要員計画・採用計画の立て方

「人が足りないから採用しよう」とその都度動いていると、採りすぎたり、逆に必要なときに人手が足りなかったり、ということが起きますよね。これを防ぐのが、要員計画・採用計画です。とはいえ、初めて任されると「どう立てればいいの？」と悩む方も多いと思います。

計画的に人員を考えておくと、必要な人材を必要なタイミングで確保でき、採用コストのムダも減らせます。難しく考えすぎず、基本のステップを押さえれば、中小企業でも十分立てられます。

この記事では、要員計画・採用計画の立て方を、人事担当者向けにやさしく整理してみました。場当たり的な採用から抜け出す参考にしてみてください。

要員計画・採用計画とは？

要員計画とは、会社の事業に必要な人員の数や配置を計画することです。そして、その計画にもとづいて「いつ・どんな人を・何人採用するか」を具体的に決めるのが採用計画です。要員計画が土台、採用計画がその実行プラン、という関係ですね。

要員計画と採用計画の関係

まず要員計画で「会社全体で何人、どの部署に必要か」を考え、現状の人員と比べて不足分を出します。その不足を埋めるための具体策が採用計画です。退職者の補充だけでなく、事業拡大に向けた増員も含めて考えるのがポイントです。

計画を立てるメリット

計画を立てておくと、必要な人材を余裕をもって確保でき、急な欠員であわてることが減ります。採用のスケジュールや予算も見通せるため、コストのムダも防げます。また、「なんとなく増員」ではなく根拠をもって判断できるので、経営層への説明もしやすくなります。

要員計画・採用計画の立て方

計画は、次のステップで立てていきます。順番に進めると、無理のない計画ができます。

計画を立てるときのポイント

採用以外の選択肢も検討する

人手が足りないとき、解決策は採用だけではありません。業務の効率化、配置転換、外注、パート活用など、ほかの方法で対応できることもあります。「本当に採用が必要か」を一度立ち止まって考えると、ムダな採用を防げます。

無理のない予算と人数にする

採用には、求人費用だけでなく、入社後の人件費や教育コストもかかります。採れる人数だけでなく、その後きちんと支えられるかも含めて、無理のない計画にすることが大切です。背伸びしすぎた計画は、かえって会社の負担になってしまいます。

要員計画・採用計画に関するよくある質問（FAQ）

要員計画と採用計画はどう違いますか？

要員計画は、事業に必要な人員の数や配置を計画するもので、採用計画はその不足を埋めるために「いつ・どんな人を・何人採用するか」を具体的に決めるものです。要員計画が土台、採用計画がその実行プランという関係です。まず要員計画で全体像を描き、それにもとづいて採用計画を立てるのが基本の流れです。

中小企業でも計画は必要ですか？

必要です。むしろ人員に余裕のない中小企業ほど、計画的な採用が効いてきます。場当たり的に採用すると、採りすぎや欠員のリスクが高まり、コストもかさみます。大がかりなものでなくてよいので、事業計画と現状人員を照らし合わせて、簡単な計画を立てておくだけでも効果があります。

必要な人数はどうやって出せばいいですか？

事業計画に必要な人員と、現状の人員を比べて、不足分を出すのが基本です。売上目標や業務量から必要な人数を見積もる方法や、業務の量から逆算する方法があります。退職予定や産休・育休なども見込んでおくと精度が上がります。厳密でなくても、根拠をもって見積もることが大切です。

採用はいつから動き出せばいいですか？

余裕をもって早めに動くのが基本です。募集から入社までには、選考や前職の引き継ぎなどで数か月かかることも珍しくありません。「人が辞めてから募集」では間に合わないことが多いため、退職の見込みや繁忙期を見越して、必要な時期から逆算してスケジュールを組みましょう。

人手不足は採用で解決するしかないですか？

採用だけが解決策ではありません。業務の効率化や見直し、配置転換、外注、パート・アルバイトの活用など、ほかの方法で対応できることもあります。採用にはコストも時間もかかるため、「本当に採用が必要か」を一度検討することで、ムダな採用を防げます。状況に応じて最適な方法を選びましょう。

要員計画・採用計画は、「経営計画の確認→現状把握→不足の算出→採用計画→実行と振り返り」のステップで立てるのが基本です。採用にはリードタイムがかかるので早めに動くこと、採用以外の選択肢も検討すること、無理のない予算と人数にすることがポイント。計画的に進めて、必要な人材を必要なときに確保できる体制をつくっていきましょう。