なぜ社員による不正は発生するのか
社員による横領や情報漏洩は、どの企業にも潜在的に存在するリスクです。
「自社に限ってそんなことは起こらない」という思い込みは危険であり、総務が早めに兆候を把握し、仕組みで防ぐことが重要です。
横領・着服の典型的なパターン
横領や着服は、企業の経理や購買業務など金銭が直接関わる部門で発生しやすい傾向があります。典型的な例は以下の通りです。
- 架空の経費精算を繰り返す
- 架空の取引先に支払いを行い、資金を流用する
- 売上金や小口現金を着服する
これらの行為は少額から始まるケースが多く、長期間気づかれず続いてしまうのが特徴です。
実際の発覚事例や検出手法は「社内不正の典型パターンと発見方法（digiリンク）」で詳しく解説しています。
情報漏洩が起こる社内の隙
情報漏洩の多くは、社員の内部行為によって発生しています。
- USBメモリや外部ストレージへの持ち出し
- クラウドストレージへの無断アップロード
- メール添付による外部送信
こうした行為は「利便性のため」という動機から始まることもありますが、結果的に重大な漏洩事故につながります。
社内のアクセス制御や利用ルールが曖昧だと、こうした行為を見逃してしまいがちです。
セキュリティ対策の実例は「社内からの情報漏洩を防ぐ技術的アプローチ（digiリンク）」を参考にしてください。
退職前後に起こりやすいリスク要因
退職が決まった社員が、これまでの権限を利用して情報を持ち出すケースも珍しくありません。
- 顧客リストを競合企業に持ち出す
- 在職中に作成した機密資料を個人利用に転用する
- アクセス権限が残ったまま不正ログインされる
退職前後は心理的な不満や焦りから不正が発生しやすいため、総務は特に注意すべきタイミングです。
外部の専門調査会社「PCやスマホの不正・ハッキング調査の【デジタルデータフォレンジック】」に依頼して証拠を確保することも、不正防止と法的対応の観点から有効な手段です。
不正が疑われたときの初動対応
社員による横領や情報漏洩の疑いが生じた場合、初動対応の適切さが後の証拠確保や法的対応を左右します。焦って場当たり的に行動すると、証拠を失ったり、逆に社内に混乱を招いてしまう恐れがあります。
証拠を隠滅されないための記録保存
まず最優先すべきは、証拠を保全することです。
- PCやサーバーのアクセスログをコピーして保存
- メール送受信履歴やファイル転送履歴をアーカイブ
- 金銭の流れを示す帳簿や伝票を複写
証拠が揃っていなければ、後から不正を立証することは困難になります。
技術的な証拠確保の方法については「社内不正調査で活用されるログ保全手法（digiリンク）」で解説しています。
社内連絡と緊急対応チームの立ち上げ
不正の疑いが強まった段階で、関係部署に情報を共有し、緊急対応チームを立ち上げることが必要です。
- 経営層や法務部への報告
- 情報システム部と総務部門の連携
- 必要に応じて広報部も含める
この体制を速やかに構築することで、外部への情報漏洩や対応の遅れを防ぐことができます。
安易な聞き取り調査を避ける理由
不正が疑われる社員に、安易に直接聞き取りを行うのは危険です。
- 証拠隠滅を促してしまう
- 言質を取る前に否認される
- 職場全体の混乱や噂の拡散を招く
こうしたリスクを避けるため、証拠を確保してから外部専門調査会社「PCやスマホの不正・ハッキング調査の【デジタルデータフォレンジック】」へ相談するのが適切です。
外部調査会社は第三者として冷静に調査を行い、法的に有効な報告書を作成できます。
社内でできる調査の具体的なステップ
不正の疑いがあるからといって、すぐに外部に依頼するのではなく、まずは社内で可能な範囲の調査を行うことも重要です。初期段階で社内情報を整理しておくことで、後の外部依頼もスムーズになります。
会計帳簿・経費精算のチェック
横領や着服の多くは、経理帳簿や経費精算に不自然な点が見えることで発覚します。
- 架空取引先への振込履歴
- 同一人物による過剰な経費申請
- 現金出納帳の残高不一致
こうした異常値を洗い出すことが、横領の疑いを裏付ける第一歩となります。
アクセスログ・メール履歴の確認
情報漏洩の兆候は、システムやメールの利用ログに現れることが多いです。
- 深夜や休日の不自然なログイン履歴
- 大容量のファイル送信履歴
- 外部メールアドレスへの繰り返し送信
これらのパターンは内部不正を示すサインとなるため、必ず確認しておきましょう。
詳細なログ解析方法については「社内不正検知に役立つログ分析手法（digiリンク）」をご覧ください。
USB・外部クラウド利用状況の調査
社内PCやシステムにおいて、USBメモリや外部クラウドサービスの利用履歴も要注意です。
- USBデバイスの接続履歴
- Google DriveやDropboxなど外部クラウドへのアップロード
- ファイル同期ソフトの利用記録
こうした利用が頻発していないか確認することで、情報持ち出しの兆候を早期に把握できます。
もし異常が見つかった場合は、証拠を保存した上で外部調査会社「PCやスマホの不正・ハッキング調査の【デジタルデータフォレンジック】」に依頼するのが望ましい対応です。
不正アクセスの専門業者の公式サイトはこちら→「PCやスマホの不正・ハッキング調査の【デジタルデータフォレンジック】」
外部調査会社・専門家に依頼すべきケース
社内調査だけでは限界があり、証拠力や専門性を確保するために外部へ依頼すべき状況があります。ここでは代表的なケースを整理します。
横領額が大きく刑事事件化の可能性がある場合
金額が数百万円〜数千万円規模に達する場合、社内対応では不十分です。
- 刑事告訴を視野に入れる
- 裁判で有効な証拠を確保する
- 弁護士との連携が必要になる
このような状況では、フォレンジック調査に精通した外部専門会社「PCやスマホの不正・ハッキング調査の【デジタルデータフォレンジック】」に依頼し、第三者の立場で証拠を収集することが不可欠です。
情報漏洩が取引先や顧客に及ぶ場合
顧客データや取引先情報が流出した可能性がある場合、企業は法的報告義務や損害賠償責任を負うことになります。
- 個人情報保護委員会への報告
- 取引先への説明責任
- 信用回復のための対応策提示
外部調査会社が作成する客観的な調査報告書は、社外への説明資料として高い信頼性を持ちます。
詳細は「情報漏洩調査の外部依頼メリット（digiリンク）」で確認できます。
法的証拠を確保する必要がある場合
内部調査で得られたデータは、裁判において証拠能力が弱い場合があります。
- ログの改ざん防止処理
- 調査手順の正当性の証明
- 専門家による証言可能性
これらを満たすには、法的証拠保全に対応した外部調査会社の関与が不可欠です。
弁護士と連携しながら進めることで、後の訴訟リスクに備えることができます。
不正アクセスの専門業者の公式サイトはこちら→「PCやスマホの不正・ハッキング調査の【デジタルデータフォレンジック】」
調査結果を活かした再発防止策
調査で不正の有無や手口が明らかになったら、一過性の問題解決で終わらせず、再発防止策を仕組みとして定着させることが重要です。以下のポイントを押さえて改善を進めましょう。
内部統制の強化とダブルチェック体制
横領や着服の多くは、一人の担当者に権限や裁量が集中していることが原因です。
- 経理処理は必ず複数人で確認する
- 承認プロセスを電子化し履歴を残す
- 定期的に監査部門が抜き打ちチェックを行う
こうした内部統制の強化によって、不正の芽を摘むことができます。
具体的な仕組み作りについては「内部統制を支えるシステム設計の基本（digiリンク）」をご覧ください。
情報セキュリティ教育の実施
情報漏洩の多くは、社員の知識不足や軽率な行動が原因です。
- 不審メールへの対応訓練
- USBや外部クラウド利用の注意点共有
- 情報持ち出しに関するルールの再徹底
こうした教育を定期的に行うことで、社員一人ひとりのセキュリティ意識を底上げできます。
内部通報制度・ホットラインの整備
不正は必ずしも管理部門が最初に気づくわけではありません。現場の社員が異常を察知することも多いため、内部通報制度を整えておくことが重要です。
- 匿名で相談できるホットライン
- 社外第三者機関を窓口とする通報制度
- 報復人事を防ぐ社内規程の整備
こうした仕組みを導入すれば、不正の芽を早期に摘み取りやすくなります。
まとめ：迅速かつ冷静な対応が信頼維持の鍵
社員による横領や情報漏洩は、企業にとって深刻なリスクですが、適切な初動対応と再発防止策を講じることで被害を最小限に抑えることができます。
本記事で解説した流れを振り返ると以下の通りです。
- 不正が発生する典型的な要因を理解しておく
- 疑いが生じたら、まずは 証拠保全と社内連絡体制の整備 を優先する
- 社内で可能な範囲の調査を行い、限界を超える場合は 外部調査会社（[アフィリエイトリンク]） に依頼する
- 調査結果を踏まえて、内部統制・社員教育・通報制度を整備し、再発を防止する
- 技術的な調査方法やログ解析の詳細は「内部不正を暴くログ分析の実際（digiリンク）」を参照する
重要なのは、感情的に動かず 迅速かつ冷静に対応することです。総務部門は企業の信頼を守る最後の砦として、常に備えを整えておきましょう。