機などが書かれており、応募者の全体像をつかむのに役立ちます。決まった様式が多く、項目がそろっているので、ほかの応募者と比べやすいのも特徴です。

職務経歴書でわかること（経験・スキル）

職務経歴書は、これまでどんな仕事をしてきたかを詳しく書いた書類です。担当した業務、関わった規模、身につけたスキルや実績などがわかります。履歴書の職歴欄だけでは見えない「実際に何ができる人なのか」を判断する材料になります。新卒採用では提出を求めないこともありますが、中途採用では重要な書類です。

書類選考の位置づけ

書類選考は、面接に進んでもらう人を絞り込む最初の選考です。すべての応募者と面接するのは時間的に難しいため、まず書類で「自社の求める条件に合っているか」を確認します。書類選考はあくまで第一段階で、ここで人柄まで判断しきろうとせず、面接につなぐかどうかの見極めに集中するのがポイントです。

履歴書のチェックポイント

まずは履歴書から見ていきます。短時間でも、見る順番とポイントを決めておくと効率よく確認できます。

職歴・在籍期間の流れを見る

まず職歴欄で、これまでの会社の在籍期間と仕事の流れを確認します。どんな業種・職種を経験してきたか、自社の仕事とつながりがあるかを見ます。在籍期間が極端に短い職歴が続く場合は気になる点ですが、決めつけずに「面接で確認したいこと」としてメモしておく程度にしましょう。

志望動機・自己PRから意欲を読む

志望動機や自己PRからは、応募者の意欲や自社への関心の強さが読み取れます。どの会社にも当てはまるような内容ではなく、自社や仕事内容に触れた具体的な動機が書かれていると、しっかり調べて応募してくれた可能性が高いです。文章のうまさそのものより、「なぜこの会社なのか」が伝わるかを見ましょう。

写真・誤字脱字など丁寧さの確認

写真の印象や誤字脱字の有無からは、仕事への丁寧さがうかがえます。ただし、これらだけで合否を決めるのは行きすぎです。あくまで全体を判断するための一要素として、参考程度に見るのがよいでしょう。

職務経歴書のチェックポイント

次は職務経歴書です。中途採用では、ここをしっかり読むことで「自社で活躍してくれそうか」が見えてきます。

どんな業務をどの規模で経験したか

担当してきた業務の内容と、その規模を確認します。同じ「経理」でも、一人で全般を担当していたのか、大企業で一部だけを担当していたのかで、できることは変わります。会社の規模や任されていた範囲まで読み取ると、自社に来たときにどこまで任せられそうかがイメージしやすくなります。

実績・成果が具体的に書かれているか

実績や成果が、具体的な内容で書かれているかを見ます。「業務改善に取り組んだ」だけでなく、「どんな課題に、どう取り組み、どうなったか」まで書かれていると、応募者の仕事の進め方が見えてきます。数字を使った成果が書かれていれば、より客観的に判断できます。

自社で活かせるスキルとの照らし合わせ

最後に、応募者のスキルと自社で必要なスキルを照らし合わせます。経歴が立派でも、自社の仕事で活かせなければミスマッチになります。逆に、経験は浅くても自社に必要な素養があれば、育てる前提で評価できます。求める人物像に照らして判断するのがポイントです。

書類選考の進め方と評価基準

書類の見方がわかったら、選考全体をどう進めるかも決めておきましょう。基準を決めておくと、担当者によって判断がばらつくのを防げます。

注意して見たいポイント

書類選考では、思い込みで判断してしまうと、良い人材を逃すことがあります。次の点に注意しましょう。

空白期間（ブランク）は理由を決めつけない

職歴に空白期間があると気になりますが、理由を決めつけないようにしましょう。育児・介護・病気の療養・資格取得の勉強など、さまざまな事情があります。気になる場合は、書類だけで判断せず面接で確認すれば十分です。

転職回数だけで判断しない

転職回数が多いと不安に感じるかもしれませんが、回数だけで判断するのは禁物です。前向きなキャリアアップの結果であることもあります。回数よりも、それぞれの会社で何を経験し、どんなスキルを積んできたかに目を向けましょう。

書類だけで決めず面接・適性検査と組み合わせる

書類からわかることには限りがあります。書類で見えるのは経歴やスキルが中心で、人柄や仕事への向き合い方までは判断しきれません。書類選考はあくまで絞り込みと考え、最終的な見極めは面接や適性検査と組み合わせて行いましょう。適性検査を使った見極めについては、面接だけでは分からない適性診断のすすめもあわせて参考にしてください。

応募書類の取り扱い上の注意

応募書類には個人情報が多く含まれます。選考が終わったあとの取り扱いにも気を配りましょう。

個人情報として適切に管理・廃棄する

履歴書や職務経歴書は、氏名・住所・連絡先などの個人情報のかたまりです。採用業務以外の目的に使ってはいけませんし、関係のない人が見られる状態で放置するのも避けましょう。保管中は施錠できる場所やアクセス制限のかかった場所で管理します。

不採用者の書類の返却・処分ルール

不採用になった応募者の書類は、返却するか、責任を持って処分します。求人票や応募時の案内に取り扱い方針を書いておくと、後のトラブルを防げます。処分する場合はシュレッダーにかけるなど、復元できない方法で行いましょう。一定期間保管する場合も、保管期間を決めて、過ぎたら確実に廃棄するルールにしておくと安心です。

まとめ

応募書類の見方は、履歴書で基本情報と意欲を、職務経歴書で経験とスキルを確認するのが基本です。そのうえで、求める人物像という基準に照らして、面接に進んでもらう人を絞り込んでいきます。

空白期間や転職回数だけで判断せず、気になる点は面接で確認する。書類選考はあくまで第一段階と考え、最終的な見極めは面接や適性検査と組み合わせる。こうした姿勢が、良い人材を逃さない採用につながります。書類は個人情報なので、取り扱いにも最後まで気を配りましょう。

よくある質問

履歴書と職務経歴書はどちらを重視すべきですか？

採用の目的によって変わります。基本情報や全体像をつかむなら履歴書、実際の業務経験やスキルを詳しく見るなら職務経歴書が役立ちます。中途採用で即戦力を求める場合は、職務経歴書をしっかり読むことが多いです。両方を合わせて、求める人物像に合うかを総合的に判断するのが基本です。

職歴に空白期間があると不採用にすべきですか？

空白期間があるだけで不採用にする必要はありません。育児・介護・療養・勉強などさまざまな理由があり、書類だけでは事情はわかりません。気になる場合は面接で理由を確認すれば十分です。空白期間そのものより、その後どう働きたいと考えているかに目を向けましょう。

転職回数が多い人はどう見ればいいですか？

回数だけで判断しないことが大切です。前向きなキャリアアップの結果であることもあれば、やむを得ない事情のこともあります。それぞれの会社で何を経験し、どんなスキルを積んできたかを見て、自社で活かせるかを判断しましょう。気になる点は面接で確認するとよいです。

書類選考の通過基準はどう決めればいいですか？

まず「求める人物像」を具体的に決め、必須条件と歓迎条件に分けて整理します。必須条件を満たすかで絞り込み、歓迎条件で優先順位をつけると判断しやすくなります。複数人で選考する場合は、同じ基準やチェック項目を共有して、判断がばらつかないようにしましょう。

不採用者の応募書類はどのくらい保管すればいいですか？

法律で一律に定められた保管期間はありませんが、個人情報なので必要以上に長く持たないのが基本です。返却するか、保管する場合も期間を決めて、過ぎたらシュレッダーなどで確実に廃棄しましょう。取り扱い方針を求人や応募案内に書いておくと、応募者にも安心してもらえます。