「うちは小さい会社だから、コンプライアンスなんて大げさな話は関係ない」。そう思っていた時期が、私にもありました。でも実際には、残業代の払い方ひとつ、個人情報の扱いひとつが、会社の信用を大きく左右します。
とくに総務は、労務・経理・情報管理と、コンプライアンスに関わる場面のど真ん中にいる部署です。「何から手をつければいいのか」「体制づくりって具体的に何をするのか」がわからず、止まってしまう方も多いと思います。
今回は、コンプライアンスとは何かという基本から、中小企業でつまずきやすいポイント、社内体制の作り方の手順までを、総務担当者向けに整理しました。完璧を目指さなくて大丈夫なので、できるところから一緒に見ていきましょう。
コンプライアンスとは？
まずは言葉の意味から整理します。なんとなく使われがちな言葉ですが、押さえておくと体制づくりの方向性が見えてきます。
コンプライアンス＝法令遵守だけではない
コンプライアンスは、よく「法令遵守」と訳されます。もちろん法律やルールを守ることが土台ですが、実際にはそれだけでなく、社内規程・取引上のルール・社会的な常識やモラルまでを含めて守ることを指します。
たとえば「法律違反ではないけれど、世間から見て不誠実」という行いは、たとえ罰せられなくても会社の信用を落とします。法律の条文だけを見るのではなく、「これは社会から見てどう映るか」という視点まで持つのがコンプライアンスだと考えると、しっくりくると思います。
なぜ今コンプライアンスが重視されるの？
背景には、SNSの普及があります。昔なら社内で収まっていた不祥事も、今は従業員や取引先の投稿から一気に広まり、会社名がさらされてしまう時代です。中小企業でも例外ではありません。
また、ハラスメント防止や個人情報保護のように、近年は会社に対応を義務づける法律が次々と整備されています。「知らなかった」では済まされない場面が増えているので、規模に関係なく、最低限の備えが求められるようになってきたのですね。
中小企業でよくあるコンプライアンス違反
「違反」と聞くと大きな不正を想像しがちですが、実際に多いのは身近なところでのうっかりです。総務が関わりやすい分野で整理してみます。
| 分野 | よくある例 |
|---|---|
| 労務 | 残業代の未払い、長時間労働の放置、各種ハラスメント、有給を取らせない |
| 経理・税務 | 経費の私的流用、領収書の使い回し、申告漏れ、下請代金の支払い遅延 |
| 情報管理 | 個人情報の持ち出し、メールの誤送信、書類の置き忘れ、退職者によるデータ持ち出し |
| 取引 | 契約書を交わさない口約束、優越的地位の濫用、反社会的勢力との取引 |
こうして並べてみると、悪意のある不正というより、「忙しくてつい」「昔からこうだったから」で起きてしまうものが多いとわかります。だからこそ、個人の良心に頼るのではなく、仕組みで防ぐ発想が大切になります。
コンプライアンス違反が会社に与える影響
「少しくらい大丈夫」と思っていると、いざ問題が起きたときのダメージは想像以上に大きくなります。主な影響を見ておきましょう。
法的な責任を問われる
法律違反があれば、行政指導や罰金、業務停止などの処分を受けることがあります。残業代の未払いなら、さかのぼっての支払いに加えて、付加金や遅延損害金まで発生することも。経営者個人が責任を問われるケースもあるので、軽く見るのは禁物です。
社会的な信用を失う
もっとこわいのが、信用の失墜です。一度「あの会社は危ない」という評判が立つと、取引の打ち切り、採用への悪影響、従業員の離職と、じわじわ効いてきます。罰金は払えば終わりますが、失った信用を取り戻すのには、何倍もの時間がかかります。これがコンプライアンスをおろそかにできない一番の理由ですね。
コンプライアンス体制の作り方
ここからが本題です。難しく考えず、次の5つのステップで進めると、無理なく社内体制を整えられます。
①方針・行動規範を決める
まずは「会社として何を大切にするか」を言葉にします。立派な文章でなくてかまいません。「法令と社会のルールを守る」「ハラスメントを許さない」といった基本姿勢を、行動規範として一枚にまとめるところから始めましょう。トップである経営者が「本気で取り組む」と発信することが、何より効果的です。
②社内ルール（規程）を整える
方針を具体的な行動に落とすのが、就業規則や各種規程です。労働時間やハラスメント防止、情報管理といったルールを文書にしておけば、「何がダメなのか」が誰の目にもはっきりします。とくに就業規則は土台になるので、未整備なら優先して取りかかりたいところです。
ゼロから作るのが大変なら、モデル就業規則をベースに自社向けへ手を入れていく方法が現実的です。
就業規則のひな形の入手先は、就業規則のひな形・モデル就業規則の入手先と使い方でくわしく解説しています。
③相談・通報窓口を設ける
問題を早く見つけるには、社員が安心して声を上げられる窓口が欠かせません。ハラスメントや不正に気づいた人が相談できる先を決めておくと、小さなうちに対応できます。社内に置くのが難しければ、顧問の社労士や弁護士を窓口にする方法もあります。大事なのは、相談した人が不利益な扱いを受けないと約束しておくことです。
④教育・研修で浸透させる
ルールは作っただけでは守られません。年に一度でもよいので、研修や朝礼で「なぜ必要なのか」を伝える機会を作りましょう。とくに個人情報やハラスメントは、具体的な事例をまじえると伝わりやすいです。新入社員が入ったタイミングで説明するのも、無理なく続けられるやり方です。
⑤チェックと見直しを回す
最後に、決めたルールが守られているかを定期的に点検します。「規程どおり運用できているか」「相談はなかったか」を年に一度ふり返り、実態に合わなくなった部分は手直しする。この点検と見直しのサイクルを回し続けることが、形だけで終わらせないコツです。一度作って終わりにせず、育てていくイメージを持ってもらえればと思います。
公益通報者保護法と内部通報制度
体制づくりと関わりが深いのが、内部通報制度です。法律でも整備が求められているので、ポイントを押さえておきましょう。
2022年改正で何が変わった？
2022年6月に改正公益通報者保護法が施行されました。大きな柱は、通報した人を守るしくみの強化です。通報を理由とした解雇や降格などの不利益な取扱いが禁止され、通報を受け付ける担当者には、通報者を特定できる情報をもらさない守秘義務（違反には刑事罰）が課されました。
あわせて、一定規模以上の会社には、通報を受け付ける窓口や調査体制を整える義務が定められました。社員が安心して通報できる環境を、会社の責任で用意しましょう、という流れです。
中小企業はどこまで対応が必要？
内部通報体制の整備が法律上の義務となるのは、常時使用する労働者が300人を超える会社です。300人以下の会社では、整備は努力義務とされています。
つまり中小企業の多くは「必ずやらなければならない」わけではありません。とはいえ、通報者を守るルール自体は規模に関係なく適用されますし、窓口があれば不正を早く見つけられます。義務でなくても、できる範囲で簡単な相談窓口を用意しておくと安心ですね。
情報漏えいや横領を疑ったときの具体的な調査手順は、社員による横領・情報漏洩を疑ったときに総務が取るべき調査手順もあわせてどうぞ。
コンプライアンスのよくある質問（FAQ）
- 小さな会社でもコンプライアンス体制は必要？
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必要です。規模が小さくても、残業代の未払いや個人情報の流出は起こりますし、SNSで広まれば信用へのダメージは会社の大小を問いません。立派な専門部署を作る必要はなく、就業規則を整える、簡単な相談窓口を決める、といった身近なところからで十分です。できる範囲から始めて、少しずつ育てていきましょう。
- コンプライアンスとガバナンスはどう違う？
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コンプライアンスは「ルールを守ること」、ガバナンス（企業統治）は「会社が正しく運営されるように監督・けん制するしくみ」を指します。ガバナンスという大きな枠組みの中に、コンプライアンスが含まれるイメージです。中小企業ではまず、足元のコンプライアンスを整えるところから取り組むのが現実的だと思います。
- 行動規範はどんな内容にすればいい？
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難しく考えなくて大丈夫です。「法令と社内ルールを守る」「ハラスメントをしない・許さない」「情報を適切に管理する」「取引先と公正に付き合う」といった、会社として当たり前に守りたいことを、わかりやすい言葉で数項目にまとめれば十分です。まずは一枚の文書にして、全員が見られる場所に掲示するところから始めましょう。
- 内部通報窓口は社内と社外どちらがいい？
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どちらにも良さがあります。社内窓口は身近で相談しやすい反面、「人間関係が気になって使いにくい」という声も出やすいです。社外窓口（顧問の社労士・弁護士など）は中立性が保たれ、安心感があります。可能であれば両方を用意し、相談者が選べるようにするのが理想ですが、まずは一つでも窓口を決めておくことが大切です。
- 研修はどのくらいの頻度でやればいい？
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最低でも年に一度は実施したいところです。毎回大がかりなものでなくてよく、ハラスメント・情報管理など、その年に注意したいテーマを一つ取り上げる形で十分です。新入社員が入ったときの説明や、法改正があったタイミングでの周知も、自然な研修の機会になります。継続することが何より大切なので、無理のないペースで続けましょう。
コンプライアンスというと身構えてしまいますが、やることは「ルールを決めて、伝えて、守られているか確認する」のくり返しです。方針を一枚にまとめ、就業規則を整え、相談窓口を決める。この小さな積み重ねが、会社と従業員を守る土台になります。完璧でなくてかまわないので、まずはできるところから一歩を踏み出してもらえればと思います。
