外国人従業員対応で増える「言語の壁」という課題
近年、日本の企業でも外国人従業員の採用が増えています。
しかし、入社オリエンテーションや就業規則の説明、労務面談、給与制度の理解など、日常業務のあらゆる場面で「言葉の壁」が課題となっています。
- 「日本語で説明しても理解してもらえない」
- 「外国人従業員からの相談に正確に応えられない」
- 「通訳を手配するコストや時間が大きな負担になる」
こうした悩みは、総務・経理・労務の担当者にとって切実なものです。
そこで注目されているのが、AI自動文字起こしサービス 【Notta】
の「2か国語文字起こし・翻訳」です。
この機能を活用すれば、会話や会議を同時に2つの言語で文字起こし・翻訳でき、外国人従業員とのコミュニケーションを飛躍的に効率化できます。
本記事では、外国人従業員対応を安心して行う方法を、総務・経理・労務担当者向けにわかりやすく解説します。
2か国語文字起こし・翻訳機能とは
Nottaの新機能「2か国語文字起こし・翻訳」は、会話や会議の内容を同時に2つの言語で文字起こし・翻訳できる画期的な機能です。
これまで「一つの言語→翻訳」だった流れが大きく進化し、例えば「日本語」と「英語」、「日本語」と「ベトナム語」といった形で、リアルタイムに2か国語の文字記録を並行して表示できます。
この機能を活用すれば、外国人従業員とのやり取りにおいて「どちらかが理解できない」という不安を減らし、双方が母国語で確認できる安心感を提供できます。
総務・経理・労務など、外国人従業員対応が増えているバックオフィス業務で非常に役立つ機能です。
対応言語の幅広さ：日本語を含む20以上の言語リスト
Nottaの2か国語文字起こし・翻訳機能は、20以上の言語に対応しています。
代表的な言語は以下のとおりです。
- 日本語
- 英語
- 中国語（簡体字・繁体字）
- ベトナム語
- 韓国語
- フランス語
- ドイツ語
- スペイン語
- ポルトガル語
- タイ語
- インドネシア語
特に、日本の職場で多い ベトナム人・中国人スタッフとのやり取り をカバーできる点は大きな強みです。
また、対応言語は順次拡大予定のため、将来的にはさらに幅広い外国人従業員へのサポートが可能になります。
利用可能なプラットフォームとプラン：Web版で誰でも使える点
この2か国語文字起こし・翻訳機能は、NottaのWeb版 で利用できます。
PCブラウザからログインすれば、インストール不要でそのまま使えるのが特徴です。
さらにうれしいのは、無料プランでも月4回までは利用可能という点です。
実際の業務で継続利用する場合は、有料プラン（プレミアム・ビジネス）や追加アドオンを活用することで、利用回数を大幅に増やせます。
つまり、導入コストを抑えながら試してみて、必要に応じてプランを拡張できる柔軟性があるため、中小企業や外国人従業員が少数の職場でも導入しやすい仕組みとなっています。
公式サイトはこちら→【Notta】
総務・経理・労務での外国人従業員対応シーン
外国人の従業員対応シーンごとにこの機能を使えばどう対応できるか見てみます。
総務担当者の場合
- 入社オリエンテーションの多言語対応
就業規則や社内ルールを日本語と外国語の両方で表示できるため、理解不足によるトラブルを防ぎます。 - 研修や安全衛生教育の場面
外国人従業員にも同時に翻訳を提示できるため、重要な内容を確実に伝えられます。 - 社内掲示や周知事項の共有
短い説明を録音し、そのまま翻訳テキストを掲示物やメールで配布可能です。
経理担当者の場合
- 給与・税務関連の説明
給与明細の見方や源泉徴収の仕組みを、日本語と外国語の両方で説明することで誤解を防ぎます。 - 経費精算ルールの周知
精算時の必要書類や提出期限を翻訳付きで伝えられるため、手戻りが減少します。 - 会計関連の打ち合わせ
外国籍スタッフと英語やベトナム語などで業務上の確認を行う際にも、議事録を二言語で残せます。
労務担当者の場合
- 面談や人事考課の記録
双方向翻訳をオンにすることで、外国人従業員との面談内容を正確に残し、評価や相談の履歴をエビデンスとして保存できます。 - 労働条件通知や契約説明
雇用契約やシフト制度などを二言語で提示できるため、理解不足によるトラブルを防ぎます。 - 労務トラブルの防止
「言った・言わない」を避けるため、双方の言語で記録が残る点は労務管理において非常に有効です。
このように、Nottaの2か国語文字起こし・翻訳機能は、バックオフィス業務全般の正確性と効率性を向上させ、外国人従業員の安心感や定着率アップにもつながります。
公式サイトはこちら→【Notta】
実際の使い方と操作
Nottaの「2か国語文字起こし・翻訳」機能は、日常の業務フローにすぐ組み込めるように設計されています。
リアルタイムでの利用はもちろん、過去の会議録音や研修動画の文字起こしにも対応しており、さまざまなシーンで外国人従業員とのコミュニケーションをサポートします。
リアルタイム録音で2か国語文字起こしを始める手順
- Notta Web版にログイン
PCのブラウザからログインし、トップ画面にアクセスします。 - 録音を開始
「録音を開始」ボタンを押すと、音声のリアルタイム文字起こしがスタートします。 - 言語を2つ選択
「文字起こし言語」と「翻訳言語」を設定すると、同時に2か国語の文字が画面に表示されます。
例：発言は日本語で記録し、同時に英語に翻訳して表示。 - 相互翻訳の切り替え
双方向翻訳をオンにすれば、外国人従業員の発言も日本語に翻訳されるため、双方が母国語で確認可能です。
この手順で、会議・面談・研修などをその場でスムーズに進行できます。
Web会議（Zoom・Teams・Meet・Webexなど）での「Notta Bot」を使った利用方法
- Web会議に参加する準備
ZoomやTeams、Google Meet、Webexといった主要なWeb会議ツールで会議を開始します。 - Notta Botを会議に招待
会議URLを入力することで、Notta Botが自動で参加します。 - Botによる文字起こし開始
会議の音声が自動的に取り込まれ、画面に2か国語でリアルタイム文字起こし＋翻訳が表示されます。 - 議事録として保存
翻訳結果を含めた文字データは、そのまま議事録として保存・編集可能です。
これにより、外国人従業員を交えた会議でも通訳なしで議論を進めることができるため、会議効率が格段に上がります。
音声／動画ファイルのインポートで過去の会話を文字起こし
リアルタイムだけでなく、録音済みの音声ファイルや研修動画をアップロードして文字起こしすることも可能です。
- 対応形式：mp3、wav、m4a、mp4 など一般的な音声・動画形式
- 操作手順：
- 「ファイルをインポート」を選択
- 言語と翻訳先を設定
- 自動的に2か国語で文字起こし＋翻訳が生成
※注意点として、ファイルインポート時には「相互翻訳（双方向翻訳）」機能は使えず、片方向の翻訳のみとなります。
過去の会議記録や研修映像を整理する際に便利で、外国人従業員向けのマニュアル作成や教育資料にも応用できます。
相互翻訳（双方向翻訳）の活用とオン／オフの切り替え
Nottaの2か国語文字起こし・翻訳機能には、「相互翻訳」機能 が搭載されています。
これを活用すると、話し手と聞き手の両方の発言を、それぞれ相手の言語に翻訳して表示できるため、外国人従業員とのやり取りが格段にスムーズになります。
相互翻訳をオンにすることで双方の言語を翻訳表示
相互翻訳を有効にすると、次のように表示されます。
- 日本人担当者の日本語発言 → 日本語の文字起こし＋外国語翻訳
- 外国人従業員の外国語発言 → 外国語の文字起こし＋日本語翻訳
つまり、両者が自分の得意な言語で会話内容を確認できる ため、「言った・言わない」「意味を取り違えた」といったトラブルを防ぐことができます。
録音中に翻訳モードを切り替える柔軟性
Nottaでは、録音中でも翻訳のオン／オフや対象言語の切り替えが可能です。
例えば、最初は日本語のみで記録しておき、途中から英語翻訳を追加する、といった運用もできます。
この柔軟性により、状況に応じて「議事録用」「従業員向け共有用」と使い分けることが可能です。
ファイルインポート時の制約（相互翻訳なし）と注意点
注意すべき点として、音声・動画ファイルを後からインポートした場合は相互翻訳が利用できません。
この場合は片方向の翻訳のみとなり、元の音声を1つの言語から別の言語に翻訳する形になります。
リアルタイム利用時は相互翻訳を活用し、会議や面談をその場で双方向翻訳しながら進めるのがおすすめです。
インポートは記録整理やマニュアル作成に役立てる、といった役割分担で使うと効率的です。
公式サイトはこちら→【Notta】
利用回数と制限：プランごとの使い方
Nottaの「2か国語文字起こし・翻訳」機能は非常に便利ですが、利用回数やプランによる制限があります。
導入前に把握しておくことで、業務に合った最適なプランを選びやすくなります。
月4回まで無料で使える基本利用枠
まず、無料プランのユーザーでも月4回までは「2か国語文字起こし・翻訳」機能を利用できます。
そのため、はじめて外国人従業員対応を試してみたい企業や、利用頻度が少ない職場でも気軽に導入できます。
- 外国人従業員の入社オリエンテーションで月1回利用
- 月次の安全衛生研修で利用
- 外国籍スタッフとの定期面談で利用
といったスポット的な利用であれば、無料枠だけでも十分に活用可能です。
アドオン購入で使用回数を大幅に拡張可能
頻繁に利用する場合は、有料プラン（プレミアムプラン・ビジネスプラン）やアドオンの追加購入がおすすめです。
アドオンを利用すると、利用回数を無制限に近い形まで拡張できるため、日常的に外国人従業員とやり取りする環境でも安心して使えます。
- 毎日の朝礼やチーム会議
- 外国人従業員向けの研修・勉強会
- 労務担当者による個別相談対応
こうした繰り返し利用が発生する場面では、有料プラン＋アドオンが最適です。
サイズ・時間などファイルアップロードに関する注意事項
ファイルインポートを利用する場合には、サイズや時間制限があります。
- 一度にアップロードできるファイルサイズ：一定の上限あり
- 長時間の会議動画などは分割アップロードが必要になる場合あり
- 相互翻訳はリアルタイム利用時のみ有効で、インポート時は片方向翻訳のみ
これらを理解して運用すれば、会議記録や研修動画を効率よく整理しつつ、外国人従業員への情報共有にも活用できます。
まとめ：外国人従業員対応でNottaを選ぶ理由
外国人従業員を受け入れている企業にとって、言語の壁は業務効率と従業員満足度に直結する大きな課題です。
【Notta】
の「2か国語文字起こし・翻訳」機能を導入すれば、総務・経理・労務それぞれの現場で以下のメリットを享受できます。
- 双方向翻訳により、誤解や認識齟齬を防ぎトラブル回避
- 議事録や契約説明などの記録を多言語で保存し、証拠性を確保
- 通訳コストを削減し、人件費や時間の節約につながる
- 従業員が自分の母国語で情報を確認できるため、安心感と定着率が向上
これらの理由から、バックオフィス業務で外国人従業員対応を求められる担当者にとって、Nottaはまさに導入すべきサービスといえます。
導入を検討するなら今がチャンス
Nottaは無料プランでも月4回まで利用可能ですが、本格的に外国人従業員対応を進めるなら有料プランの導入がおすすめです。
特にプレミアムプランやビジネスプランでは、利用回数や機能制限が大幅に緩和され、日常業務に組み込みやすくなります。
実際に試してみることで、「通訳コスト削減」や「労務トラブルの未然防止」といった効果をすぐに実感できるでしょう。
バックオフィス業務の効率化と従業員サポートの強化、その両方を実現するために、今こそNottaを導入する絶好のタイミングです。